Formalizacja struktury organizacyjnej

Ostatnia charakterystyka strukturalna – formalizacja – odnosi się do kompleksowego systemu wzorców oraz przepisów, obowiązujących w danej organizacji i regulujących postępowanie pracowników.

Zadaniem formalizacji jest utrwalenie na piśmie sposobów zachowania na poszczególnych stanowiskach, jak również przebiegu procesów wykonawczych.

Miarę tego parametru stanowi natomiast zakres i stopień szczegółowości, w jakim zdefiniowane są poszczególne procedury oraz rygorystyczność ich przestrzegania, a zatem również sankcje przewidziane za naruszenie przepisów.

Pewien stopień sformalizowania niezbędny jest w każdej organizacji i to nie tylko dla tego, by sprostać wymogom prawnym (jak choćby posiadanie statutu, regulaminu organizacyjnego itp.), ale również po to, ażeby zdyscyplinować pracowników i ograniczyć ich nadmierną oraz nieuzasadnioną w pewnych okolicznościach swobodę działania.

Powstałaby wówczas paradoksalna sytuacja, kiedy osoby na stanowiskach kierowniczych byłyby kierownikami wyłącznie z nazwy, natomiast nie miałyby żadnego umocowania formalnego do pełnienia swej roli, gdyż ich podwładni mogliby na własną rękę podejmować decyzje, nie ponosząc za to żadnej odpowiedzialności.

Pozytywny aspekt ograniczonej formalizacji obejmuje ponadto ukierunkowanie całego personelu na osiąganie jasno zdefiniowanych (np. w strategii czy planach funkcjonalnych dla poszczególnych działów) celów.

Z drugiej jednak strony uważać trzeba, by nie doprowadzić do przeformalizowania organizacji i powstania typowej biurokracji, która będzie tworzyć przepisy dla samej siebie, dbając wyłącznie o ich rygorystyczne przestrzeganie. Niweluje to elastyczność działania, tak niezbędną w warunkach stale zmieniającego się otoczenia.

Precyzyjnym wyrazem formalizacji zachowań organizacyjnych jest w każdej instytucji dokumentacja organizacyjna, w skład której wchodzą akty normujące zachowania i procedury w skali całej organizacji (dokumentacja ogólna), czyli wspomniany statut, regulamin, schemat obrazujący strukturę, księga wejść i wyjść czy też instrukcje obowiązujące wszystkich bez wyjątki pracowników (np. dotyczące BHP), a także dokumentacja szczegółowa, odnosząca się do unormowań zakresów działania poszczególnych komórek i stanowisk pracy, czyli instrukcje robocze oraz karty stanowisk zawierające zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.

W oparciu o pięć omówionych w poprzednich wpisach parametrów dokonuje się klasyfikacji struktur organizacyjnych, przy czym w literaturze z dziedziny zarządzania spotkać możemy sporo odmiennych spojrzeń na tę typologię. Rodzaje struktur będą już jednak przedmiotem odrębnych rozważań…

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *