Adresowanie oraz dostarczanie biznesplanów.

Niniejszy instruktaż ma zastosowanie nie tylko do biznesplanu, ale również szeroko pojętej korespondencji biznesowej – jest on wart przeczytania zarówno przez biznesplanujących, jak i tworzących dokumenty nie będące stricte biznesplanami.

Zagadnienie jest z pozoru banalnie proste: chodzi o to w jaki sposób przekazać biznesplan od osoby A (przedsiębiorcy, niekoniecznie tworzącego dokument) do osoby B (wielokrotnie wymienianego inwestora, pożyczkodawcy lub osoby czy też instytucji nie mogącej zostać zaklasyfikowaną do żadnej z wymienionych kategorii). Jest to istotne nie tylko pod względem czysto logistycznym (dotarcie dokumentu we właściwe miejsce o właściwym czasie), ale również formalnym. Zaniedbanie czy to logistyczne czy to formalne może zniweczyć wysiłek biznesmena chcącego poinformować o swoich planach. Dla systematyki nasze rozważania podzielimy na trzy części: osobno przeanalizujemy nadawcę, adresata oraz samo dostarczanie.

Nadawca: Nadawcą jest tu przedsiębiorstwo, bądź osoba prowadząca działalność gospodarczą. Biznesplan musi zawierać (najlepiej na stronie okładkowej) wszelkie dane niezbędne do skontaktowania się z przedsiębiorstwem (zawsze w jego imieniu występować konkretny pracownik odpowiedzialny za cały proces, np. prezes, kierownik działu public relations lub nawet dyrektor finansowy – ten ostatni jest szczególnie wskazany w wypadku kontaktu z instytucjami stricte finansowymi typu banki). Niezbędnym jest podanie co najmniej trzech kanałów komunikacji z taką osobą – jest wbrew etykiecie biznesu doprowadzanie do sytuacji w której dana osoba musi „dobijać się” do danej firmy w celu ustosunkowania się do danego dokumentu. W celu unikania tego typu sytuacji podajemy co najmniej: adres korespondencyjny (do korespondencji listownej), adres poczty elektronicznej (często zdarzającym się uchybieniem ze strony polskich przedsiębiorstw i przedsiębiorców jest „szastanie” takim dresem na prawo i lewo po czym zupełne ignorowanie przychodzących maili) oraz numer telefonu (tu również niemiłym jest zachowanie w którym podajemy go, po czym osoba chcąca kontaktu słyszy co najwyżej pocztę głosową – numer powinien być aktywny, dobrze również podać preferowane godziny kontaktu). Danymi opcjonalnymi są: numer faksu, dane komunikatora elektronicznego (na przykład Gadu‑Gadu bądź Skype) oraz adres strony www (sama w sobie nie musi być ona narzędziem odbioru informacji, lecz podawanie jej jest dość częste). Wygodnym dla odbierającego jest również zamieszczenie wizytówki osoby odpowiedzialnej za biznesplan.

Adresat: Tu sytuacja jest dość prosta. Należy posiadać co najmniej dokładne dane instytucji która ma otrzymać nasz biznesplan, jednak wysoce wskazanym jest posiadanie danych osoby bezpośrednio odpowiedzialnej za załatwianie naszej sprawy (np. analityk kredytowy w banku bądź odpowiedni kierownik w funduszu inwestującym w nowe przedsięwzięcia). Zarówno adresowanie, jak i list intencyjny, względnie streszczenie projektu powinno zwracać się osobiście do tej właśnie osoby (pomyślmy o naszym prywatnym stosunku do wszelkich przesyłek zaadresowanych do „Szanownego Pana/Pani”).

Dostarczanie: Ta kwestia jest nieco bardziej złożona. Rozważmy kolejno następujące części składowe:

  • Sposób dostarczenia. Należy uzgodnić lub poznać wcześniej preferowaną formę komunikacji danego przedsiębiorstwa oraz rozważyć jej wagę formalną i „skutki uboczne”. Przykładowo: e-maile są szybkie i tanie, jednak są rzadziej czytane, trudniej nadać im „ciężką” wagę formalną (niezbędne może być zastosowanie na przykład kłopotliwego i drogiego podpisu elektronicznego). Listy z załączonymi papierowymi dokumentami mają wagę formalną, jednak istnieją problemy w ich terminowym dostarczaniu (współwinne jest tu między innymi państwowe przedsiębiorstwo o nazwie Poczta Polska) oraz nie są darmowe. Faksy łączą niektóre zalety e-maili i listów, lecz są kłopotliwe w wypadku dużej ilości dokumentów oraz nie są posiadane przez każde przedsiębiorstwo itp. Znaczenie ma tu również osobiste lub przedstawicielskie dostarczenie biznesplanu wraz z na przykład jego prezentacją. Jeśli przedsiębiorstwo takie jak bank czy urząd preferują określoną formę komunikacji, to musimy się temu podporządkować. Jeśli nie, to należy ją ustalić. Gdy jest to utrudnione, kierujemy się zdrowym rozsądkiem. Czasem informujemy również innym kanałem (np. telefonicznie) że nasz biznesplan został już wysłany pocztą oraz że spodziewamy się kontaktu gdy zostanie oceniony lub tylko po prostu dojdzie.
  • Czas dostarczenia. Spóźnialstwo jest niemile widziane w stosunkach międzyludzkich – także biznesowych. W wypadku na przykład przetargów czy konkursów, niedotrzymanie dnia (oraz nierzadko godziny) dostarczenia dokumentu może skreślić projekt współpracy już na samym początku. Aby unikać tego typu problemów musimy podejmować działania zaradcze.

[tip]

Primo: Musimy znać dokładnie „rozkład jazdy” danej instytucji czy osoby, czyli po prostu mieć ostro wyznaczone ramy czasowe składania dokumentów.
Secundo: Tworząc zestaw dokumentów dla inwestora czy banku powinniśmy narzucić sobie ostry reżim czasowy. Chodzi o to, aby wszystko było gotowe na długi czas przed datą złożenia biznesplanu.
Tertio: Należy wybrać odpowiedni sposób dostarczenia biorąc pod uwagę niespodzianki takie jak strajki pocztowców, awarie serwerów czy łącz internetowych itp.[/tip]

  • Formalności. Z szacunku do kontrahenta i siebie samych chcemy wiedzieć czy nasz dokument został odebrany. Zwyczajowo w komunikacji pocztowej używamy do tego tak zwanego zwrotnego potwierdzenia odbioru. W przypadku poczty elektronicznej jest to dość irytujące dla adresata wysyłanie potwierdzenia przeczytania listu. Faksy same wysyłają nam raport z wysyłki dokumentu. Ma to pewne znaczenie formalne, lecz również praktyczne: po prosty chcemy wiedzieć czy nasza nierzadko wielotygodniowa praca nie poszła na marne. Oczywiście nie ma również nic złego w wykonaniu telefonu na przykład trzy dni po szacowanej dacie nadejścia przesyłki oraz zapytanie czy dokument doszedł oraz ewentualnie o jakąkolwiek choćby wstępną opinię jego dotyczącą. W tym wypadku powinniśmy mieć jednak dużo wyczucia oraz nie naciskać zbytnio – szczególnie gdy na dobrej opinii u danej osoby czy instytucji nam zależy.

W naszym dokumencie również możemy zaznaczyć preferowany przez nas sposób dostarczenia nam tzw. feedbacku, czyli informacji zwrotnej od adresata. W wypadku braku takiego zaznaczenia zgodnie z etykietą biznesu powinniśmy się spodziewać użycia tego samego kanału komunikacji bądź telefonu. W praktyce bywa różnie. Szczególnie przykrą jest  sytuacja w której adresat zamiast po prostu poinformować braku zainteresowania zwyczajnie milczy. Zazwyczaj próbujemy kontaktować się wtedy drogą telefoniczną i przynajmniej potwierdzić nasze złe oczekiwania.  Nie zniechęcajmy się – możliwe że nasza informacja po prostu nie dotarła lub się zawieruszyła. Zdarza się i tak. Dopiero po otrzymaniu potwierdzenia o braku zainteresowania naszym pomysłem musimy spróbować gdzie indziej.

Karol Szczepański

Zapoznaj się z naszą ofertą tworzenia biznesplanów.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *