Podejście systemowe w zarządzaniu – czyli nowoczesne i nietypowe spojrzenie na organizację

Zakładając jednoosobową działalność gospodarczą, jesteśmy sami sobie sterem i okrętem. Kiedy jednak tworzymy spółkę, firma zaczyna się rozwijać i rozbudowywać, wyodrębnieniu podlegają kolejne komórki organizacyjne, następnie zaś działy, trzeba zadać sobie pytanie: w jaki sposób będziemy zarządzać naszym interesem? Jednym z instrumentów, pozwalającym nam kontrolować poszczególne obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa, jak również sterować nimi z pozycji kapitana statku, jest struktura organizacyjna. Znaczenie owego terminu wydaje się oczywiste i banalne, jednak warto przytoczyć jego formalną definicję. Otóż pod pojęciem struktury rozumieć należy – zgodnie z tym, co podaje literatura przedmiotu – „rozparcelowanie oraz rozlokowanie elementów składowych danej całości oraz ich powiązanie wszelkiego rodzaju relacjami, zachodzącymi pomiędzy nimi, charakterystycznymi dla określonej organizacji lub instytucji”. Pod tym przydługim wyjaśnieniem kryje się łacińska etymologia słowa „struktura”, czyli budowa. Pojęcie owo pojawia się zresztą jako kategoria poznawcza w każdej niemal dziedzinie nauki, nie dotyczy więc tylko i wyłącznie organizacji oraz zarządzania. Bez jego uprzedniego wyjaśnienia w szerszym kontekście naukowym nie jest zresztą możliwe pełne zrozumienie tego, czym jest właściwie struktura organizacyjna.

Ogólnie rzecz biorąc, struktura stanowi synonim budowy wewnętrznej jakiejś całości bądź systemu, rozpatrywanej z określonego punktu widzenia. Przykładowo, w fizyce mówimy o strukturze kryształów, mając na myśli sposób powiązania atomów w cząsteczce danej substancji, natomiast w socjologii badamy strukturę grup społecznych, biorąc pod uwagę ich zróżnicowanie wewnętrzne oraz miejsce i rolę w kontekście szerszej analizowanej populacji. Z przytoczonej definicji oraz przykładów wynika, iż w samym pojęciu struktury rozróżnić możemy dwie odrębne podkategorie, a mianowicie:

– same komponenty rozpatrywanej całości, którymi mogą być zarówno komórki organizacyjne, jak też części, podzespoły czy inne składniki;

– relacje (stosunki, powiązania i oddziaływania), zachodzące pomiędzy wspomnianymi elementami.

Cechą każdego systemu, a zatem i organizacji, jest wewnętrzna złożoność. Natomiast początków rozważań o strukturze organizacyjnej przedsiębiorstw, traktowanych właśnie jako swego rodzaju systemy, upatrywać należy na przełomie lat 40-tych i 50-tych XX wieku, kiedy to rozwinęło się nowe podejście w naukach o zarządzaniu. Wówczas bowiem swoje wykłady opublikował austriacki profesor…biologii L. von Bertalanffy, kładąc tym samym podwaliny innowacyjnej jak na owe czasy koncepcji, zakładającej traktowanie przedsiębiorstwa jako elementu wpisującego się w ogólną teorię systemów. Do ewolucji tego podejścia, jak również jego przełożenia na praktykę zarządzania firmę, przyczynili się natomiast profesorowie amerykańscy (A. Rapaport, K. Boulding, A.D. Hall), zakładając w 1956r. towarzystwo naukowe, mające na celu prowadzenie badań systemowych. Punktem wyjścia do powstania ogólnej teorii systemów było zdefiniowanie fundamentalnych pojęć nowej nauki, obszaru jej zainteresowań, jak również metod, wykorzystywanych w prowadzonych badaniach. Pierwszą definicję systemu opracował wspomniany Bertalanffy, stwierdzając dość ogólnikowo, iż „system jest to zbiór elementów wzajemnie powiązanych ze sobą oraz z otoczeniem”. Określenie to doprecyzował następnie A.D. Hall, podkreślając, że ów zbiór obejmuje nie tylko obiekty oraz relacje pomiędzy nimi, ale również „dodatkowe powiązania występujące między własnościami poszczególnych elementów”. Nowe spojrzenie zaproponował z kolei W. Ashby, który zasugerował, iż „pojęcie systemu nie oznacza konkretnych rzeczy, lecz wykaz zmiennych, przy czym każdy pojedynczy element zawiera nie mniej niż nieskończenie wiele zmiennych, a więc nieskończenie wiele systemów”. Nie wdając się w bardziej zawiłe naukowe rozważania – jeden i ten sam składnik może być zaliczany do różnego rodzaju systemów, w zależności od tego, z jakiego punktu widzenia zechcemy go rozpatrywać.

W zacytowanych naukowych definicjach, jakkolwiek skomplikowanych, brakuje niezwykle istotnego elementu. Trzeba bowiem pamiętać, iż ważnym atrybutem każdej zorganizowanej całości jest cel, na którego osiągnięcie jest ona nakierowana. Jeśli tego atrybutu nie wskazano, mamy co najwyżej do czynienia z układem, a więc pewną całością złożoną z powiązanych części. Systemem natomiast nazywamy obiekt, składający się z komponentów uporządkowanych wedle zdefiniowanych reguł, które kategoryzują ich wzajemne relacje, a więc „obiekt zorganizowany”. W podejściu systemowym do zarządzania w ten właśnie sposób patrzy się na przedsiębiorstwo, którego poszczególne części wspólnie przyczyniają się do powodzenia całości, a więc do realizacji strategicznych celów firmy.

W naukach o organizacji i zarządzaniu systemowość nakazuje rozpatrywanie określonego przedmiotu, jego elementów, właściwości oraz powiązań pomiędzy nimi w kontekście związków przyczynowo-skutkowych, w zakresie zależności wewnętrznych danego systemu oraz jego relacji z otoczeniem. Każdy system społeczno-gospodarczy, a zatem i naszą firmę (choćby bardzo małą), opisywać można za pomocą siedmiu podstawowych części składowych:

celów – zasadniczym celem przedsiębiorstwa jest zwykle dążenie do pomnażania zysku, jednak może być nim również ekspansja rynkowa, maksymalizacja wolumenu produkcji czy po prostu przetrwanie w dobie nasilonej konkurencji;

wejść – którymi są zarówno dostawy zasobów rzeczowych, usług (np. energii, mediów), kapitału finansowego, rekrutacja zasobów ludzkich, a także napływ informacji z rynku o przewidywanym popycie na nasze produkty;

wyjść – do nich zaliczamy nie tylko wyprodukowane przez nas wyroby lub świadczone usługi, ale ponadto wszelkie efekty uboczne działalności firmy (odpady), sprawozdania finansowe, informacje marketingowe np.;

procesów – z których każdy polega na transformacji tego, co posiadamy na wejściu w produkt wyjściowy;

wyposażenia rzeczowego – czyli majątku trwałego przedsiębiorstwa;

zasobów ludzkich – w postaci zorganizowanych zespołów pracowniczych, wiedzy, kwalifikacji i umiejętności zatrudnianego personelu;

otoczenia – do którego zaliczają się wszyscy interesariusze przedsiębiorstwa, a więc dostawcy, odbiorcy, władze lokalne i centralne, podmioty dostarczające kapitału, społeczność lokalna, konkurenci czy organizacje pozarządowe.

Każdy system, zatem i przedsiębiorstwo, charakteryzuje się wieloma właściwościami, pozwalającymi identyfikować sprawność jego funkcjonowania. Najczęściej przyjmuje się tu pewien dekalog parametrów dla celu określenia efektywności działania firmy. W szczególności każda zorganizowana całość cechuje się takimi własnościami, jak:

celowość istnienia – co oznacza występowanie określonego nadrzędnego celu, stanowiącego globalne kryterium optymalizacji działania organizacji;

struktura – która poprzez zdefiniowanie podziału kompetencji i obowiązków oraz rozgraniczenie zakresów odpowiedzialności wyznacza określony porządek organizacyjny oraz ramy standardowego przebiegu procesów, wreszcie zaś gwarantuje, iż poszczególne części będą wspólnie przyczyniać się do powodzenia działań całości;

złożoność – atrybut ten niekoniecznie dotyczy dużej liczby elementów składowych, ale częściej ich różnorodności i indywidualności (ta ostatnia cecha w szczególności odnosi się do zasobów ludzkich);

hierarchia – w każdej organizacji istnieje bowiem podsystem, wywierający dominujący wpływ na jej funkcjonowanie, przy czym wzrost znaczenia tego ośrodka świadczy o zwiększeniu stopnia centralizacji władzy , natomiast rozszerzenie zakresów autonomii pozostałych podsystemów jest równoznaczne z decentralizacją;

homeostaza – ów termin, zaczerpnięty z nauk biologicznych, w odniesieniu do organizacji oznacza po prostu, iż jako całość posiada ona zdolność do utrzymywania równowagi w określonym przedziale wahań oraz umiejętność dostosowań, wynikających ze zmieniających się warunków w otoczeniu;

adaptacyjność – która polega na możliwości przystosowania się systemu do wspomnianych modyfikacji zewnętrznych uwarunkowań działania i to najlepiej w sposób, jaki jest dla danej organizacji najkorzystniejszy i umożliwia dalszy jej rozwój;

otwartość – cecha ta mierzona jest ilością powiązań systemu z otoczeniem (za pośrednictwem wejść i wyjść), które zapewniają mu zarówno możliwości rozwoju (nadarzające się okazje rynkowe), jak też stanowić mogą zagrożenie upadkiem;

samoorganizacja – to nawiązanie do nowoczesnego spojrzenia na przedsiębiorstwo jako organizacji „uczącej się”, która posiada zdolność do permanentnego, samodzielnego nabywania nowych kompetencji oraz poszukiwania najlepszego w danych warunkach stopnia zorganizowania, zapewniającego najwyższą efektywność działania;

ekwifinalność – ów skomplikowany termin oznacza po prostu możliwość realizacji tych samych celów przy pomocy różnych metod i środków;

synergia – to własność nader często decydująca o powodzeniu organizacji i sprawności jej działania, gdyż oznacza, że w systemie jako całości występują nowe właściwości, jakościowo inne aniżeli suma atrybutów poszczególnych podsystemów, co ostatecznie prowadzi do powstania tzw. efektu organizacyjnego. Ten z kolei możemy w skrócie zdefiniować słowami Arystotelesa, iż „całość to więcej niż prosta suma części”, choć naukowe wyjaśnienie tego terminu brzmi: „przeciętna nadwyżka korzyści przypadających na członka zespołu, współdziałającego z pozostałymi osobami, w porównaniu z korzyścią możliwą do osiągnięcia w działaniu indywidualnym”.

Pojęcie systemu jest niezwykle uniwersalne, zatem daje sposobność jego wykorzystania w każdej niemal dziedzinie nauki. Pozwala ono rozpatrywać badany obiekt (a naszym przypadku będzie nim przedsiębiorstwo) wieloaspektowo, a także usprawniać jego działanie poprzez analizę jego struktury i wprowadzanie modyfikacji poszczególnych elementów. Przedmiot analizy trzeba przy tym zawsze dostrzegać w szerszym kontekście, ponieważ firma nasza nie jest oderwana od rzeczywistości, ale również istnieje w złożonym układzie: nadsystem-podsystem, jako iż jest elementem określonej struktury rynkowej, branży, sektora czy wreszcie całej gospodarki narodowej, zaś z drugiej strony składa się z oddziałów, pionów oraz komórek organizacyjnych. Uniwersalność tego podejścia w naukach zarządzania ułatwia nie tylko rozpatrywanie każdego elementu systemu z osobna (cel, wejścia, wyjścia etc.), ale także wzajemnych ich sprzężeń między sobą oraz powiązań z otoczeniem. Aby upewnić się, iż nie są to tylko teoretyczne, stricte naukowe rozważania, podajmy przykład managera o orientacji systemowej. Otóż w swoim postępowaniu będzie się on kierował nie tyle zdolnościami produkcyjnymi przedsiębiorstwa i staraniami o to, by były one maksymalnie wykorzystane (niezależnie od chłonności rynku), lecz przede wszystkim będzie podejmował decyzje produkcyjne w oparciu o rozeznanie oczekiwań klienteli rynkowej. Z kolei handlowiec o orientacji systemowej sprzedawać będzie produkt na określonym rynku nie tylko na podstawie informacji, że nie ma tam jeszcze danego towaru, ale w oparciu o głębszą analizę rzeczywistego (a nie tylko potencjalnego) popytu na danym rynku. Swego czasu słynna stała się klęska rynkowa polskich „krówek” w Indiach, gdyż nasi rodzimi handlowcy nie pomylili się wprawdzie, co do istnienia tamże popytu na cukierki, jednak wykazali się całkowitą abnegacją w zakresie znajomości hinduskiej kultury, w której krowa jest zwierzęciem świętym… Siłą rzeczy słodycze w papierkach z nadrukowanymi „krasulami” musiały wrócić to kraju – to właśnie przykład niesystemowego podejścia do problemu handlu i rynkowej ekspansji.

Marta Konstancja Olesińska

  1. Biznesplany.Biz tworzą ludzie z pasją, wiedzą i doświadczeniem w swoich dziedzinach. Jest to dobierany do potrzeb projektu zespół stałych konsultantów. Znajdują się w nim eksperci z dziedziny finansów, marketingu, zarządzania firmą i dotacji europejskich.
  2. Świadczymy usługi z zakresu pozyskiwania dotacji unijnych, tworzenia biznesplanów, przeprowadzania szkoleń i doradztwa marketingowego.
Skontaktuj się z nami i uzyskaj darmową wycenę
  1. (wymagane)
  2. (wymagany ważny e-mail)
  3. Captcha
 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *