Uwagi ogólne, czyli o czym należy pamiętać tworząc biznesplan?

Samo słowo „biznesplan” działa na niektórych potencjalnych przedsiębiorców odstraszająco. Wymóg złożenia biznesplanu (w celu chociażby dopełnienia czynności urzędowych czy też stricte bankowych) skutecznie zniechęcił niejedną osobę do sprawdzenia się w biznesie (w mojej osobistej opinii do biznesu lepiej podchodzić jako do przygody oraz sprawdzenia siebie samego niż jak do prymitywnego „zdobywania” pieniędzy). Podejdźmy zatem naukowo do tego zagadnienia i usystematyzujmy wiedzę na temat sporządzania biznesplanów. Niniejsze opracowanie ze względu na konieczność zachowania rozsądnych rozmiarów (na temat biznesplanowania powstało wiele opasłych tomisk) będzie dość ogólne oraz przypomni kilka zasad przydatnych tak w tworzeniu samych biznesplanów, jak i innych dokumentów mających mieć zastosowanie praktyczne (opisów nowych idei, kosztorysów a nawet przemówień politycznych i podobnych).

Cel dokumentu (moduły logiczne biznesplanu)

Sam dokument biznesplanu (bez różnicowania na biznesplan dla inwestora, dla menedżera, dla pożyczkobiorcy i tym podobne) ma za zadanie ukazać wizję, która dopiero ma zostać ziszczona lub przedstawiać plany co do już istniejącego przedsięwzięcia. Cząstka „plan” nie musi odnosić się tu zatem tylko do stworzenia przedsięwzięcia, ale może również oznaczać zamiary wobec działającego biznesu.

Stąd zatem wywodzimy cel podstawowy biznesplanu:

Biznesplan określa zamiary (plany) w dziedzinie szeroko pojętego biznesu (tu biznesem będzie także działalność charytatywna czy polityczna) – nie tylko tworzenia nowych firm czy produktów, ale również zamiary oraz wizje co do już istniejących tworów (słowo „twór” jest o tyle pojemne, że mieści w sobie także wspomniane przedsięwzięcia non-profit, a nawet konkretne produkty).

Samo przedstawienie zamiarów byłoby nielogiczne… chcąc kogoś przekonać do swoich propozycji w jakiejkolwiek dziedzinie zazwyczaj uzasadniamy w sposób racjonalny ich sensowność (czyli spójność logiczną) oraz celowość (tu będą to pozytywne skutki wdrożenia naszych pomysłów w życie) tych propozycji. Biznesplan bez takiego uzasadnienia byłby jedynie czymś w rodzaju gatunku business-fiction – zwykłym wyartykułowaniem życzeń co do danego przedsięwzięcia.

Zatem:

Biznesplan musi również uzasadniać sensowność oraz celowość proponowanych działań. Dla „zwykłych” przedsiębiorstw celem będzie przede wszystkim zarabianie pieniędzy (lub wyłącznie zarabianie pieniędzy… nie musimy popadać w tak modne udawanie, że to nie o pieniądze chodzi w biznesie). Często cel nie jest kwantyfikowalny lub jest trudno kwantyfikowalny – konkretne kwoty są zastąpione na przykład „utrzymaniem się na rynku”, „zdobyciem udziału w rynku” lub podobnie określonym celem marketingowym. De facto jednak zawsze będzie chodziło o zyski. Wygląd to nieco inaczej w wypadku organizacji nienastawionych na zysk, ale ten temat jest zbyt obszerny na tak ogólne opracowanie.

Spełnienie się pozytywnych skutków naszych propozycji może mieć miejsce jedynie pod pewnymi warunkami. Jeśli zakładamy, że działania przedstawione w biznesplanie przyniosą dobre plony, to musimy także opisać przy jakich czynnikach niezależnych od nas może mieć to miejsce. Czynniki te możemy dla uproszczenia podzielić na kilka kategorii (podział ten jest jedynie propozycją i może nie spotkać się z aprobatą – szczególnie naukowców akademickich)

[note]

  • Czynniki konieczne – czyli takie, które muszą zajść, aby plan się powiódł
  • Czynniki dostateczne – takie, które mogą nie zajść, ale nie wyklucza to powodzenia planu, przy czym ich zajście jest wystarczające dla powodzenia
  • Czynniki wykluczające – takie, których zajście wyklucza zajście pozytywnych skutków naszych działań[/note]

Z tego wynika, że biznesplan, który zakłada powodzenie po wprowadzeniu go w życie musi nie tylko opisywać, jakie warunki muszą, mogą lub nie mogą się spełnić, aby realizacja biznesplanu dała pozytywne efekty, ale również musi uzasadniać skąd bierze przesłankę, że zajdzie odpowiednia kombinacja czynników. Określamy to jednym słowem: prognozowanie.

Podsumowując:

Biznesplan musi określać, kiedy zamiary w nim przedstawione po wprowadzeniu ich w życie dadzą pozytywne skutki w postaci realizowania określonych w nim celów. Logicznie rzecz biorąc dobry biznesplan powinien zatem zawierać w sobie uczciwe wytłumaczenie kiedy nie należy wprowadzać zawartych w nim idei w życie. Jeśli biznesplan optuje za wprowadzaniem, oznacza to, że zakłada się zaistnienie w przyszłości korzystnej kombinacji warunków. Wynika z tego, że „klasyczny” biznesplan powinien zawierać w sobie rzetelną prognozę przyszłej sytuacji. Odwracając: jeśli wystąpienie w przyszłości jednego z zestawów warunków dających szansę na realizację celów opisanych w biznesplanie zostało określone jako mało prawdopodobne, to biznesplan odrzucamy ze względu na nierealność jego założeń tyczących się przyszłości.

Jeśli cele są osiągalne (jest prawdopodobnym zajście kombinacji warunków niezbędnych do ich realizacji), to należy w sposób klarowny oraz systematyczny przedstawić sposób ich realizacji. Nie chodzi tu już o sam pomysł, lecz o konkretne działania, dzięki którym pomysł może być wprowadzony w życie. Ponadto oczywistym jest, że musimy znać siły i środki wymagane do przeprowadzenia tych działań.

Czyli:

Biznesplan musi zawierać w sobie szczegółowo opisane działania niezbędne do realizacji celów w nim zawartych. Działania te wymagają trzech rzeczy: czasu, pracy oraz środków materialnych. Jako że wszystkie te rzeczy mają swoją wartość wyrażalną w pieniądzach, biznesplan musi odpowiadać na pytanie „Ile to będzie kosztować?”. Jeśli kwotę tą wartościujemy wyżej niż realizację przedstawionego celu, to biznesplan odrzucamy ze względu na jego nieopłacalność.

Powyższe cele biznesplanu zostały ujęte w formie niezwykle syntetycznej oraz skondensowanej. Wiele osób czytających niniejszy artykuł może niesłusznie stwierdzić, że wymienionych celów jest mało. Należy tu jednak zrozumieć ogromną obfitość treści kryjącej się za wymienionymi wyżej logicznymi częściami składowymi biznesplanu. Zwracam również uwagę, że może się wydawać, iż pewne elementy pominięto. Jednakże po dogłębnej analizie można stwierdzić, że „każdy” element zawarty w „każdym” biznesplanie można zaklasyfikować do któregoś z opisanych powyżej modułów logicznych biznesplanu.

Jaki ma być biznesplan?

Jeśli rozumiemy cele biznesplanu, dość łatwo będzie nam określić jego cechy. Cechami będę te właściwości dokumentu, które czynią go odpowiednim do realizacji jego celów (przekonania inwestora do naszego pomysłu i tym podobne).

Jakie cechy zatem powinien posiadać biznesplan, aby móc go wogóle nazywać w ten sposób w pełnym tego słowa znaczeniu? Wyliczmy je:

  • Jasność – zarówno wizja przedstawiona w biznesplanie, przesłanki na których jest ona oparta jak i zgłaszane potrzeby (zazwyczaj czysto kapitałowe, czyli inwestycyjne lub pożyczkowe) muszą być wyrażone w sposób zrozumiały. Pomysł inwestycyjny musi być konkretny – oznacza to, że dyskwalifikowane są idee w rodzaju „Chciałbym się zająć handlem internetowym lub czymś podobnym.”. Mile widziane jest natomiast „Interesuje mnie otwarcie sklepu internetowego handlującego bielizną damską.”. Jeśli sami nie jesteśmy w stanie zdecydować się, jaki mamy pomysł lub co najmniej w miarę dobrze go opisać, powinniśmy spędzić wiele dni czy godzin nad przemyśleniem czy warto wogóle pisać wniosek o dotacje czy kredyt – brak konkretów w biznesplanie spowoduje, że zostaniemy uznani co najmniej za osobę niepoważną. Nie jest niczym złym sytuacja, w której bliżej nieokreślony pomysł na biznes „chodzi nam po głowie” (nawet wręcz przeciwnie, gdyż oznacza to że myślimy w sposób twórczy), po prostu poświęćmy wtedy więcej czasu na przemyślenie czy też ewentualne konsultacje (rodzina, znajomi, specjaliści z danej dziedziny, konsultanci gospodarczy, a nawet fora internetowe ‑ pamiętajmy jednak o tym, aby nie „odsłaniać” swojego pomysłu zbytnio, szczególnie przed osobami anonimowymi lub niegodnymi zaufania). Jeśli jednak nic, co uważamy za ciekawe nie przychodzi nam do głowy, być może nie jest to po prostu ten czas i póki co warto skoncentrować się na pracy zawodowej bądź odpoczynku – któregoś dnia na pewno zaświta nam jakaś cenna i jasna idea.
  • Logiczność – cecha szczególnie ważna przy części analitycznej dokumentu. Dlaczego nie zgadzają się kwoty postulowanych wydatków na inwestycje (na przykład, z jakiego powodu przedsiębiorca chce 100 tysięcy złotych kredytu na samochód oraz komputery, które łącznie kosztują tylko 85 tysięcy)? Dlaczego planuje się zatrudnienie zbędnej osoby podczas gdy z przedstawionych dokumentów wynika, że dotychczas zatrudnieni pracownicy „obijają się”? Dlaczego planowane jest zbudowanie hali magazynowej w Bydgoszczy, podczas gdy załączona analiza infrastruktury transportowej koncentruje się na Płocku?… Przykłady tego typu „kwiatków” można mnożyć, jednak zazwyczaj nie wynikają one ze złej woli, błędów rachunkowych lub wprost z głupoty przedsiębiorcy – częstokroć po prostu brak jest pewnych istotnych informacji. W przedstawionych przykładach niesumowanie się ponoszonych nakładów do 100 tysięcy złotych może wynikać z faktu, że przedsiębiorcy potrzebna jest rezerwa na koncie firmy równa 15 tysięcy złotych, lecz zwyczajnie zapomniał on o niej wspomnieć lub nie wiedział jak opisać tą kwotę mimo że intuicyjnie ją pojmował. Dodatkowy pracownik z odpowiednio przydzielonymi zadaniami może być osobą dzięki której reszta zatrudnionych nagle zacznie być obarczona obowiązkami w miejsce bezczynności. Różnica w analizowanych miastach może wynikać z innej lokalizacji zakładu oraz innym miejscu rejestracji firmy i tak dalej. W związku z tym przed złożeniem naszego biznesplanu przeczytajmy go jeszcze kilka razy, „prześpijmy się” z nim także – może o czymś zapomnieliśmy? Może w przedstawione informacje wkradła się jakaś niespójność lub błąd? Ten jeden czy dwa dodatkowe dni poświęcone na ponowną analizę dokumentu mogą być ostatecznie bardzo dobrze zainwestowanym czasem ‑ pamiętajmy, że inaczej postrzegamy stworzony przez nas świeżo dokument, a inaczej odbierze go osoba trzecia lub my sami po pewnej zwłoce.
  • Staranność – po części wynika ona z konieczności zachowania jasności oraz logiczności, jednak to nie wszystko. Chodzi także o formę – mimo istnienia narzędzi sprawdzających pisownię w edytorach tekstu nie zwolni to nas lub osoby przez nas wyznaczonej (na przykład znajomego polonisty czy po prostu osoby bardzo dbającej o czystość używanego języka) ze sprawdzenia czy w dokumencie nie ma zdań bezsensownych pod względem składni czy „brzydkich” stylistycznie. Adresat biznesplanu (szczególnie konserwatysta) czytając dokument dobry merytorycznie, lecz nieskładny językowo czy pełen literówek może się poczuć tak samo jak w sytuacji w której prezentujący biznesplan mówi co prawda mądrze, jednak bełkocząc czy sepleniąc. Nasze ewentualne tłumaczenia o posiadanej przez nas tak zwanej dysleksji czy dysortografii mogą jedynie pogorszyć sprawę. Ważnym będzie również układ tekstu, akapity, stosowne przypisy i tym podobne – wszystko to ma na celu stworzenie dokumentu nie tylko wartościowego merytorycznie, ale także takiego, który po prostu czyta się przyjemnie. W razie wątpliwości zawsze postawmy się na miejscu czytającego oraz załóżmy że jest on osobą bardzo wymagającą pod każdym względem – pamiętajmy że nie tworzymy dokumentu dla siebie, naszym celem jest rozwój naszej firmy. Biznesplan jest tu tylko narzędziem. A ono ma podobać się innej osobie (mogącej nam pomóc w realizacji naszych celów), zatem pisząc tego typu dokument służymy komuś w sposób bezpośredni a sobie jedynie w sposób pośredni. Sądzę, że pamięć o tych faktach pomoże nam zawsze odpowiedzieć sobie na pytanie „Czy to co stworzyłem jest dostatecznie staranne i czy zostanie odebrane w sposób właściwy przez adresata?”.

W pierwszej części niniejszego krótkiego instruktażu zostały przedstawione cele biznesplanu, jako dokumentu w formie skondensowanej – tu przedstawiono pozornie tylko trzy cechy dobrego biznesplanu, jednak praktyka uczy, że pod nie można „podciągnąć” praktycznie każdą właściwość dobrego dokumentu biznesowego. I tak na przykład prawdomówność zwiera się w staranności, rzetelność to mniej więcej to samo, co staranność, celowość i realność są częścią logiczności i tak dalej. Oczywiście jest to jedynie propozycja autora, w literaturze przedmiotu można spotkać się z wieloma innymi metodami klasyfikacji zarówno celów jak i cech biznesplanu – nie poruszamy się tu na gruncie nauki ścisłej (aczkolwiek wypada wspomnieć, że systematyczny umysł jest bardzo przydatny w biznesie), więc do pewnego stopnia każde ze źródeł może być użyteczne.

Jak się do tego zabrać?

Tak naprawdę najistotniejsza część biznesplanu powstaje w naszych umysłach. Dobra idea po odpowiedniej werbalizacji staje się idealnym biznesplanem. W związku z tym, jeśli chcemy osiągnąć cokolwiek w dziedzinie własnej przedsiębiorczości, musimy dysponować pomysłem – najlepiej własnym, jako że cudzej nawet dobrej idei możemy „nie czuć” i nie być do niej przekonanymi. Z tego wynika, że przed pisaniem biznesplanu „właściwego” będziemy zazwyczaj dojrzewać do tego intelektualnie nawet nie będąc świadomymi tego procesu (wynika to z niezwykłych właściwości ludzkiego umysłu oraz jego funkcjonowania nawet wtedy, gdy nie jesteśmy tego świadomi i na przykład śpimy lub pozornie nie myślimy o niczym). Nasze biurko czy komputer mogą zostać w związku z tym zasłane notatkami ‑ często będą to porozrzucane wszędzie karteluszki lub pliki tekstowe o treści dziwnej lub całkiem niezrozumiałej dla osoby trzeciej. Wbrew pozorom jest to wspaniały omen ‑ oznacza on że myślimy w sposób twórczy, a co za tym idzie w naszych głowach kiełkują idee. Około 99% z nich odrzucimy, lecz kilka zaczniemy rozważać w sposób nieco bardziej systematyczny. Zaczniemy je weryfikować, szperać po Internecie, sprawdzać czy owoc naszego pomysłu (produkt lub usługa) może być czymś, co będzie przez innych ludzi odebrane, jako wartościowe, a co za tym idzie może przynieść nam profity. Gdy nasz pomysł uznaliśmy za sensowny oraz zweryfikowaliśmy pozytywnie inne jego cechy (choćby jego oryginalność, innowacyjność czy też inne wartości istotne w biznesie), możemy zabrać się do tworzenia jego biznesplanu.

1. Ustalmy nasze cele (nie są one tożsame z celami biznesplanu per se – będącego jedynie przedmiotem mającym nam pomóc je urzeczywistnić). Chcemy być bogaci… to oczywiste. Aby dojść do tego celu chcemy utworzyć lub rozwinąć już istniejący biznes. W jaki sposób ma do tego dojść? Co sprawi, że nasz cel uznamy za spełniony (na przykład wprowadzenie przedsiębiorstwa na giełdę lub osiągnięcie przez nie określonej wartości rynkowej lub księgowej)? Czy i w jaki sposób pragniemy wyjść z inwestycji? Odpowiedzenie na te pytania to tak naprawdę połowa sukcesu. Tylko, gdy naprawdę wiemy czego chcemy, będziemy w stanie zbudować spójną strategię osiągnięcia naszych celów.

2. Sprecyzujmy, co jest nam potrzebne do realizacji naszych celów. Jeśli chcemy otworzyć firmę może nam brakować rzeczy takich jak kapitał, doświadczenie know‑how, i podobnych. W zasadzie każdy z brakujących elementów jest możliwy do pozyskania za odpowiednią sumę pieniędzy. Oznacza to, że brakujące nam przedmioty (na przykład samochód dostawczy, hala fabryczna i tym podobne) oraz właściwości (licencje, patenty, zezwolenia, zdolności merytoryczne w obszarach takich jak choćby zarządzanie i tym podobne) są zazwyczaj zdatne do wyrażenia ich wartości sposób pieniężny. Musimy być w stanie określić zarówno wartość poszczególnych z nich, jak i sumę tych wartości w określonym czasie. Za tym pójdzie decyzja kto i w jaki sposób może nam pomóc (Czy będzie to bank, czy fundusz? Czy chodzi o tylko pożyczkę, czy o wejście udziałowe?).

3. Gdy już wiemy, do kogo mamy się zwrócić zazwyczaj nie złożymy biznesplanu „z zaskoczenia”. Najczęściej instytucje takie jak banki, fundusze inwestycyjne czy też urzędy państwowe bądź samorządowe mają dawno już ustaloną oraz udoskonaloną procedurę, przez którą przechodzą ich klienci bądź petenci. Procedura ta zazwyczaj określa wymogi stawiane ubiegającym się o kredyt lub dotacje (zazwyczaj załącznikiem do wniosku o kredyt czy dotację będzie właśnie biznesplan). Nieco inaczej wygląda sytuacja, w której przedstawiamy nasz pomysł na biznes na przykład zamożnemu przyjacielowi czy krewnemu. Osoba ta po pierwsze może nie być obeznana z formalnymi stronami biznesplanowania lub też zwyczajnie daje nam wolną rękę – wtedy przygotowujemy biznesplan dość standardowy mając jednak na uwadze cechy indywidualne naszego potencjalnego inwestora (dla przykładu: jeśli jest to osoba konkretna i prostolinijna, to w biznesplanie staramy się unikać zbędnych ozdobników, jeśli inwestorem ma być osoba bardzo dociekliwa, powinniśmy dążyć do możliwie jak najpełniejszego opisu naszego przedsięwzięcia i tak dalej). W wypadku, gdy składamy biznesplan do instytucji, powinniśmy uzyskać informacje na temat wymogów jego dotyczących (o ile są – warto jednak wysondować, co będzie szczególnie ważne w biznesplanie dla oceniającej go instytucji, bądź jeszcze lepiej: osoby).

4. Gdy nasze cele oraz wymogi przyjmującego biznesplan są już określone, przydatna jest faza refleksji. O ile nie gonią nas terminy, dobrze jest poświęcić co najmniej kilka dni na spokojnie przemyślenie oraz ewentualne szkice naszego biznesplanu nie pracując póki co nad nim samym. Faza ta jest w zasadzie opcjonalna, jednakże może nam ona pomóc w wypracowaniu twórczego oraz interesującego pomysłu na nasz biznesplan. Etap ten przypomina nieco przedstawione we wstępie rozdziału „wpadanie na pomysł” biznesowy oraz konkretyzowanie go.

5.  Nadchodzi czas na skonstruowanie „szkieletu” biznesplanu. Nie utożsamiajmy go na siłę ze spisem treści. „Szkieletem” nazwiemy raczej niezbędne moduły biznesplanu ułożone w logicznej oraz celowej kolejności. Mówiąc prościej: pamiętając o oczekiwaniach adresata dokumentu (tu w sensie struktury) staramy się sensownie wpasować w nie konstrukcję myślową naszego pomysłu. „Szkielet” możemy zaprojektować nawet w formie grafu (rysunek może wyrazić idee oraz związki przyczynowo-skutkowe początkowo bardzo trudne do rozpisania tekstowego), lecz pamiętajmy, że ma on służyć jedynie nam i być punktem wyjścia do stworzenia spisu treści.

6. Równolegle z tworzeniem „szkieletu” zbieramy niezbędne dla biznesplanu dane. Mają one mieć charakter:

[tip]

  • Obiektywny (pochodzić z niezależnego źródła)
  • Weryfikowalny (każdy fakt powinien być opatrzony stosownym przypisem)Co najmniej w wypadku prognoz w miarę możliwości zdywersyfikowany (chodzi tu o ukazanie wielu punktów widzenia)
  • Konkretny (informacja „W następnym roku rynek serwerów dla firm wzrośnie o 10% do 145,6 milionów złotych” jest oczywiście więcej warta niż „W następnym roku rynek serwerów wzrośnie do ponad 145 milionów złotych.”)[/tip]

W zasadzie im więcej informacji, tym lepiej – preferujemy sytuację w której przy tworzeniu biznesplanu odrzucamy nawet ich dużą część zamiast sytuacji w której okazuje się, że podczas tworzenia jesteśmy niedoinformowaniu lub nie jesteśmy w stanie poprzeć wiarygodnymi faktami swojego biznesplanu w sposób co najmniej dostateczny.

7. Posiadając „szkielet” oraz zaplecze merytoryczne możemy rozpocząć budowanie spisu treści. Powinien on zawierać nie więcej niż dziesięć podpunktów w wypadku prostego biznesplanu oraz nie więcej niż trzydzieści podpunktów dla projektów bardziej rozbudowanych. Spis treści może być prosty (każdy podpunkt vel rozdział ma równą wagę) lub przybrać strukturę piętrową (schemat: rozdział oraz zawarte w nim podrozdziały oraz ewentualnie podrozdziały podrozdziałów).

8. O ile każdemu z podpunktów spisu treści nadaliśmy odpowiednio zwięzłą nazwę (na przykład „List do inwestora”, „Cele przedsięwzięcia”, „Prognozy dotyczące rynku”), powinniśmy uznać, że wypełnienie ich treścią jest bezproblemowe. Jeśli patrząc na spis uznajemy, że jest on niezrozumiały nawet dla nas samych, oznacza to, że przy jego tworzeniu popełniliśmy błąd, powinniśmy wrócić do „szkieletu” naszego pomysłu i tam szukać rozwiązania.

9. Gdy nasze rozdziały są już wypełnione treścią, warto jest przejść ostatni okres refleksji. Dokument odłóżmy na przynajmniej jeden dzień „na półkę” i przygotujmy się, że następny dzień poświęcimy na jego poprawianie: zarówno w skali makro (nierzadko bardzo pracochłonne niespójności w budowie ujawnione niestety dopiero na tym etapie, brak koherentności między rozdziałami, błędy analityczne i tym podobne) jak i w skali mikro (wspomniana stylistyka, drobne błędy merytoryczne, rozmieszczenie tekstu i tym podobne). Jeśli nie jesteśmy pewni czy to wystarczy, pokażmy dokument osobie zaufanej lub poczekajmy jeszcze jeden dzień i dokonajmy drugiej i ostatniej rundy poprawek.

10. Czas na wisienkę na torcie… dostarczenie gotowego dokumentu do adresata i na dalszy rozwój wydarzeń.

Zauważyliście Państwo zapewne, że nie opisuje się tu tworzenia konkretnych podpunktów biznesplanu (list intencyjny, analiza SWOT i tym podobne). Wynika to z uniwersalnego charakteru niniejszego instruktażu oraz chęci przedstawienia dość chłodnego oraz analitycznego spojrzenia na dokument biznesplanu bez względu na to, jaki ma on być pod względem szczegółów. Wierzę, że stosując się do rad tu przedstawionych w połączeniu z innymi artykułami biznesplanowanie stanie się prostsze.

Karol Szczepański

Zapoznaj się z naszą ofertą tworzenia biznesplanów.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *