Prezentowanie biznesplanu

Od autora
Jako uczeń i student miałem nieprzyjemność oglądać oraz przysłuchiwać się dziesiątki razy tak zwanym referatom oraz prezentacjom tworzonym przez moich czcigodnych nauczycieli, kolegów oraz koleżanki. Nie, nie jestem złośliwy… po prostu świadomość, że danego dnia będę zmuszony do zapoznawania się z uczniowską nieśmiałością, wadami wymowy czy po prostu niestarannością i niewiedzą doprowadzała mnie do obłędu. W wypadku nauczycieli było nieco lepiej: w tzw. publicznych szkołach mało który z nich ukrywa, że mało obchodzi go jakość usługi jaką mi świadczy, bo w sumie dlaczego miałaby (naszło mnie skojarzenie z równie uprzejmymi oraz skoncentrowanymi na kliencie paniami z równie socjalistycznej Poczty Polskiej)? Przecież nawet swój obowiązek uczenia mnie danego zagadnienia cedują na uczniaka (oczywiście ma to niezmierne walory pedagogiczne oraz praktyczne od dzieciństwa wpaja zasady nowo pojmowanej etyki oraz obarczania innych swoimi obowiązkami, system wartości i umiejętności przydatne szczególnie w wielkich korporacjach)… W wypadku szkół oraz nauczycieli prywatnych z jakich usług miałem przyjemność (tak, przyjemność nie jestem malkontentem, staram się po prostu być fair) było oczywiście o wiele lepiej – ludzie ci nie spełniali żadnej wiekopomnej misji, nie nieśli ciemnemu narodowi kaganka oświaty uginając się pod jego ciężarem – zwyczajnie byli w pracy, którą wykonywali naprawdę dobrze (tak, robili to za ciężkie pieniądze a nie ze „względów społecznych”). W wieku piętnastu lat stałem się także inwestorem giełdowym w związku z tym zacząłem w miarę regularnie uczęszczać na rozmaite konferencje, szkolenia, prezentacje, wykłady oraz innego rodzaju eventy (słowo to jest szczególnie obrzydliwe gdy używa go prelegent używający na co dzień języka polskiego… skłamałem: polskawego) związane z rynkami finansowymi oraz szeroko pojętym biznesem.

Jako nastolatek miałem mylne przeświadczenie, że ludzie biznesu oraz nauki będą nawet lepsi niż prywatni nauczyciele – w końcu godzina ich pracy jest o wiele wyżej wyceniana (czasami płacił bezpośrednio uczestnik, a czasami sponsor danej imprezy). Zawiodłem się nieco: co prawda maklerzy czy naukowcy akademiccy dość często trzymali poziom, jednak trudno byłoby mi wskazać jakikolwiek wykład czy prezentację które można było określić jako dopięte na ostatni guzik. Gros prezentacji było po prostu nudnych (uwaga: można mówić interesująco nawet o nieciekawym zagadnieniu!) – przedstawionych tak, że odnosiło się wrażenie, że nawet prezentujący nie interesuje się tematem, który przedstawia. Kolejnym grzechem głównym jest przeświadczenie, że nieśmiertelne slajdy programu Power Point są całą prezentacją i gdy się je stworzy, to aktywność prowadzącego może się ograniczać do klikania myszą oraz czytania ich zawartości (możliwie jak najmniej zaangażowanym tonem). Prezentujący byli czasami niedostatecznie przygotowani (nie potrafili odpowiedzieć na proste pytania związane bezpośrednio z opisywanym przez siebie zagadnieniem) czy też ich wiedza była za wąska (owszem, byli specjalistami w szczegółach, lecz nie byli w stanie przedstawić swojego zagadnienia w szerszym kontekście. Rzadko kiedy było widać również osobiste zaangażowanie w sensie pasji w omawianiu swojego zagadnienia (można to krótko ująć jako wyrobnicze podejście).

Jeśli chodzi o media, to ich nie analizowałem – po prostu przywykłem do świadomości, że w USA nawet na filmach przedsiębiorcy potrafią mówić o swoich interesach w sposób ciekawy pod względem formy (czyli po prostu ładnie) oraz z zaangażowaniem (a wręcz błyskiem w oku), natomiast w Polsce mówiąc o sprawach fundamentalnych dla państwa czy narodu poseł nie jest w stanie nie tylko powiedzieć słowa od siebie, ale nawet zrozumiale przeczytać tego co ma na kartce (aplikacje czytające tekst pomogłyby wybrańcom narodu zaoszczędzić masę czasu oraz przestać istnieć w świadomości wyborcy jako „ten nie umiejący dobrać krawata idiota który nie potrafi się wysłowić” czy „ten dziadek, który dopiero uczy się czytać i w dodatku robi to lekko wcięty”). Z dziennikarzami bywało różnie, jednak znajdowały się wśród nich ludzkie perełki potrafiące już samym swoim wyglądem, mimiką czy gestykulacją sprawić, że zwrócimy uwagę na to, co mają oni do powiedzenia.

Wiem jak jest, chciałbym pokazać jak być powinno czy też co najmniej czego powinniście Państwo unikać, aby biznesplany które przedstawiacie nie służyły za książeczkę z kołysankami. Zapraszam do lektury.

Uwagi wstępne

Dokument niniejszy koncentruje się na sposobie (formie) w jaki dana informacja jest przekazywana od prezentującego do odbiorcy prezentacji. Treść (właściwe merytorycznie cechy biznesplanów oraz sposoby ich sporządzania) są rozważane w innych dokumentach serii. Autor stoi na stanowisku, że treść jest nieporównywalnie istotniejsza od formy: wiekopomne wynalazki rodziły się często w brudnym i brzydkim otoczeniu oraz same być mało atrakcyjnymi dla osoby postronnej z wizualnego czy akustycznego punktu widzenia (chociażby wynalazek silnika spalinowego), wielkie teorie mogły przynajmniej wstępnie przyjmować bardzo „dziwną” formę (dość wspomnieć za istotną w teorii ekonomii krzywą Laffera narysowaną po raz pierwszy na serwetce), a ludzie je tworzący nierzadko byli nieatrakcyjni fizycznie lub też mało komunikatywni i zaradni społecznie (dość wczytać się w biografie niektórych noblistów takich jak Albert Einstein czy John Nash, problem ten tyczy się także tworzących piękne dzieła artystów tacy jak van Gogh czy Edvard Munch). Wobec tego niniejszy dokument należy traktować bardziej jako swego rodzaju przypomnienie niektórych zasad biznesowego savoir-vivre’u (w trakcie prezentacji odbiorca może przyswoić sobie istotne fakty, a równocześnie czuć się źle osobiście z powodu choćby jej przeciągnięcia się w czasie czy percepcji osoby prowadzącej jako lekceważącej swoje zadanie – nie trzeba tłumaczyć, że osoba chcąca dobrze „sprzedać” swój biznesplan nie chce osiągnąć takiego efektu) oraz nie tyle poradnik doboru ładnego krawata i uśmiechu, co raczej zbiór wskazówek dotyczących kwestii pozamerytorycznych związanych z prezentacją biznesplanu, a istotnych dla powodzenia projektu. Całość opiera się na założeniu przyjmowanym również w innych dokumentach serii: przygotowujący biznesplan (tu: prowadzący prezentację biznesplanu) chcąc osiągnąć swój cel (przekonać potencjalnego partnera biznesowego do wejścia w określony układ o charakterze gospodarczym) musi służyć adresatowi dokumentu (tu: adresatowi prezentacji dokumentu). W związku z tym podobnie jak sam biznesplan, scenariusz jego ewentualnego przedstawienia na żywo musi być przygotowany pod kątem spełnienia potrzeb i oczekiwań adresata. Warto także zauważyć, że sami możemy uznawać przewagę treści nad formą, co jednak nie oznacza, że system wartości adresata będzie podobny. Nawiasem mówiąc wiele osób również deklaruje że interesują je głównie liczby i suche fakty, jednak przeczy temu empiryczna wiedza psychologiczna: 55% potencjalnych adresatów naszych prezentacji oceni naszą prezentację po naszym wyglądzie (zarówno nasze cechy fizyczne, jak i nasze ubranie i „gadżety” z których korzystamy), 38% po postaci naszej mowy (czyli tego jak mówimy: chodzi nie tylko o właściwości naszego głosu, ale także o naszą łatwość artykulacji czyli wysłowienia się oraz „drobiazgi” takie jak wyrafinowane słownictwo, składnia oraz rytm w jakim przedstawiamy nasze zagadnienie)… tylko 7% ludzi zachowa się „profesjonalnie” i będzie analizowało głównie to o czym mówiliśmy oraz wartość merytoryczną tego co mówiliśmy. Oznacza to, że bez względu na nasze osobiste zapatrywania zarówno biznesplan, jak i jego prezentacja muszą stać na najwyższym poziomie tak merytorycznym, jak i estetycznym. Z przedstawionych liczb wynika jasno, że w wypadku prezentacji biznesplanu na żywo musimy skupić się właśnie na tej drugiej cesze (estetyce).

Informacje o prezentowanym biznesplanie i celach jego prezentacji

W dokumentach serii poruszano temat sensowności i celowości biznesplanu – na użytek niniejszego instruktażu zakładamy, że cele prezentacji są tożsame z celami samego biznesplanu. Cel biznesplanu może wpłynąć w pewnym stopniu na sposób jego prezentacji.

Omówmy to na przykładach:

  • Prezentacja biznesplanu tworzonego na potrzeby pożyczkowe (głównie kredytu bankowego) – W wypadku firm „zwykłych” (w sensie skali działalności oraz potrzeb) prezentacje są zazwyczaj zbędne. O ile bank czy kasa pożyczkowa chce osobistego przedstawienia biznesplanu zazwyczaj chodzi o rozwinięte dane finansowe oraz zadanie dodatkowych szczegółowych pytań do dokumentu ze strony oceniającego zdolność kredytową. Wystarczający jest wtedy zazwyczaj księgowy firmy ewentualnie wraz z osobą reprezentującą jej wyższy szczebel zarządczy. Najistotniejsza tu będzie wiarygodność oraz dobre przygotowanie merytoryczne delegatów firmy zamierzającej podjąć współpracę. W wypadku „starych” (w sensie działalności oraz współpracy z daną instytucją finansową) przedsiębiorstw prezentacja może być bardzo rozwiniętym spotkaniem kilku przedstawicieli obu współpracujących przedsięwzięć wraz z prezentacją określonego projektu inwestycyjnego, na który potrzebne jest finansowanie.
  • Prezentacja biznesplanu tworzonego na potrzeby inwestycyjne – Pozyskiwanie inwestora (zarówno w postaci osoby fizycznej, jak i profesjonalnego przedsiębiorstwa) jest w istocie sprzedaniem swojego pomysłu na biznes. Oznacza to, że prezentując swój biznesplan przedstawicielom funduszu venture capital czy zebranym na sali inwestorom chcącym zapisać się na akcje naszej firmy w ofercie publicznej musimy stanąć na wysokości zadania: właśnie ten rodzaj prezentacji będzie wymagał największej ilości przygotowań oraz zimnej krwi. Instytucje i osoby te powierzą nam swoje kapitały pod jednym warunkiem: muszą zobaczyć, że się im to opłaca. W związku z tym musimy być przygotowani merytorycznie równie dobrze co na rozmowę z bankiem (szczególnie w dużych grupach odbiorców prawdopodobieństwo natrafienia na osobę zadającą szczególnie trudne pytania będzie znaczne – nawet gdybyśmy uważali je za szczególnie niewygodne i natrętne naszym obowiązkiem jako prezentującemu jest służyć osobie będącej odbiorcą, toteż cierpliwie i zrozumiale wyjaśniamy wszelkie wątpliwości) oraz marketingowo szczególnie gdy prezentacja ma formę telekonferencji (na przykład walne zgromadzenia akcjonariuszy prowadzone on-line) lub gdy będą ją uważnie śledzić dziennikarze. Można to porównać do pierwszej randki z piękną kobietą: zależy nam na sukcesie, a szansa będzie prawdopodobnie tylko jedna (niefortunna wypowiedź czy to na lunchu czy na konferencji dla inwestorów może definitywnie przekreślić nasze szanse zarówno jako adoratora, jak i jako przedsiębiorcy), więc podejdźmy do sprawy poważnie i z rozwagą.
  • Prezentacja biznesplanu tworzonego na potrzeby zarządcze – W wypadku przedstawiania kierownictwu lub szeregowym pracownikom wytycznych co do ich zadań w kontekście filozofii działania przedsiębiorstwa sytuacja jest dość prosta: jasno i bez zbędnego marketingu tłumaczymy cele jakie firma chce osiągnąć oraz to czego dokładnie będzie ona wymagała firma jako pracodawca od pracowników na drodze do osiągania tych celów. Pracownicy są zazwyczaj świetnie zorientowani w sytuacji wewnętrznej przedsiębiorstwa, więc nie będą nam potrzebne zabiegi marketingowe czy psychologiczne – mogą przynieść nawet odwrotny skutek w postaci braku zaufania oraz wręcz niechęci do prezentującego (czyli przedstawiciela wyższego kierownictwa bądź właściciela). Należy być przygotowanym na bardzo trudne pytania nieuwzględnienie dyskusji w harmonogramie prezentacji może rodzić późniejsze nieporozumienia. Nie należy jednak zbyt mocno tłumaczyć się z celów przedsiębiorstwa czy motywów osobistych kierujących właścicielem – osłabia to morale (podobnie jak w strukturach wojskowych tłumaczenie się dowódcy przed podwładnymi z wydawanego rozkazu umniejsza jego autorytet w ich oczach). Natomiast jak najjaśniej trzeba wyłożyć cele firmy i zadania pracowników. Znów działa wspominany tu motyw służenia odbiorcy prezentacji w interesie prezentującego. Pracownicy są dla firmy cennym aktywem, jako że bez nich realizacja jej celów byłaby niemożliwa. W związku z tym jasne i precyzyjne wyłożenie w trakcie prezentacji ich obowiązków jest służeniem im i zaspokajaniem ich potrzeb, dzięki czemu cele firmy staną się osiągalne.
  • Prezentacja biznesplanu tworzonego na potrzeby urzędowo-formalne (głównie chodzi tu o dotacje czy inne formy wsparcia państwa) – Tego rodzaju prezentacje są traktowane po macoszemu z prostej przyczyny: korupcja oraz niekompetencja urzędników dysponujących pieniędzmi podatników osiąga coraz wyższe poziomy. Oznacza to, że dość naiwną będzie wiara, że dobry pomysł odpowiednio „sprzedany” z pomocą wspaniałej prezentacji da cokolwiek młodemu ambitnemu przedsiębiorcy (ambitnie wyciągającemu ręce w żebraczym geście). Powody są dwa. Po pierwsze zabiegi mające na celu uzyskanie jakiejś formy gwarancji publicznej czy państwowego „wsparcia” danej firmy przybierają zazwyczaj formy zakulisowe… późniejsze spełnianie kryteriów formalnych jest nierzadko jedynie teatrzykiem pro forma. Po drugie natomiast nawet przy założeniu czystości serca urzędnika czy polityka decydującego o wsparciu danego przedsiębiorstwa należy pamiętać także o czystości umysłów tych osób. Można bez wahania przyjąć, że większość polskich posłów oraz urzędników państwowych nie ma pojęcia o ekonomii ani biznesie. Przy zapoznawaniu się z biografiami tych ludzi widzimy pewien ciągle powtarzający się motyw – nierzadko całe życie zawodowe spędzali oni na posadach tworzonych z pieniędzy podatnika: posła, kierownika w państwowym przedsiębiorcy, działacza związkowego, pobierającego dotacje rolnika, naukowca akademickiego i tym podobnych. Ludzie ci mogą niestety egzystować wyłącznie w świecie kruczków prawnych, politycznych gierek i zakulisowych ustaleń. W trakcie prezentacji mogą nawet nie rozumieć treści, jaką im się przekazuje. Stąd rada jest prosta: jeśli wierzymy że prezentacja może nam pomóc, to skoncentrujmy się na jej formie a nie treści oraz przygotujmy się do odpowiadania na ewentualne „dziwne” pytania zadawane dla pozorów. Dobra będzie również próba nawiązania relacji osobistej z decydentem, stąd dobrze gdy prezentacja taka odbywa się w cztery oczy w możliwie miłym otoczeniu aranżowanym przez prezentującego: luksusowa sala konferencyjna, ładnie urządzone biuro firmy i tym podobne. Musimy pamiętać również o własnym wyglądzie i ogólnie niewerbalnych właściwościach naszej komunikacji. Celem naszym jest „uwiedzenie” w sensie profesjonalnym osoby, dzięki której możemy odnieść wymierne korzyści.

Informacje o adresacie

O ile prezentacja ma być tworzona „pod adresata” i jego potrzeby, to należy zebrać o nim (a co zatem idzie istotnych dla niego cechach i okoliczności prezentacji) możliwie jak najwięcej wiadomości.
Wymieńmy najważniejsze z tych wiadomości podzielone na grupy:

  • Status odbiorców prezentacji – polityczna poprawność nie zezwala na traktowanie ludzi różnie w zależności od ich statusu… zdrowy rozsądek oraz pragmatyzm nakazują postępować wręcz przeciwnie. W zależności od statusu odbiorcy (przypadkowy drobny inwestor giełdowy, dotychczasowy kontrahent firmy czy też główny zarządzający funduszu inwestycyjnego) dopasowujemy kwestie organizacyjne: nonsensem jest organizowanie otwartej (czyli dostępnej dla każdego chętnego) prezentacji spółki w luksusowym kurorcie, podobnie jak nietaktem byłoby przyjęcie delegacji inwestorów zagranicznych w przypadkowym niekomfortowym miejscu typu niedostosowana do celów konferencyjnych siedziba przedsiębiorstwa czy tani hotelik nieodpowiedni pod względem komfortu oraz wyposażenia do tego celu. Oczywistym będzie również różny czas i środki inwestowane w przygotowanie prezentacji: prezentacja dla przedstawicieli handlowych może być niedroga, co nie odbierze jej walorów praktycznych.
  • Ilość bezpośrednich odbiorców prezentacji – Chcemy być postrzegani jako osoba zorganizowana, analogicznie tak ma być odbierana nasza firma – w związku z tym adekwatnie do liczby uczestników musimy dopasować pojemność miejsca prezentacji (czy ma to być biuro, kameralna restauracja czy sala konferencyjna) oraz zdecydować czy w wypadku choćby walnego zgromadzenia akcjonariuszy nie wzbogacić prezentacji o opcje teletransmisji. Rozwiązanie to upowszechnia się między innymi ze względu na swoje ogromne zalety praktyczne i wciąż spadającą cenę – pomoc zaoferować mogą między innymi mające duże doświadczenie na tym polu firmy informatyczne.
  • Wymagania odbiorców – Audytorium przypadkowe (na przykład inwestorzy giełdowi na spotkaniu otwartym) jest gotowe na niespodzianki – teoretycznie należy przedstawiać informacje ekonomiczne o firmie w kontekście sytuacji na giełdzie, jednak istnieje tu problem nadinterpretacji przez odbiorcę, toteż firmy nierzadko wolą zaniechać przedstawiania tego aspektu w prezentacji w celu uniknięcia oskarżeń o manipulację. Jednak w wypadku prezentacji dla banków czy inwestorów trzeba dokładnie zebrać informacje o sprawach dla nich interesujących w trakcie prezentacji. Intuicyjnie rzecz biorąc będą to oczywiście kwestie finansowe, ale nie jest niczym złym wcześniejsze uzgodnienie aspektów prezentacji dla dobra odbiorcy a co za tym idzie nas samych.
  • Inne – O odbiorcy powinniśmy wiedzieć możliwie dużo. Szczególnie istotnym jest to w wypadku obcokrajowców. Jeśli gościmy delegację zagraniczną, to ważny dla nas będzie nie tylko język, jakim się posługują (możemy być oczywiście wspomagani przez tłumacza – nietaktem będzie wsparcie pracownika, który o stopniu zaawansowania swojego angielskiego może powiedzieć jedynie „komunikatywny”). Ważne dla nas będą również niuanse kulturowe szczególnie w wypadku gości z Dalekiego Wschodu czy Arabów. Tyczyć będą się one nie tylko z pozoru tak banalnych kwestii jak rodzaj serwowanego posiłku czy ubioru, ale również obyczajów biznesowych – w celu uniknięcia kompromitacji dobrze jest skorzystać z pomocy Internetu lub konsultanta w postaci choćby naukowca akademickiego (na przykład pracownika katedry japonistyki czy orientalistyki).

Czego unikać?

Wielu czytelników odbierze poniższe zalecenia za oczywiste. Przypominam o nich jednak ze względu na częste zapominanie o tych istotnych oczywistościach. Rażące niedoróbki można zobaczyć zarówno w wypadku drobnych prezentacji o charakterze lokalnym (mała firma zapoznająca potencjalnych klientów z charakterem swojej działalności), jak i na zamkniętych konferencji dla finansistów o znaczeniu międzynarodowym (spotkania z analitykami z zagranicznych instytucji finansowych, debaty z udziałem najwyższych władz państwowych i tym podobne).
Wymieńmy zatem punkt po punkcie potencjalne wpadki przy tworzeniu oraz dokonywaniu prezentacji wraz z dobrymi radami związanymi z niedopuszczeniem do tego typu sytuacji:

  • Zbyt duża długość prelekcji – Jest to jeden z czynników powodujący znudzenie lub zniecierpliwienie adresata. Nawet gdy we wcześniej wręczonym harmonogramie uwzględniono czas równy na przykład dwóm godzinom, „w praniu” niezwykle często okazuje się, że jest to czas trudny do wytrzymania dla odbiorcy (efekt jest wzmocniony niepunktualnym, czyli zazwyczaj opóźnionym rozpoczęciem czy zbyt długim skupianiem się na jednym początkowo omawianym zagadnieniu i późniejszym „przelatywaniu” po innych tematach w celu zmieszczenia się w czasie). Proszę pamiętać: prezentacja biznesplanu nie ma być jego przeczytaniem czy rozwinięciem to nie o to chodzi. Dobrze przeprowadzona prezentacja biznesplanu musi uwzględniać przekazanie egzemplarza dokumentu każdemu z jej uczestników do późniejszej analizy oraz zapoznania się ze szczegółami. W wypadku dużej liczby uczestników krąg ten można zawęzić lub rozdać jedynie krótkie ulotki z podanym sposobem otrzymania całej wersji dokumentu – na przykład via Internet). Prezentacja ma się skupiać na istotnych z punktu widzenia uczestnika cechach: jeśli jest to przedstawiciel banku do którego zwracamy się po kredyt, to stawiamy na opisywanie stabilności finansowej firmy w kontekście biznesplanu, jeśli natomiast uczestnikiem jest potencjalny inwestor to stawiamy na ukazanie naszej wizji w sensie jej realności oraz zysków, menedżer zatrudniony w firmie na swoim szkoleniu dotyczącym biznesplanu chciałby z kolei dokładnie poznać swoje obowiązki, i tak dalej. Opowiadanie bankowcowi o szczegółach procesu technologicznego w przedsiębiorstwie, inwestorowi o tle makroekonomicznym a szeregowemu pracownikowi o prognozowanych wskaźnikach ekonomicznych przedsiębiorstwa w którym jest zatrudniony może mijać się z celem.
  • Źle dobrana osoba prezentująca – Pierwszym problemem jest tu język. Jak już wspomniano we wstępie jest to niezwykle rażące szczególnie dla konserwatywnego odbiorcy traktującego z szacunkiem to narzędzie komunikacji. Rzadziej widać to w dokumentach typu prospekt emisyjny, dość często w robionych „na kolanie” na ostatnią chwilę slajdach. Do prezentowania dokumentu niekoniecznie trzeba skorzystać z osoby go sporządzającej (aczkolwiek o ile osoba ta jest bardzo sprawna także w języku mówionym oraz posiada dar komunikatywności, to jest to wskazane). Osobę prezentującą należy wybrać bardzo starannie i przy tej procedurze trzeba być nawet okrutnym, w ostateczności zatrudniając na tą okoliczność kogoś z zewnątrz. Przede wszystkim trzeba oddzielić ziarno od plew: na wstępie podziękować ludziom, którym zaświadczenie o dysleksji, dysgrafii i tym podobnych żałosnych pseudoupośledzeniach (poprawniej: nowomodnych usprawiedliwieniach lenistwa lub braku daru wyrażania myśli w mowie oraz piśmie) pomogło zdać maturę czy studiować (obecnie funkcjonuje często określenie: „dostać papier”, co świadczy samo w sobie o stosunku takiej osoby do swojego wykształcenia). Z szacunku dla naszego odbiorcy dziękujemy także osobom nieśmiałym, mającym kłopoty z dykcją (na uczelniach wyższych coraz częściej trafiają się przypadki studentów mających problemy z przeczytaniem na głos prostego tekstu… a to wszystko w imię udawania, że ludzie są równi i każdemu „należy się” na przykład wykształcenie wyższe) czy patrzeniem rozmówcy w oczy – robimy to pośrednio dla naszego własnego dobra. Prosta rozmowa lub ćwiczenie prezentacji pozwoli nam dość łatwo zdecydować się na wybór lub odrzucenie potencjalnego prelegenta – i mamy tu być skrajnie wymagający, gdyż robimy to dla kogoś a nie dla siebie. Jakkolwiek kontrowersyjnym mogłoby się to wydawać, do prezentowania naszych idei biznesowych może nie nadawać się osoba, którą możemy określić jako nieatrakcyjną fizycznie. Jest to przykre, ale jak już zostało zauważone, ludzie zwracają uwagę na powierzchowność i nie jest możliwym ominięcie tego. Osoby o nienaturalnej budowie ciała, brzydkiej twarzy czy po prostu nie potrafiące się dobrze ubrać należy raczej odrzucić, chyba że dysponują one wiedzą merytoryczną lub niezwykłym darem komunikacji trudnym do odnalezienia u osoby innej (na przykład informatyk czy inżynier firmy mający co prawda problemy z autoprezentacją, jednak posiadający wiedzę i umiejętności przedstawienia w sposób prosty niezwykle skomplikowanego zagadnienia niezbędnego do zrozumienia w celu zaaprobowania lub odrzucenia projektu gospodarczego opisywanego przez nasz biznesplan).
  • Makaronizmy i zbędne zwroty specjalistyczne – Jest to część złego języka na tyle rażąca, że ujęta w osobnym punkcie. Odbiorcy prezentacji posługującemu się określonym językiem (na przykład językiem polskim) mamy obowiązek wyrażać szacunek nie tylko poprzez stosowanie tego języka w prezentacji nawet gdybyśmy musieli użyć zwrotu opisowego: „feedback” to po prostu komunikat zwrotny, wspomniany „event” to zdarzenie takie jak konferencja czy koncert a „target” to grupa docelowa. Osoba stosująca terminy tego typu w miejsce wyrazów polskich funkcjonujących od dziesiątek lat nie tylko naraża się na zarzut o śmieszność czy wręcz bufonadę (żeby nie powiedzieć nieoczytanie i prostactwo), ale również o nieprofesjonalizm. Problemem osobnym jest nadmiar terminologii specjalistycznej tam, gdzie nie jest ona niezbędna. Owszem, należy używać wyrafinowanego i bogatego słownictwa, ale nie musimy ze szczegółami opowiadać o technologii pakowania orzeszków ziemnych lub nadmiernie wnikać w daną procedurę informatyczną czy leczniczą, jeśli prezentacja nie jest dla specjalistów. Zagadnienia techniczne, patenty oraz technologie są zazwyczaj prezentowane osobno podczas spotkań między naukowcami oraz inżynierami stron. Pomyłką jest nadmierne wnikanie w szczegóły na konferencjach otwartych, w których uczestnikami są zwykli ludzie lub prezentacjach dla chociażby przedstawiciela działu kredytowego banku (oczywiście odbiorcy będą robili mądre miny i wyrażali żywe zainteresowanie żeby nie wypaść na ignorantów, ale miażdżąca większość z nich po prostu nie będzie wiedziała o czym mówimy). Może być to wręcz błędem ze względu na nadmierne „odsłanianie się” firmy.
  • Nieśmiertelny Power Point – Jak wspomniano już kilkukrotnie to nie jest prezentacja sama w sobie, a jedynie pewna pomoc. Oczywiście projekcja slajdów może być obecna, lecz można spokojnie się obyć bez niej. O ile prelegent jest osobą interesującą oraz na przedstawiany temat ma coś sensownego do powiedzenia, to jest on w stanie z powodzeniem obyć się bez jakichkolwiek pomocy (z drobnymi karteczkami suflującymi włącznie). Oczywiście nie oznacza to, że nie wolno nam zastosować wymienionych pomocy – przypomniane jest tu po prostu co jest celem prezentacji, a co jedynie jej narzędziem. Ponadto jeśli już decydujemy się na użycie slajdów czy innej pomocy przy prezentacji (na przykład filmu), to powinniśmy rozpowszechnić ten materiał wśród audytorium tak, aby każda osoba z niego miała szansę na późniejszą analizę na chłodno przedstawianego przez nas zagadnienia (prezentacja pokazana raz zostanie zapomniana maksymalnie po kilku dniach).
  • Zaniedbanie dialogu z audytorium – Wyższością prezentacji nad wysłaniem maila z biznesplanem jest możliwość jego przedstawienia na żywo oraz bieżącej komunikacji z jego odbiorcami. Prezentujący wygłaszający swoją kwestię a później dziękujący za uwagę nie powinien być nigdy zatrudniany. Częścią przygotowania dobrej prezentacji jest przygotowanie się prezentującego (czasami wraz z osobami mu towarzyszącymi takimi jak szef firmy czy jej główny księgowy) na pytania ze strony odbiorców prezentacji. Jeśli pytania takie się nie pojawiają jest to co najmniej niebezpieczny sygnał. Może on oznaczać, że jej odbiorcy nie byli nią zainteresowani bądź już wyrobili sobie zdanie na temat przedstawianego przedsięwzięcia (niekoniecznie pozytywne). Prezentujący nie tylko powinien, ale wręcz musi być przygotowanym na dialog oraz odpowiadanie na pytania. Powinien je nawet sam prowokować. Nie musi on być omnibusem w każdym aspekcie działalności firmy w wypadku konieczności wyjaśnienia problemu szczegółowego na pomoc musi mu przyjść inna osoba z firmy. Oznacza to, że de facto każdy przedstawiciel opisującej się firmy może stać się prelegentem, co pociąga za sobą konieczność przygotowania się przez niego na polach tu opisanych (wiedza merytoryczna, sprawność językowa, cechy wyglądu i tym podobne).
  • Brak lub zły układ przerw – Naiwnością jest założenie, że odbiorca prezentacji będący bankowcem czy inwestorem wykazuje się równą cierpliwością i wytrzymałością fizjologiczną co pracownik firmy (przy czym ten ostatni jest zazwyczaj wynagradzany za swój udział w prezentacji). Prezentacja powinna być podzielona na moduły, z których każdy powinien trwać maksymalnie godzinę. W trakcie przerw (mogą one trwać nawet pół godziny ze względu na zazwyczaj interesujące, także merytorycznie rozmowy kuluarowe z prelegentami oraz między uczestnikami) powinny być zapewniane co najmniej napoje i lekkie przekąski. Błędem jest rozciągnięcie prezentacji na dwa dwugodzinne moduły oraz rozstawianie na oczach uczestników wystawnego lunchu dla nich przeznaczonego… gdy prezentacja dojdzie do końca. Zapewnimy sobie wtedy audytorium zniecierpliwione i przypominające sobie o „drobiazgu” jakim jest uczucie głodu i pragnienia. Naturalnie sam wystawny lunch jest bardzo przyjemny dla uczestników, jednak układ „posłuchaj nas a damy Ci dobre jedzenie” jest po prostu niedopuszczalny i kompromitujący dla organizatora.
  • Tytułomania – Dla Polaków jako społeczeństwa spauperyzowanego oraz dotkniętego parafeudalnym systemem socjalistycznym jest to wciąż spory problem. Uporczywe używanie tytułu „Prezes”, „Dyrektor”, „Kierownik” czy „Doktor” może być odebrane jako bufonada lub lizusostwo. Nie należy zaniedbywać cudzego dorobku zawodowego lub naukowego, lecz stawianie ciągłego akcentu na nazwę cudzego stanowiska może być kłopotliwe dla tej osoby. Przesadą w drugą stronę jest zbyt nieformalne podejście do tych zagadnień (szczytem przesady: przechodzenie na „Ty” gdy nie zostało to ustalone). Osoba o dobrym smaku i odpowiednich instynktach będzie w stanie wyczuć stosowność danego zachowania na tym polu.

Karol Szczepański

Zapoznaj się z naszą ofertą tworzenia biznesplanów.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *