Firmowy obieg dokumentów
Rynek w Polsce rozwija się w zawrotnym tempie. Nowe firmy pojawiają się niczym grzyby po deszczu, a zawierane przez nie umowy, realizowane inwestycje, czy też staranne prowadzenie biura, łączy się nierozerwalnie z tysiącami różnych papierowych dokumentów. Co można, zatem zrobić, aby opanować powstały chaos?
Na samym początku warto nadmienić, iż ów chaos – bałagan wiąże się m.in. z brakiem odpowiednich narzędzi pracy, brakiem nadzoru, umiejętności zarządzania pracowników biurowych, powolnym przepływem informacji, czy też nieumiejętnie prowadzonymi działaniami kierowniczymi.
Jak zatem powinien się odbywać poprawny cykl obiegu dokumentów?
- informacje napływające z zewnątrz (np. faks, wiadomość pocztowa, rozmowa telefoniczna etc.)
- obieg informacji wewnątrz danej firmy
- opracowanie informacji
- wysyłanie informacji na zewnątrz (np. odesłanie faksu, odpisanie na wiadomość pocztową, przyjęcie zamówienia od klienta, z którym była prowadzona rozmowa telefoniczna etc.)
- archiwizacja (dotyczy archiwizacji dokumentów znajdujących się na dysku twardym komputera, lub umieszczenie ich w odpowiednich segregatorach czy też szafkach (forma papierowa))
Dokumentacja finansowa jak i personalna winna występować w każdym, nawet najmniejszym przedsiębiorstwie. Niemniej, aby jej sprawność działania była wysoka trzeba przestrzegać procedur, które dotyczą każdego z działów (np. produkcja, księgowość czy też logistyka), rejestrować zarówno napływające i wypływające dokumenty jak i te, które dodatkowo powinny być objęte ochroną danych osobowych.
Obecne czasy to przede wszystkim era szybkich połączeń internetowych, a więc funkcjonowanie firmy jest ściśle powiązane z zarządzaniem jej wizerunkiem – zajmują się tym specjaliści od public relations. PR-owcy jak i wszyscy inni ludzie znajdujący zatrudnienie w danym przedsiębiorstwie są odpowiedzialni za poszczególne działy obiegu dokumentów – dla przykładu, sekretarka zajmuje się umawianiem spotkań oraz przekazywaniem informacji priorytetowych, na głowie handlowca ciążą udane transakcje i dokumenty z nimi związane, telefonistki wszelkie informacje przekazują managerom, a osoby prowadzące marketingowe działania online całą dokumentacje zapisują na dysku twardym w odpowiednio pogrupowanych folderach etc.
Płynny obieg firmowych dokumentów stanowią najczęściej, korzystające z technologii WWW, specjalistyczne programy (tryb online), które umożliwiają pracownikom korzystanie z nich poza biurem tudzież siedzibą firmy – można tutaj wymienić chociażby firmowe aplikacje udostępniane pracownikom wykonujących pracę zdalną. Programy te najczęściej rejestrują wykonywane czynności, które w każdej chwili może sprawdzić główny manager lub sam właściciel przedsiębiorstwa.
Zastosowanie elektronicznej formy obiegu dokumentów jest niezwykle korzystne – zalety możemy zauważyć m.in. w perspektywie zarządzania jakością, usprawnioną obsługą klientów, lepszą jakością działań odbywających się wewnątrz danej firmy, a także możliwością kontrolowania pracowników i osiąganych przez nich wyników. Kolejnym powodem przemawiającym za elektronicznym obiegiem firmowych dokumentów, jest znaczne zminimalizowanie ilości wszechobecnych papierów, a tym samym zaoszczędzenie czasu pracownikom i bardziej schludny wygląd biura.
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów – w wielkim skrócie
- możliwość precyzyjnego rozdzielenia zadań pracownikom
- niemożność zaginięcia dokumentów (wszystkie umieszczone są na twardym dysku komputera, lub na serwerze)
- sprawna obsługa klientów
- niskie koszty zarówno zdrożenia jak i użytkowania
- wygoda
