Zarządzanie przez zadania

Szef do pracownika:
– Mam dla Ciebie zadanie. – Słucham? – Wejdź na stronę praca.pl. – Wszedłem, panie kierowniku. – A teraz szukaj sobie nowej pracy.

Omawiając kolejną koncepcję zarządzania, czyli ZPZ, z pewnością nie takie zadania będziemy mieli na uwadze… Na początek warto zacytować dobrze znane studentom zarządzania prawo Parkinsona, mówiące o tym, iż „człowiek wykonuje swe zadanie tak długo, ile ma czasu do dyspozycji”. Ze spostrzeżenia tego wynika wniosek, że pracownikom określać należy możliwie krótkie, lecz zarazem realne, czasy realizacji zadań, bowiem to wpłynie na nich motywująco i zmobilizuje do pracy. Przyjmując optykę teoretyka, ZPZ polega na „definiowaniu przez menedżera jasno określonych i dopingujących zadań rzeczowych oraz na zlecaniu ich do wykonania konkretnym podwładnym, z każdorazowym uwzględnieniem terminów finalizacji”. Zazwyczaj owo określenie terminu nie jest sztywne, lecz mieści się on w zakresie dopuszczalnych widełek.

Filozofia ZPZ opiera się na uznanej prawdzie – kiedy ludzie wiedzą, czego precyzyjnie się od nich oczekuje, praca jest już w połowie zrealizowana. Wdrażając ową koncepcję, kierownik winien przede wszystkim pokładać wiarę w swych ludzi, mówiąc im tylko, co i kiedy mają zrobić, dając im swobodę działania w zakresie doboru sposobu wykonania. Zarazem sam kierownik winien zastosować do siebie podobne reguły postępowania – przyjmując zadaniowy system pracy, codziennie wyznaczać trzeba sobie klarowne cele, jak np. „wykonać telefon do prezesa naczelnego” (nawet, jeśli to zadanie nieszczególnie przyjemne;), zamiast stwierdzeń w rodzaju „spróbuję teraz trochę popracować”… Bardzo prawdopodobne, że pozostaniemy wówczas na etapie próbowania.

Dobrze znane powiedzenie mówi, iż „czas to pieniądz”, co implikuje, iż sprawny menedżer powinien kalkulować nakłady czasu równie precyzyjnie, jak wydatki finansowe. Pragnąc zmobilizować pracowników do wydajniejszej pracy w krótszych terminach zastosować on może np. takie bodźce, jak płaca akordowa czy za konkretne dzieło (zadanie). Więcej czasu powinien także poświęcić na planowanie zadań swoich i podwładnych, aby w efekcie mniej go tracić – w tym celu dobrze zawsze mieć przy sobie terminarz, w którym zapisywać można na bieżąco zadanie, pojawiające się w toku codziennego funkcjonowania firmy, jak też osoby kompetentne do ich realizacji. Sporządzając plan zadań w formie pisemnej, zaoszczędzimy na obciążaniu pamięci niepotrzebnymi informacjami. Zapiski takie, sporządzane w układzie tygodniowym czy miesięcznym, tworzą zarazem plany priorytetów na konkretne okresy. Ostatecznie przydzielanie zadań również powinno odbywać się na piśmie, gdyż z jednej strony dyscyplinuje to pracownika, z drugiej zaś pozwala w każdej chwili przypomnieć sobie cel, jaki został przed nim postawiony i sprawdzić, czy został on w pełni zrealizowany.

Konkludując, ZPZ kładzie nacisk na zarządzanie operatywne firmą oraz przydzielanie członkom personelu dyspozycji w trakcie codziennych porannych odpraw. Podczas nich do menedżera należy nie tylko podział zadań pilnych, koniecznych do realizacji danego dnia, ale również zasygnalizowanie kwestii zastępczych czy uzupełniających, którymi podwładni będą mogli zająć się, zrealizowawszy w pierwszej kolejności priorytety i dysponując jeszcze czasem wolnym. W ten sposób zapewnia się całej załodze zajęcie na dzień roboczy, nawet w przypadku wystąpienia luzów czasowych z nieoczekiwanych powodów. Sprawienie, iż pracownicy zawsze będą w pracy czymś zajęci, z pewnością poprawi efektywność funkcjonowania firmy, zaś dla zagwarantowania sobie tego efektu należy każdego dnia na koniec dniówki skontrolować również, w jakim zakresie podwładni zrealizowali przydzieloną im pulę zadań – tego typu zainteresowanie ich pracą ma bowiem silny wymiar motywacyjny.

W koncepcji ZPZ poczesne miejsce zajmuje sposób generowania zadań przez menedżera – są one bowiem wynikiem dezagregacji celów firmy i ich rozbicia na cele podrzędne, czyli poleceniami wyznaczanymi imiennie określonym pracownikom. Najefektywniej zasada owa sprawdza się w dziedzinie zarządzania zasobami finansowymi – ostatecznie nawet na szczeblu administracji państwowej wdrożono już budżetowanie zadaniowe. ZPZ doskonale zdaje egzamin także na niższych szczeblach zarządzani tudzież w działaniach niepowtarzalnych i niecyklicznych, kiedy zadania są silnie zdywersyfikowane.

Na koniec wyliczmy pozytywne aspekty metody ZPZ – są nimi: efektywne zagospodarowanie czasu pracy załogi, co implikuje wzrost wydajności w całej firmie; wzrost sprawności organizacyjnej zarządu oraz jego zainteresowania realizacją celów strategicznych, a także poprawę procesu planowania dzięki „przypominaczom” w formie przejrzystych zapisków. Wymienione zalety wyraźnie przeważają nad wadami ZPZ, wśród których najistotniejsza zdaje się trudność w oszacowaniu czasu trwania poszczególnych zadań, za którą idzie możliwość ustalania pracownikom nierealnych terminów realizacji oraz zlecanie im zbyt dużej ilości obowiązków, co stwarzać może sytuacje konfliktogenne. Zastosowanie ZPZ wiąże się również z większą skłonnością kadry kierowniczej do autokratycznego stylu zarządzania, gdyż nadmiernie wygodni menedżerowie lubią „obdarowywać” swych podwładnych także i zadaniami, które de facto należą do zakresu ich własnych obowiązków.

Marta Konstancja Olesińska

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *