Jako nastolatek miałem mylne przeświadczenie, że ludzie biznesu oraz nauki będą nawet lepsi niż prywatni nauczyciele – w końcu godzina ich pracy jest o wiele wyżej wyceniana (czasami płacił bezpośrednio uczestnik, a czasami sponsor danej imprezy). Zawiodłem się nieco: co prawda maklerzy czy naukowcy akademiccy dość często trzymali poziom, jednak trudno byłoby mi wskazać jakikolwiek wykład czy prezentację które można było określić jako dopięte na ostatni guzik. Gros prezentacji było po prostu nudnych (uwaga: można mówić interesująco nawet o nieciekawym zagadnieniu!) – przedstawionych tak, że odnosiło się wrażenie, że nawet prezentujący nie interesuje się tematem, który przedstawia. Kolejnym grzechem głównym jest przeświadczenie, że nieśmiertelne slajdy programu Power Point są całą prezentacją i gdy się je stworzy, to aktywność prowadzącego może się ograniczać do klikania myszą oraz czytania ich zawartości (możliwie jak najmniej zaangażowanym tonem). Prezentujący byli czasami niedostatecznie przygotowani (nie potrafili odpowiedzieć na proste pytania związane bezpośrednio z opisywanym przez siebie zagadnieniem) czy też ich wiedza była za wąska (owszem, byli specjalistami w szczegółach, lecz nie byli w stanie przedstawić swojego zagadnienia w szerszym kontekście. Rzadko kiedy było widać również osobiste zaangażowanie w sensie pasji w omawianiu swojego zagadnienia (można to krótko ująć jako wyrobnicze podejście).

Jeśli chodzi o media, to ich nie analizowałem – po prostu przywykłem do świadomości, że w USA nawet na filmach przedsiębiorcy potrafią mówić o swoich interesach w sposób ciekawy pod względem formy (czyli po prostu ładnie) oraz z zaangażowaniem (a wręcz błyskiem w oku), natomiast w Polsce mówiąc o sprawach fundamentalnych dla państwa czy narodu poseł nie jest w stanie nie tylko powiedzieć słowa od siebie, ale nawet zrozumiale przeczytać tego co ma na kartce (aplikacje czytające tekst pomogłyby wybrańcom narodu zaoszczędzić masę czasu oraz przestać istnieć w świadomości wyborcy jako “ten nie umiejący dobrać krawata idiota który nie potrafi się wysłowić” czy “ten dziadek, który dopiero uczy się czytać i w dodatku robi to lekko wcięty”). Z dziennikarzami bywało różnie, jednak znajdowały się wśród nich ludzkie perełki potrafiące już samym swoim wyglądem, mimiką czy gestykulacją sprawić, że zwrócimy uwagę na to, co mają oni do powiedzenia.

Wiem jak jest, chciałbym pokazać jak być powinno czy też co najmniej czego powinniście Państwo unikać, aby biznesplany które przedstawiacie nie służyły za książeczkę z kołysankami. Zapraszam do lektury.

Uwagi wstępne

Dokument niniejszy koncentruje się na sposobie (formie) w jaki dana informacja jest przekazywana od prezentującego do odbiorcy prezentacji. Treść (właściwe merytorycznie cechy biznesplanów oraz sposoby ich sporządzania) są rozważane w innych dokumentach serii. Autor stoi na stanowisku, że treść jest nieporównywalnie istotniejsza od formy: wiekopomne wynalazki rodziły się często w brudnym i brzydkim otoczeniu oraz same być mało atrakcyjnymi dla osoby postronnej z wizualnego czy akustycznego punktu widzenia (chociażby wynalazek silnika spalinowego), wielkie teorie mogły przynajmniej wstępnie przyjmować bardzo “dziwną” formę (dość wspomnieć za istotną w teorii ekonomii krzywą Laffera narysowaną po raz pierwszy na serwetce), a ludzie je tworzący nierzadko byli nieatrakcyjni fizycznie lub też mało komunikatywni i zaradni społecznie (dość wczytać się w biografie niektórych noblistów takich jak Albert Einstein czy John Nash, problem ten tyczy się także tworzących piękne dzieła artystów tacy jak van Gogh czy Edvard Munch). Wobec tego niniejszy dokument należy traktować bardziej jako swego rodzaju przypomnienie niektórych zasad biznesowego savoir-vivre’u (w trakcie prezentacji odbiorca może przyswoić sobie istotne fakty, a równocześnie czuć się źle osobiście z powodu choćby jej przeciągnięcia się w czasie czy percepcji osoby prowadzącej jako lekceważącej swoje zadanie – nie trzeba tłumaczyć, że osoba chcąca dobrze “sprzedać” swój biznesplan nie chce osiągnąć takiego efektu) oraz nie tyle poradnik doboru ładnego krawata i uśmiechu, co raczej zbiór wskazówek dotyczących kwestii pozamerytorycznych związanych z prezentacją biznesplanu, a istotnych dla powodzenia projektu. Całość opiera się na założeniu przyjmowanym również w innych dokumentach serii: przygotowujący biznesplan (tu: prowadzący prezentację biznesplanu) chcąc osiągnąć swój cel (przekonać potencjalnego partnera biznesowego do wejścia w określony układ o charakterze gospodarczym) musi służyć adresatowi dokumentu (tu: adresatowi prezentacji dokumentu). W związku z tym podobnie jak sam biznesplan, scenariusz jego ewentualnego przedstawienia na żywo musi być przygotowany pod kątem spełnienia potrzeb i oczekiwań adresata. Warto także zauważyć, że sami możemy uznawać przewagę treści nad formą, co jednak nie oznacza, że system wartości adresata będzie podobny. Nawiasem mówiąc wiele osób również deklaruje że interesują je głównie liczby i suche fakty, jednak przeczy temu empiryczna wiedza psychologiczna: 55% potencjalnych adresatów naszych prezentacji oceni naszą prezentację po naszym wyglądzie (zarówno nasze cechy fizyczne, jak i nasze ubranie i “gadżety” z których korzystamy), 38% po postaci naszej mowy (czyli tego jak mówimy: chodzi nie tylko o właściwości naszego głosu, ale także o naszą łatwość artykulacji czyli wysłowienia się oraz “drobiazgi” takie jak wyrafinowane słownictwo, składnia oraz rytm w jakim przedstawiamy nasze zagadnienie)… tylko 7% ludzi zachowa się “profesjonalnie” i będzie analizowało głównie to o czym mówiliśmy oraz wartość merytoryczną tego co mówiliśmy. Oznacza to, że bez względu na nasze osobiste zapatrywania zarówno biznesplan, jak i jego prezentacja muszą stać na najwyższym poziomie tak merytorycznym, jak i estetycznym. Z przedstawionych liczb wynika jasno, że w wypadku prezentacji biznesplanu na żywo musimy skupić się właśnie na tej drugiej cesze (estetyce).

Informacje o prezentowanym biznesplanie i celach jego prezentacji

W dokumentach serii poruszano temat sensowności i celowości biznesplanu – na użytek niniejszego instruktażu zakładamy, że cele prezentacji są tożsame z celami samego biznesplanu. Cel biznesplanu może wpłynąć w pewnym stopniu na sposób jego prezentacji.

Omówmy to na przykładach:

• Prezentacja biznesplanu tworzonego na potrzeby pożyczkowe (głównie kredytu bankowego) – W wypadku firm “zwykłych” (w sensie skali działalności oraz potrzeb) prezentacje są zazwyczaj zbędne. O ile bank czy kasa pożyczkowa chce osobistego przedstawienia biznesplanu zazwyczaj chodzi o rozwinięte dane finansowe oraz zadanie dodatkowych szczegółowych pytań do dokumentu ze strony oceniającego zdolność kredytową. Wystarczający jest wtedy zazwyczaj księgowy firmy ewentualnie wraz z osobą reprezentującą jej wyższy szczebel zarządczy. Najistotniejsza tu będzie wiarygodność oraz dobre przygotowanie merytoryczne delegatów firmy zamierzającej podjąć współpracę. W wypadku “starych” (w sensie działalności oraz współpracy z daną instytucją finansową) przedsiębiorstw prezentacja może być bardzo rozwiniętym spotkaniem kilku przedstawicieli obu współpracujących przedsięwzięć wraz z prezentacją określonego projektu inwestycyjnego, na który potrzebne jest finansowanie.

• Prezentacja biznesplanu tworzonego na potrzeby inwestycyjne – Pozyskiwanie inwestora (zarówno w postaci osoby fizycznej, jak i profesjonalnego przedsiębiorstwa) jest w istocie sprzedaniem swojego pomysłu na biznes. Oznacza to, że prezentując swój biznesplan przedstawicielom funduszu venture capital czy zebranym na sali inwestorom chcącym zapisać się na akcje naszej firmy w ofercie publicznej musimy stanąć na wysokości zadania: właśnie ten rodzaj prezentacji będzie wymagał największej ilości przygotowań oraz zimnej krwi. Instytucje i osoby te powierzą nam swoje kapitały pod jednym warunkiem: muszą zobaczyć, że się im to opłaca. W związku z tym musimy być przygotowani merytorycznie równie dobrze co na rozmowę z bankiem (szczególnie w dużych grupach odbiorców prawdopodobieństwo natrafienia na osobę zadającą szczególnie trudne pytania będzie znaczne – nawet gdybyśmy uważali je za szczególnie niewygodne i natrętne naszym obowiązkiem jako prezentującemu jest służyć osobie będącej odbiorcą, toteż cierpliwie i zrozumiale wyjaśniamy wszelkie wątpliwości) oraz marketingowo szczególnie gdy prezentacja ma formę telekonferencji (na przykład walne zgromadzenia akcjonariuszy prowadzone on-line) lub gdy będą ją uważnie śledzić dziennikarze. Można to porównać do pierwszej randki z piękną kobietą: zależy nam na sukcesie, a szansa będzie prawdopodobnie tylko jedna (niefortunna wypowiedź czy to na lunchu czy na konferencji dla inwestorów może definitywnie przekreślić nasze szanse zarówno jako adoratora, jak i jako przedsiębiorcy), więc podejdźmy do sprawy poważnie i z rozwagą.

• Prezentacja biznesplanu tworzonego na potrzeby zarządcze – W wypadku przedstawiania kierownictwu lub szeregowym pracownikom wytycznych co do ich zadań w kontekście filozofii działania przedsiębiorstwa sytuacja jest dość prosta: jasno i bez zbędnego marketingu tłumaczymy cele jakie firma chce osiągnąć oraz to czego dokładnie będzie ona wymagała firma jako pracodawca od pracowników na drodze do osiągania tych celów. Pracownicy są zazwyczaj świetnie zorientowani w sytuacji wewnętrznej przedsiębiorstwa, więc nie będą nam potrzebne zabiegi marketingowe czy psychologiczne – mogą przynieść nawet odwrotny skutek w postaci braku zaufania oraz wręcz niechęci do prezentującego (czyli przedstawiciela wyższego kierownictwa bądź właściciela). Należy być przygotowanym na bardzo trudne pytania nieuwzględnienie dyskusji w harmonogramie prezentacji może rodzić późniejsze nieporozumienia. Nie należy jednak zbyt mocno tłumaczyć się z celów przedsiębiorstwa czy motywów osobistych kierujących właścicielem – osłabia to morale (podobnie jak w strukturach wojskowych tłumaczenie się dowódcy przed podwładnymi z wydawanego rozkazu umniejsza jego autorytet w ich oczach). Natomiast jak najjaśniej trzeba wyłożyć cele firmy i zadania pracowników. Znów działa wspominany tu motyw służenia odbiorcy prezentacji w interesie prezentującego. Pracownicy są dla firmy cennym aktywem, jako że bez nich realizacja jej celów byłaby niemożliwa. W związku z tym jasne i precyzyjne wyłożenie w trakcie prezentacji ich obowiązków jest służeniem im i zaspokajaniem ich potrzeb, dzięki czemu cele firmy staną się osiągalne.

• Prezentacja biznesplanu tworzonego na potrzeby urzędowo-formalne (głównie chodzi tu o dotacje czy inne formy wsparcia państwa) – Tego rodzaju prezentacje są traktowane po macoszemu z prostej przyczyny: korupcja oraz niekompetencja urzędników dysponujących pieniędzmi podatników osiąga coraz wyższe poziomy. Oznacza to, że dość naiwną będzie wiara, że dobry pomysł odpowiednio “sprzedany” z pomocą wspaniałej prezentacji da cokolwiek młodemu ambitnemu przedsiębiorcy (ambitnie wyciągającemu ręce w żebraczym geście). Powody są dwa. Po pierwsze zabiegi mające na celu uzyskanie jakiejś formy gwarancji publicznej czy państwowego “wsparcia” danej firmy przybierają zazwyczaj formy zakulisowe… późniejsze spełnianie kryteriów formalnych jest nierzadko jedynie teatrzykiem pro forma. Po drugie natomiast nawet przy założeniu czystości serca urzędnika czy polityka decydującego o wsparciu danego przedsiębiorstwa należy pamiętać także o czystości umysłów tych osób. Można bez wahania przyjąć, że większość polskich posłów oraz urzędników państwowych nie ma pojęcia o ekonomii ani biznesie. Przy zapoznawaniu się z biografiami tych ludzi widzimy pewien ciągle powtarzający się motyw – nierzadko całe życie zawodowe spędzali oni na posadach tworzonych z pieniędzy podatnika: posła, kierownika w państwowym przedsiębiorcy, działacza związkowego, pobierającego dotacje rolnika, naukowca akademickiego i tym podobnych. Ludzie ci mogą niestety egzystować wyłącznie w świecie kruczków prawnych, politycznych gierek i zakulisowych ustaleń. W trakcie prezentacji mogą nawet nie rozumieć treści, jaką im się przekazuje. Stąd rada jest prosta: jeśli wierzymy że prezentacja może nam pomóc, to skoncentrujmy się na jej formie a nie treści oraz przygotujmy się do odpowiadania na ewentualne “dziwne” pytania zadawane dla pozorów. Dobra będzie również próba nawiązania relacji osobistej z decydentem, stąd dobrze gdy prezentacja taka odbywa się w cztery oczy w możliwie miłym otoczeniu aranżowanym przez prezentującego: luksusowa sala konferencyjna, ładnie urządzone biuro firmy i tym podobne. Musimy pamiętać również o własnym wyglądzie i ogólnie niewerbalnych właściwościach naszej komunikacji. Celem naszym jest “uwiedzenie” w sensie profesjonalnym osoby, dzięki której możemy odnieść wymierne korzyści.

Informacje o adresacie

O ile prezentacja ma być tworzona “pod adresata” i jego potrzeby, to należy zebrać o nim (a co zatem idzie istotnych dla niego cechach i okoliczności prezentacji) możliwie jak najwięcej wiadomości.
Wymieńmy najważniejsze z tych wiadomości podzielone na grupy:

• Status odbiorców prezentacji – polityczna poprawność nie zezwala na traktowanie ludzi różnie w zależności od ich statusu… zdrowy rozsądek oraz pragmatyzm nakazują postępować wręcz przeciwnie. W zależności od statusu odbiorcy (przypadkowy drobny inwestor giełdowy, dotychczasowy kontrahent firmy czy też główny zarządzający funduszu inwestycyjnego) dopasowujemy kwestie organizacyjne: nonsensem jest organizowanie otwartej (czyli dostępnej dla każdego chętnego) prezentacji spółki w luksusowym kurorcie, podobnie jak nietaktem byłoby przyjęcie delegacji inwestorów zagranicznych w przypadkowym niekomfortowym miejscu typu niedostosowana do celów konferencyjnych siedziba przedsiębiorstwa czy tani hotelik nieodpowiedni pod względem komfortu oraz wyposażenia do tego celu. Oczywistym będzie również różny czas i środki inwestowane w przygotowanie prezentacji: prezentacja dla przedstawicieli handlowych może być niedroga, co nie odbierze jej walorów praktycznych.

• Ilość bezpośrednich odbiorców prezentacji – Chcemy być postrzegani jako osoba zorganizowana, analogicznie tak ma być odbierana nasza firma – w związku z tym adekwatnie do liczby uczestników musimy dopasować pojemność miejsca prezentacji (czy ma to być biuro, kameralna restauracja czy sala konferencyjna) oraz zdecydować czy w wypadku choćby walnego zgromadzenia akcjonariuszy nie wzbogacić prezentacji o opcje teletransmisji. Rozwiązanie to upowszechnia się między innymi ze względu na swoje ogromne zalety praktyczne i wciąż spadającą cenę – pomoc zaoferować mogą między innymi mające duże doświadczenie na tym polu firmy informatyczne.

• Wymagania odbiorców – Audytorium przypadkowe (na przykład inwestorzy giełdowi na spotkaniu otwartym) jest gotowe na niespodzianki – teoretycznie należy przedstawiać informacje ekonomiczne o firmie w kontekście sytuacji na giełdzie, jednak istnieje tu problem nadinterpretacji przez odbiorcę, toteż firmy nierzadko wolą zaniechać przedstawiania tego aspektu w prezentacji w celu uniknięcia oskarżeń o manipulację. Jednak w wypadku prezentacji dla banków czy inwestorów trzeba dokładnie zebrać informacje o sprawach dla nich interesujących w trakcie prezentacji. Intuicyjnie rzecz biorąc będą to oczywiście kwestie finansowe, ale nie jest niczym złym wcześniejsze uzgodnienie aspektów prezentacji dla dobra odbiorcy a co za tym idzie nas samych.

• Inne – O odbiorcy powinniśmy wiedzieć możliwie dużo. Szczególnie istotnym jest to w wypadku obcokrajowców. Jeśli gościmy delegację zagraniczną, to ważny dla nas będzie nie tylko język, jakim się posługują (możemy być oczywiście wspomagani przez tłumacza – nietaktem będzie wsparcie pracownika, który o stopniu zaawansowania swojego angielskiego może powiedzieć jedynie “komunikatywny”). Ważne dla nas będą również niuanse kulturowe szczególnie w wypadku gości z Dalekiego Wschodu czy Arabów. Tyczyć będą się one nie tylko z pozoru tak banalnych kwestii jak rodzaj serwowanego posiłku czy ubioru, ale również obyczajów biznesowych – w celu uniknięcia kompromitacji dobrze jest skorzystać z pomocy Internetu lub konsultanta w postaci choćby naukowca akademickiego (na przykład pracownika katedry japonistyki czy orientalistyki).

Czego unikać?

Wielu czytelników odbierze poniższe zalecenia za oczywiste. Przypominam o nich jednak ze względu na częste zapominanie o tych istotnych oczywistościach. Rażące niedoróbki można zobaczyć zarówno w wypadku drobnych prezentacji o charakterze lokalnym (mała firma zapoznająca potencjalnych klientów z charakterem swojej działalności), jak i na zamkniętych konferencji dla finansistów o znaczeniu międzynarodowym (spotkania z analitykami z zagranicznych instytucji finansowych, debaty z udziałem najwyższych władz państwowych i tym podobne).
Wymieńmy zatem punkt po punkcie potencjalne wpadki przy tworzeniu oraz dokonywaniu prezentacji wraz z dobrymi radami związanymi z niedopuszczeniem do tego typu sytuacji:

• Zbyt duża długość prelekcji – Jest to jeden z czynników powodujący znudzenie lub zniecierpliwienie adresata. Nawet gdy we wcześniej wręczonym harmonogramie uwzględniono czas równy na przykład dwóm godzinom, “w praniu” niezwykle często okazuje się, że jest to czas trudny do wytrzymania dla odbiorcy (efekt jest wzmocniony niepunktualnym, czyli zazwyczaj opóźnionym rozpoczęciem czy zbyt długim skupianiem się na jednym początkowo omawianym zagadnieniu i późniejszym “przelatywaniu” po innych tematach w celu zmieszczenia się w czasie). Proszę pamiętać: prezentacja biznesplanu nie ma być jego przeczytaniem czy rozwinięciem to nie o to chodzi. Dobrze przeprowadzona prezentacja biznesplanu musi uwzględniać przekazanie egzemplarza dokumentu każdemu z jej uczestników do późniejszej analizy oraz zapoznania się ze szczegółami. W wypadku dużej liczby uczestników krąg ten można zawęzić lub rozdać jedynie krótkie ulotki z podanym sposobem otrzymania całej wersji dokumentu – na przykład via Internet). Prezentacja ma się skupiać na istotnych z punktu widzenia uczestnika cechach: jeśli jest to przedstawiciel banku do którego zwracamy się po kredyt, to stawiamy na opisywanie stabilności finansowej firmy w kontekście biznesplanu, jeśli natomiast uczestnikiem jest potencjalny inwestor to stawiamy na ukazanie naszej wizji w sensie jej realności oraz zysków, menedżer zatrudniony w firmie na swoim szkoleniu dotyczącym biznesplanu chciałby z kolei dokładnie poznać swoje obowiązki, i tak dalej. Opowiadanie bankowcowi o szczegółach procesu technologicznego w przedsiębiorstwie, inwestorowi o tle makroekonomicznym a szeregowemu pracownikowi o prognozowanych wskaźnikach ekonomicznych przedsiębiorstwa w którym jest zatrudniony może mijać się z celem.

• Źle dobrana osoba prezentująca – Pierwszym problemem jest tu język. Jak już wspomniano we wstępie jest to niezwykle rażące szczególnie dla konserwatywnego odbiorcy traktującego z szacunkiem to narzędzie komunikacji. Rzadziej widać to w dokumentach typu prospekt emisyjny, dość często w robionych “na kolanie” na ostatnią chwilę slajdach. Do prezentowania dokumentu niekoniecznie trzeba skorzystać z osoby go sporządzającej (aczkolwiek o ile osoba ta jest bardzo sprawna także w języku mówionym oraz posiada dar komunikatywności, to jest to wskazane). Osobę prezentującą należy wybrać bardzo starannie i przy tej procedurze trzeba być nawet okrutnym, w ostateczności zatrudniając na tą okoliczność kogoś z zewnątrz. Przede wszystkim trzeba oddzielić ziarno od plew: na wstępie podziękować ludziom, którym zaświadczenie o dysleksji, dysgrafii i tym podobnych żałosnych pseudoupośledzeniach (poprawniej: nowomodnych usprawiedliwieniach lenistwa lub braku daru wyrażania myśli w mowie oraz piśmie) pomogło zdać maturę czy studiować (obecnie funkcjonuje często określenie: “dostać papier”, co świadczy samo w sobie o stosunku takiej osoby do swojego wykształcenia). Z szacunku dla naszego odbiorcy dziękujemy także osobom nieśmiałym, mającym kłopoty z dykcją (na uczelniach wyższych coraz częściej trafiają się przypadki studentów mających problemy z przeczytaniem na głos prostego tekstu… a to wszystko w imię udawania, że ludzie są równi i każdemu “należy się” na przykład wykształcenie wyższe) czy patrzeniem rozmówcy w oczy – robimy to pośrednio dla naszego własnego dobra. Prosta rozmowa lub ćwiczenie prezentacji pozwoli nam dość łatwo zdecydować się na wybór lub odrzucenie potencjalnego prelegenta – i mamy tu być skrajnie wymagający, gdyż robimy to dla kogoś a nie dla siebie. Jakkolwiek kontrowersyjnym mogłoby się to wydawać, do prezentowania naszych idei biznesowych może nie nadawać się osoba, którą możemy określić jako nieatrakcyjną fizycznie. Jest to przykre, ale jak już zostało zauważone, ludzie zwracają uwagę na powierzchowność i nie jest możliwym ominięcie tego. Osoby o nienaturalnej budowie ciała, brzydkiej twarzy czy po prostu nie potrafiące się dobrze ubrać należy raczej odrzucić, chyba że dysponują one wiedzą merytoryczną lub niezwykłym darem komunikacji trudnym do odnalezienia u osoby innej (na przykład informatyk czy inżynier firmy mający co prawda problemy z autoprezentacją, jednak posiadający wiedzę i umiejętności przedstawienia w sposób prosty niezwykle skomplikowanego zagadnienia niezbędnego do zrozumienia w celu zaaprobowania lub odrzucenia projektu gospodarczego opisywanego przez nasz biznesplan).

• Makaronizmy i zbędne zwroty specjalistyczne – Jest to część złego języka na tyle rażąca, że ujęta w osobnym punkcie. Odbiorcy prezentacji posługującemu się określonym językiem (na przykład językiem polskim) mamy obowiązek wyrażać szacunek nie tylko poprzez stosowanie tego języka w prezentacji nawet gdybyśmy musieli użyć zwrotu opisowego: “feedback” to po prostu komunikat zwrotny, wspomniany “event” to zdarzenie takie jak konferencja czy koncert a “target” to grupa docelowa. Osoba stosująca terminy tego typu w miejsce wyrazów polskich funkcjonujących od dziesiątek lat nie tylko naraża się na zarzut o śmieszność czy wręcz bufonadę (żeby nie powiedzieć nieoczytanie i prostactwo), ale również o nieprofesjonalizm. Problemem osobnym jest nadmiar terminologii specjalistycznej tam, gdzie nie jest ona niezbędna. Owszem, należy używać wyrafinowanego i bogatego słownictwa, ale nie musimy ze szczegółami opowiadać o technologii pakowania orzeszków ziemnych lub nadmiernie wnikać w daną procedurę informatyczną czy leczniczą, jeśli prezentacja nie jest dla specjalistów. Zagadnienia techniczne, patenty oraz technologie są zazwyczaj prezentowane osobno podczas spotkań między naukowcami oraz inżynierami stron. Pomyłką jest nadmierne wnikanie w szczegóły na konferencjach otwartych, w których uczestnikami są zwykli ludzie lub prezentacjach dla chociażby przedstawiciela działu kredytowego banku (oczywiście odbiorcy będą robili mądre miny i wyrażali żywe zainteresowanie żeby nie wypaść na ignorantów, ale miażdżąca większość z nich po prostu nie będzie wiedziała o czym mówimy). Może być to wręcz błędem ze względu na nadmierne “odsłanianie się” firmy.

• Nieśmiertelny Power Point – Jak wspomniano już kilkukrotnie to nie jest prezentacja sama w sobie, a jedynie pewna pomoc. Oczywiście projekcja slajdów może być obecna, lecz można spokojnie się obyć bez niej. O ile prelegent jest osobą interesującą oraz na przedstawiany temat ma coś sensownego do powiedzenia, to jest on w stanie z powodzeniem obyć się bez jakichkolwiek pomocy (z drobnymi karteczkami suflującymi włącznie). Oczywiście nie oznacza to, że nie wolno nam zastosować wymienionych pomocy – przypomniane jest tu po prostu co jest celem prezentacji, a co jedynie jej narzędziem. Ponadto jeśli już decydujemy się na użycie slajdów czy innej pomocy przy prezentacji (na przykład filmu), to powinniśmy rozpowszechnić ten materiał wśród audytorium tak, aby każda osoba z niego miała szansę na późniejszą analizę na chłodno przedstawianego przez nas zagadnienia (prezentacja pokazana raz zostanie zapomniana maksymalnie po kilku dniach).

• Zaniedbanie dialogu z audytorium – Wyższością prezentacji nad wysłaniem maila z biznesplanem jest możliwość jego przedstawienia na żywo oraz bieżącej komunikacji z jego odbiorcami. Prezentujący wygłaszający swoją kwestię a później dziękujący za uwagę nie powinien być nigdy zatrudniany. Częścią przygotowania dobrej prezentacji jest przygotowanie się prezentującego (czasami wraz z osobami mu towarzyszącymi takimi jak szef firmy czy jej główny księgowy) na pytania ze strony odbiorców prezentacji. Jeśli pytania takie się nie pojawiają jest to co najmniej niebezpieczny sygnał. Może on oznaczać, że jej odbiorcy nie byli nią zainteresowani bądź już wyrobili sobie zdanie na temat przedstawianego przedsięwzięcia (niekoniecznie pozytywne). Prezentujący nie tylko powinien, ale wręcz musi być przygotowanym na dialog oraz odpowiadanie na pytania. Powinien je nawet sam prowokować. Nie musi on być omnibusem w każdym aspekcie działalności firmy w wypadku konieczności wyjaśnienia problemu szczegółowego na pomoc musi mu przyjść inna osoba z firmy. Oznacza to, że de facto każdy przedstawiciel opisującej się firmy może stać się prelegentem, co pociąga za sobą konieczność przygotowania się przez niego na polach tu opisanych (wiedza merytoryczna, sprawność językowa, cechy wyglądu i tym podobne).

• Brak lub zły układ przerw – Naiwnością jest założenie, że odbiorca prezentacji będący bankowcem czy inwestorem wykazuje się równą cierpliwością i wytrzymałością fizjologiczną co pracownik firmy (przy czym ten ostatni jest zazwyczaj wynagradzany za swój udział w prezentacji). Prezentacja powinna być podzielona na moduły, z których każdy powinien trwać maksymalnie godzinę. W trakcie przerw (mogą one trwać nawet pół godziny ze względu na zazwyczaj interesujące, także merytorycznie rozmowy kuluarowe z prelegentami oraz między uczestnikami) powinny być zapewniane co najmniej napoje i lekkie przekąski. Błędem jest rozciągnięcie prezentacji na dwa dwugodzinne moduły oraz rozstawianie na oczach uczestników wystawnego lunchu dla nich przeznaczonego… gdy prezentacja dojdzie do końca. Zapewnimy sobie wtedy audytorium zniecierpliwione i przypominające sobie o “drobiazgu” jakim jest uczucie głodu i pragnienia. Naturalnie sam wystawny lunch jest bardzo przyjemny dla uczestników, jednak układ “posłuchaj nas a damy Ci dobre jedzenie” jest po prostu niedopuszczalny i kompromitujący dla organizatora.

• Tytułomania – Dla Polaków jako społeczeństwa spauperyzowanego oraz dotkniętego parafeudalnym systemem socjalistycznym jest to wciąż spory problem. Uporczywe używanie tytułu “Prezes”, “Dyrektor”, “Kierownik” czy “Doktor” może być odebrane jako bufonada lub lizusostwo. Nie należy zaniedbywać cudzego dorobku zawodowego lub naukowego, lecz stawianie ciągłego akcentu na nazwę cudzego stanowiska może być kłopotliwe dla tej osoby. Przesadą w drugą stronę jest zbyt nieformalne podejście do tych zagadnień (szczytem przesady: przechodzenie na “Ty” gdy nie zostało to ustalone). Osoba o dobrym smaku i odpowiednich instynktach będzie w stanie wyczuć stosowność danego zachowania na tym polu.

Karol Szczepański

Zapoznaj się z naszą ofertą tworzenia biznesplanów.

Podobne artykuły:

• Forma biznesplanu
• Nietypowe rozdziały (części składowe) biznesplanów.
• Uwagi ogólne, czyli o czym należy pamiętać tworząc biznesplan?
• Co to jest i do czego służy biznesplan?
• Do startu! Gotowi? START! – Zaczynamy pisać biznesplan.
• Wstęp biznesplanu i list intencyjny
• Dobra wola i jej brak przy realizowaniu biznesplanu – przykłady

Może on przyjąć postacie niekonwencjonalne, w potocznym postrzeganiu nie uznawane za właściwe dla biznesplanu (postrzeganie to może być słuszne w niektórych wypadkach, jednak sama postać dokumentu różna od wydruku czy pliku edytora tekstowego nie dyskwalifikuje tego typu dokumentu jako biznesplanu o ile ta alternatywna postać jest dostateczna dla zachowania właściwości biznesplanu wynikających z niego mniej lub bardziej oficjalnej definicji – pod uwagę bierzemy kryterium celowości). Warto pamiętać, że mogą one być formami samego biznesplanu, jak i pełnić dla niego rolę posiłkową lub zamienną (nawet gdy sam biznesplan przyjmuje formę konwencjonalną – przykładami może być prezentacja na żywo tego dokumentu będąca znacznie efektywniejszą formą na spotkaniu z inwestorami od zwyczajnego rozdania im prospektów emisyjnych wielkości cegieł czy też dołączenie do “zwykłego” biznesplanu prezentacji filmowej będącej jego uzupełnieniem oraz rozwinięciem).

Co ważne, biznesplanu nie musimy traktować homogenicznie oznacza to, że poszczególne jego części możemy zawierać w różnych formach. List dla adresatów może przyjąć formę nagranego oświadczenia prezesa spółki, cześć dotyczącą prognoz ekonomicznych biznesplanu można zawrzeć w programie komputerowym pozwalającym użytkownikowi na otrzymywanie prognoz dotyczących firmy przy założeniu wystąpienia określonych przez niego warunków (na przykład wzrostu gospodarczego, stawek podatkowych czy stopnia rozwoju konkurencji), plan marketingowy w postaci tak lubianych przez ludzi związanych z marketingiem slajdów programu Power Point, a prezentację majątku i wyników finansowych przedsiębiorstwa oczywiście w formie dobrze znanych nudnych zestawień, tabel i komentarzy do nich.

Dla porządku przyjrzyjmy się zatem alternatywnym formom biznesplanów:

• Prezentacja na żywo (także w formie telekonferencji) – Formę tą można bez wahania nazwać najefektywniejszą i najatrakcyjniejszą… pod jednym warunkiem: prezentacja będzie prowadzona odpowiednio. Z żalem można stwierdzić, że prawie wszystkie prezentacje w świecie polskiego (zresztą nie tylko polskiego) biznesu sprowadzają się do postawienia laptopa, rzutnika oraz osoby naciskającej przycisk myszy i czytającej zawartość wyświetlanego slajdu. Przede wszystkim to nie jest prezentacja na żywo, a co najwyżej rodzaj średnio przyjemnej kołysanki dla odbiorcy. O ile w prezentacji na żywo pojawia się komputer oraz slajdy programu Power Point (jest to ogólnie przyjęty standard, mało kto jest świadom istnienia multum alternatyw dla tego rodzaju wsparcia multimedialnego), to mają one pełnić rolę wyłącznie posiłkową (to komputer ma służyć prezentującemu jako podsumowujący jego wywód, a nie prezentujący komputerowi jako jego (komputera) lektor nawyk ten jest niestety rozwijany już w szkołach i na uczelniach wyższych… potem, czyli w życiu zawodowym jest już tylko gorzej). Uporządkujmy zatem pewne fakty (sztuka prezentacji zostanie opisana szerzej w odrębnym artykule): przede wszystkim o ile prezentację prowadzi człowiek dostatecznie światły i przygotowany, nie będzie on wymagał żadnych szczególnych pomocy (nawet kartek z danymi finansowymi – o ile osoba ta wie co zamierza przekazać i do czego zmierza, nie będą jej potrzebne dane odnośnie tego, czy w danym roku obrotowym przychody formy wyniosły 574 387 złotych, czy 574 387 złotych i 15 groszy – tematu czytania “prezentacji” z kartki nie poruszam, ponieważ jest to po prostu żenujące). Opowiadając o firmie, jej historii, celach i planach na przyszłość, osoba ta musi wywrzeć dobre wrażenie na odbiorcach będzie na niej ciążyła nie mniejsza odpowiedzialność niż na przygotowującym zawartość merytoryczną dokumentu. Dochodzimy tu do niezwykłej zalety prezentacji bezpośrednich (nieistotne czy wykonywanych w choćby zamkniętej sali konferencyjnej dla małego grona zainteresowanych, czy niesionej łączami teleinformatycznymi do ogromnej liczby ludzi mogącej wpływać na jej kształt) zaletą tą jest możliwość zadawania pytań w jej trakcie. Dobrze prowadzona prelekcja powinna zawsze (lub prawie zawsze) pozostawiać jej uczestnikom możliwość przerwania (w sensie dosłownym) prelegentowi i zadania pytania. Kolejnym ogromnym problemem Polaków jest albo nieumiejętność zadania pytania (nawyk uczony od dzieciństwa: “słuchaj, rób notatki, nie pytaj”; osoba zadająca pytanie jest częstokroć postrzegana jako bezczelna oraz z miejsca jest otoczona ostracyzmem) oraz (co gorsza) obrażanie się na pytającego (nawyk także wyuczany w szkołach, także na uczelniach wyższych – nauczyciel bez względu czy jest to wychowawca w szkole podstawowej czy profesor uniwersytetu jest w stanie nie tylko zareagować bezpośrednio w sposób co najmniej niegrzeczny – częste są przypadki dosłownego mszczenia się na osobach żądnych wiedzy), Jeśli przedsiębiorstwo decyduje się na prezentację bezpośrednią jako sposób zapoznania inwestora czy kierownictwa z firmą i jej polityką, to absolutnym skandalem jest odpowiedź prelegenta taka jak: “nie wiem”, “nie przygotowywaliśmy tego” czy choćby jego zmarszczone brwi wyrażające zdziwienie, że ktoś śmiał mu przerwać (!). Jak już wielokrotnie w dokumentach niniejszej serii zaznaczano: przygotowujący biznesplan chce osiągnąć swoje cele, ale w tym celu musi służyć oraz spełniać życzenia osób oraz instytucji mogących pomóc w ziszczeniu tych celów. Oznacza to, że przygotowywanie biznesplanu w formie prezentacji jest o wiele trudniejsza niż komputerowego wydruku czy nawet filmu. Przedsiębiorstwo zarządzane mądrze wybierze jedną z dwóch ścieżek: wyśle wspaniale przygotowanego prelegenta (nie tylko w kwestiach zawartych w biznesplanie, ale także doskonale świadomego problemów i pytań, jakie mogą zostać wysunięte ze strony audytorium i co za tym idzie umiejącego zachować się w wypadku choćby poruszenia “problematycznego” zagadnienia firmy przez któregokolwiek ze słuchaczy) lub też zrezygnuje z prezentacji w ogóle (choćby w wypadku trudności w przygotowaniu prezentacji oraz prelegenta czy też – być może nawet istotniejszej – obecności w firmie obszarów problemowych o znacznej istotności).
• Prezentacja multimedialna – Jak już zaznaczono, prezentacje multimedialne (głównie utożsamiane z pokazami slajdów programu biurowego Power Point – nie jest to do końca poprawne, jednak można dla uproszczenia przyjąć takie założenie) odgrywają istotną rolę w celu posiłkowania się przy prezentacji. Prezentacje takie mogą być również rozsyłane na skrzynki poczty elektronicznej jako właściwy biznesplan pod warunkiem, że są one przygotowane odpowiednio (dość interesującym zjawiskiem jest to, że przedsiębiorstwa bardzo rzadko udostępniają i rozsyłają po danej konferencji prezentacje użyte w funkcji wspomagającej). Narzędzie to jest bardzo popularne oraz “wciskane” bardzo często nie tylko do prezentacji na żywo (jak wspomniano prezentacja multimedialna miałaby zastąpić przygotowanego prelegenta, co przeczy samej idei prezentacji na żywo), lecz także jako materiał wspomagający na przykład stronę www firmy. Prezentacje takie są wysoko cenionymi między innymi ze względu na łatwość ich sporządzenia (łatwiej stworzyć chwytliwy slajd z kilkoma wypunktowanymi zagadnieniami niż stronę wypełnioną w całości spójną i logiczną treścią) oraz atrakcyjność wizualną i nierzadko dźwiękową. Problem, jaki tu się pojawia można określić jako wylewanie dziecka razem z kąpielą – chcąc uczynić prezentację naszej firmy tak “lekką, łatwą i przyjemną” jak to tylko możliwe, zatracamy istotną część treści merytorycznej. Przedsiębiorstwo, w którym podjęto decyzję, aby znaczącą część lub całość biznesplanu sporządzić w formie prezentacji multimedialnej, musi wykazać się daleko idącą rozwagą w dobraniu osoby lub osób ją tworzących szczególnie gdy firma “uparła się” na tworzenie biznesplanu dla instytucji dość konserwatywnej typu fundusz inwestycyjny. Chodzi tu nie tylko o zawarcie w prezentacji dostatecznej ilości faktów, ale także o oszczędne i zharmonizowane gospodarowanie w prezentacji efektami typu przejścia między slajdami, wjazdy tekstu czy efekty dźwiękowe – nawet mały biznesplan przeniesiony na prezentację multimedialną może zająć kilkaset slajdów, a przez to być bardzo męczącym w odbiorze dla adresata. To, co modne nie jest zawsze najlepsze szczególnie w biznesie należy pamiętać o tej myśli.
• Film – Tworzenie biznesplanu czy szerzej mówiąc: prezentacji przedsiębiorstwa może posługiwać się również filmem w charakterze narzędzia. Jako że tworzące biznesplan czy autoprezentację przedsiębiorstwo będzie zainteresowane jak najwyższą jakością owocu swoich prac, film może zostać na wstępie odrzucony ze względu na ogromne koszty stworzenia profesjonalnej produkcji wysokiej jakości (do kilku milionów złotych w wypadku pełnometrażowej produkcji przedstawiającej wiele aspektów działania firmy). Tego typu biznesplan jest często wykorzystywany przez wielkie korporacje jako jedna z form ich prezentacji przed interesariuszami. Niestety jak już wspomniano kosztowne wykonanie tej produkcji może być także czasochłonne (nawet kilka miesięcy) oraz kłopotliwe (choćby wpuszczenie ekip filmowych na teren zakładów przedsiębiorstwa). Kłopotliwe oraz kosztowne może być również rozpowszechnianie tego typu produkcji. Ze względu na zazwyczaj bardzo dużą objętość takiej prezentacji wskazanym jest rozsyłanie ich na płytach CD-ROM bądź DVD-ROM zamiast pocztą elektroniczną.
• Audycja – Tego rodzaju forma jest dość anachroniczną oraz odchodzącą w zapomnienie. Celowały oraz celują w niej firmy z branży określanej ogólnie jako MLM (z angielskiego multi level marketing – marketing wielopoziomowy) oraz stosujące duży nacisk na sprzedaż bezpośrednią (granica między obiema tymi grupami jest dość płynna) takie jak Amway, Avon czy Oriflame. W wypadku Amwaya kasety z nagranymi elementami biznesplanu przedsiębiorstwa (przede wszystkim jego misji, wizji, celów, planu marketingowego i tym podobnych) kupowane przez jego akwizytorów stanowiły istotny element przychodów przedsiębiorstwa.

Weźmy jednak pod uwagę, że w wypadku zastosowania alternatywnej formy biznesplanu można to poczynić jedynie pod pewnymi warunkami oraz mając na uwadze pewne zalecenia:

• Przede wszystkim, jeśli w ramach danej procedury (choćby kredytowej) jest wymagane złożenie biznesplanu w formie określonej jako papierowa (często słowa “wydruk” czy “wersja papierowa biznesplanu” nie są używanymi – oznacza to jednak, że domyślnymi formami są właśnie wersja papierowa czy też elektroniczna dokumentu lub obie formy), to jest dla nas jasnym, że nie mamy tu szans na inwencję w dziedzinie formy biznesplanu.
• Nawet gdy forma nie została określona, a chcemy “zaryzykować” przeprowadzenie prezentacji czy wyświetlenie filmu o przedsiębiorstwie – pomaga to uniknąć niepotrzebnych nieporozumień oraz zadrażnień. Dobrze znać dogłębnie swoją branżę, swojego adresata i postarać się zadbać o realizację jego potrzeb w maksymalnym stopniu na jaki pozwalają to ograniczenia formalne oraz zwyczajowe: dla młodej firmy finansowej zalecany będzie konserwatyzm oraz umiarkowanie (buduje to obraz przedsiębiorstwa jako godnego zaufania), dla firmy zbrojeniowej z kolei normalnym będzie zabranie kontrahentów na poligon i pokaz produkowanego uzbrojenia w praktyce. Wnioskując o kredyt postaramy się sporządzić możliwie grzeczny i zestandaryzowany dokument tekstowy, jednak startując w konkursie na biznesplan organizowany na przykład przez inkubator przedsiębiorczości zazwyczaj będziemy chcieli wykazać się inwencją i nasz biznesplan sporządzimy w postaci prezentacji połączonej z prezentacją naszych produktów (oczywiście w miarę możliwości).
• Bardzo zalecanym jest posiadanie “zwykłej” i “grzecznej” formy biznesplanu (czyli dokumentu) pod ręką – w zasadzie forma niekonwencjonalna powinna zawsze być tworzona na podstawie pewnego dokumentu (choćby w celu zachowania spójności danych), toteż “zwykły” dokument powinien być stworzony na początku, bez względu na to, że przedsiębiorstwo chce używać w kontaktach z interesariuszami wyłącznie prezentacji multimedialnych czy chce prezentować swoje zamiary jedynie w trakcie spotkań osobistych z nimi. Oznacza to, że przygotowując nietypową formę biznesplanu trzeba się de facto napracować podwójnie: nad jego wersją podstawową oraz nad jej rozwinięciem w formie na przykład prezentacji.
• Dobrym pomysłem jest posiadanie biznesplanu w kilku formach (lub kilku jego wariantów, w których dany element miałby inną formę) – mogą one być użyte w zależności od okoliczności. W wielkich korporacjach istnieje standard zsynchronizowanych prezentacji – działy marketingu oraz public relations wspólnie opracowują jednolity zestaw produktów prezentujących zawierających w sobie zarówno biznesplany w formie elektronicznej i drukowanej a także “zgraną” z nimi treściowo stronę www, prezentacje, filmowe, multimedialne oraz pochodne materiały niekoniecznie wymienione w niniejszym omówieniu. Strategia ta jest bez zastosowania w stosunku do małych i niezbyt majętnych przedsiębiorstw ze względu na wysokie koszty.

Podsumowując zaznaczmy, że forma tekstowa (opcjonalnie z ilustracjami) biznesplanu, podobnie jak i innych dokumentów biznesowych jest mało efektowną (w sensie choćby jej “fajerwerków” graficznych i dźwiękowych), jednak pod względem “wydajności odbioru” (przyswajanie informacji), trwałości oraz wagi oficjalnej (pod biznesplanem w formie dokumentu można się podpisać – choćby elektronicznie, jeśli jest to choćby plik edytora tekstu wysyłany pocztą elektroniczną).

Karol Szczepański

Zapoznaj się z naszą ofertą tworzenia biznesplanów.

Podobne artykuły:

• Prezentowanie biznesplanu
• Nietypowe rozdziały (części składowe) biznesplanów.
• Uwagi ogólne, czyli o czym należy pamiętać tworząc biznesplan?
• Co to jest i do czego służy biznesplan?
• Do startu! Gotowi? START! – Zaczynamy pisać biznesplan.
• Wstęp biznesplanu i list intencyjny
• Dobra wola i jej brak przy realizowaniu biznesplanu – przykłady

Przyjrzyjmy się zatem kilku częściom składowym biznesplanów rzadko kiedy wymienianym jako ich “klasyczne” części składowe:

• Zastrzeżenia prawne i pochodne - Są to nie tylko informacje dotyczące na przykład praw autorskich, ale również stosowne wyłączenia odpowiedzialności, informacje o poufności (bądź jej braku) załączonych informacji. Czasami informuje się także o potencjalnych sankcjach cywilnych oraz prawnych grożących za złamanie na przykład instrukcji dotyczących rozpowszechniania biznesplanów i tym podobne.

• Motto – zarówno biznesplan jako całość, jak i część lub wszystkie jego rozdziały mogą zostać opatrzone sentencją. Powinno ono wyrażać myśl przewodnią przyświecającą autorowi (np. “I have a dream” Martina Luthera Kinga, czyli “Mam marzenie” jako motto wizjonerskiego projektu inwestycyjnego) O ile tworzący decyduje się na coś takiego, powinien oczywiście podać autora tej myśli.

• Spis treści – jest to ta rzadko omawiana cząstka, która powinna znaleźć się w praktycznie każdym biznesplanie. Ma ona nadać dokumentowi porządek oraz ułatwić życie zarówno tworzącemu biznesplan (systematyka), jak i odbiorcy (łatwość znalezienia informacji).

• Dedykacja - w wypadku biznesplanów rzadko spotykanym jest, aby jego nadawca poświęcał go konkretnej osobie (aczkolwiek i to się zdarza). Częściej w liście intencyjnym zaznaczona jest idea dla której biznesplan jest tworzony (np. nawiązanie współpracy).

• Źródło inspiracji – czasami autor na przykład projektu inwestycyjnego czuje się szczególnie zobowiązany do ukazania swojego źródła “natchnienia” biznesowego i opowiada jego historię. Może to być jedno szczególne wydarzenie lub szerzej: fragment historii jego życia. Ze strony stricte racjonalnej ma to małe znaczenie praktyczne, lecz musimy pamiętać, że ludzie biznesu (szczególnie osoby spoza korporacji) potrafią być wbrew pozorom osobnikami bardzo wrażliwymi oraz zainteresowanymi z pozoru mało istotnymi szczegółami dotyczących wizji inwestycyjnej.

• Zapisy rozmów – wywiad czy też inna forma rozmowy z osobą związaną z przedsiębiorstwem (nie tylko piastującą funkcje kierownicze, ale również na przykład inżynierem czy naukowcem) mogą stanowić interesujące źródło informacji dotyczące firmy. Tyczy się to szczególnie przedsięwzięć o charakterze technicznym, takim jak fabryka materiałów budowlanych czy też spółka informatyczna. Wypowiadać może się zarówno osoba bezpośrednio zaangażowana w projekt (na przykład menedżer czy inny zatrudniony), osoba pośrednio zaangażowana (na przykład przedstawiciel kooperanta przedsiębiorstwa), jak i niezależny ekspert (może być to chociażby pracownik naukowy uczelni ekonomicznej oceniający rynek i perspektywy jego rozwoju)

• Historia przedsięwzięcia – opis firmy nie musi być jedynie podsumowaniem informacji zawartych w dokumentach formalnych. Może być to także rozbudowana chronologiczna konstrukcja myślowa ukazująca korporację jako wydarzenie zapisujące się w historii rynku na którym działa oraz mający wpływ na tenże rynek. Wybierając ten model przedstawienia losów przedsięwzięcia decydujemy się na podejście nie tyle biznesowe, co raczej naukowe. Należy tu również pamiętać o rozważeniu celowości tego typu rozdziału.

• Informacje techniczne – rozdział ten może przybrać formę hybrydową (nie tylko tekst, ale również co najmniej ilustracje przedstawiające chociażby modele cząstek  w przemyśle petrochemicznym) oraz z definicji będzie zrozumiały jedynie dla osób posiadających wiedzę specjalistyczną z danej dziedziny (np. chemicy we wspomnianym przemyśle petrochemicznym czy też informatycy przy analizie sensowności proponowanej nowej metody programowania). Z punktu widzenia przedsiębiorstwa tworzącego ten rozdział istotnym będzie, aby nie “odkryć” się zbytnio ze swoją technologią nawet w sytuacji gdy biznesplan jest opatrzony stosownymi zastrzeżeniami oraz może być podstawą do podjęcia decyzji wiążących.

• Informacje kulturowe – dołączenie takiej części do biznesplanu niezwykle często nie jest nawet rozważane, pomimo że może ono decydować o nawiązaniu bądź nienawiązaniu współpracy (szczególnie na obszarze międzynarodowym: przykładem może być tu wprowadzanie produktów pod określoną marką bądź nazwą na nowe rynki – nieporozumienie językowe bądź kulturowe może pogrzebać szanse produktu na nowym, obcym rynku: przykładami mogą być tu modele samochodu wprowadzane na rynek pod marką w lokalnej gwarze oznaczającą prostytutkę bądź koncernu naftowego o nazwie oznaczającej w Japonii “maszynę tracącą swoją moc”). Odbiorca biznesplanu powinien mieć możliwie jak najpełniejszy obraz tyczący się produktu oraz przedsiębiorstwa z jakimi ma on nawiązać współpracę – w wypadku styku choćby korporacji anglosaskiej z inwestorem katarskim bądź saudyjskim absolutnie niezbędnym jest opisanie wszelkich cech powodujących działaniami danej korporacji: przy tworzeniu tego rozdziału konieczne mogą okazać się konsultacje między innymi z lingwistami, kulturoznawcami, religioznawcami, badaczami komunikacji międzynarodowej i specjalistami pochodnych dziedzin wiedzy.

• Informacje geograficzne – mapki, plany miast czy też opisy szlaków komunikacyjnych mogą być niezwykle użyteczne nie tylko w przypadku międzynarodowych koncernów choćby naftowych (opisy pól naftowych oraz szlaków i środków transportu ropy), ale również mogą mieć zastosowanie przy opisie rynku lokalnego małej pizzerii świadczącej usługi dowozu do domu.

• Loga, piktogramy i podobne – marka produktu oraz jego znaki identyfikacyjne odgrywają niezwykłą rolę w jego marketingu. Katalog z na przykład wzorami opakowania oraz markami pod jakimi jest sprzedawana choćby guma do żucia powinien być częścią każdego biznesplanu którego celem jest dostarczenie możliwie pełnej informacji o firmie oraz jej produktach.

• Informacje o pracownikach – przedsiębiorstwa opierające swoją działalność o ludzi, ich wiedze oraz umiejętności mogą czuć się zobowiązane do dostarczenia możliwie bogatej informacji o swoich pracownikach (także szeregowych). Mała ambitna firma informatyczna bądź reklamowa może chcieć przedstawić cały swój personel, jako swoje najistotniejsze aktywo. Stąd też w biznesplanie może znaleźć się dossier każdego z pracowników, nierzadko opatrzone nawet ich zdjęciami.

Karol Szczepański

Zapoznaj się z naszą ofertą tworzenia biznesplanów.

Podobne artykuły:

• Do startu! Gotowi? START! – Zaczynamy pisać biznesplan.
• Popełnianie błędów w biznesie kosztuje.
• Prezentowanie biznesplanu
• Forma biznesplanu
• Wstęp biznesplanu i list intencyjny
• Uwagi ogólne, czyli o czym należy pamiętać tworząc biznesplan?
• Co to jest i do czego służy biznesplan?

Cel dokumentu (moduły logiczne biznesplanu)

Sam dokument biznesplanu (bez różnicowania na biznesplan dla inwestora, dla menedżera, dla pożyczkobiorcy i tym podobne) ma za zadanie ukazać wizję, która dopiero ma zostać ziszczona lub przedstawiać plany co do już istniejącego przedsięwzięcia. Cząstka “plan” nie musi odnosić się tu zatem tylko do stworzenia przedsięwzięcia, ale może również oznaczać zamiary wobec działającego biznesu.

Stąd zatem wywodzimy cel podstawowy biznesplanu:

Biznesplan określa zamiary (plany) w dziedzinie szeroko pojętego biznesu (tu biznesem będzie także działalność charytatywna czy polityczna) – nie tylko tworzenia nowych firm czy produktów, ale również zamiary oraz wizje co do już istniejących tworów (słowo “twór” jest o tyle pojemne, że mieści w sobie także wspomniane przedsięwzięcia non-profit, a nawet konkretne produkty).

Samo przedstawienie zamiarów byłoby nielogiczne… chcąc kogoś przekonać do swoich propozycji w jakiejkolwiek dziedzinie zazwyczaj uzasadniamy w sposób racjonalny ich sensowność (czyli spójność logiczną) oraz celowość (tu będą to pozytywne skutki wdrożenia naszych pomysłów w życie) tych propozycji. Biznesplan bez takiego uzasadnienia byłby jedynie czymś w rodzaju gatunku business-fiction – zwykłym wyartykułowaniem życzeń co do danego przedsięwzięcia.

Zatem:

Biznesplan musi również uzasadniać sensowność oraz celowość proponowanych działań. Dla ”zwykłych” przedsiębiorstw celem będzie przede wszystkim zarabianie pieniędzy (lub wyłącznie zarabianie pieniędzy… nie musimy popadać w tak modne udawanie, że to nie o pieniądze chodzi w biznesie). Często cel nie jest kwantyfikowalny lub jest trudno kwantyfikowalny – konkretne kwoty są zastąpione na przykład “utrzymaniem się na rynku”, “zdobyciem udziału w rynku” lub podobnie określonym celem marketingowym. De facto jednak zawsze będzie chodziło o zyski. Wygląd to nieco inaczej w wypadku organizacji nienastawionych na zysk, ale ten temat jest zbyt obszerny na tak ogólne opracowanie.

Spełnienie się pozytywnych skutków naszych propozycji może mieć miejsce jedynie pod pewnymi warunkami. Jeśli zakładamy, że działania przedstawione w biznesplanie przyniosą dobre plony, to musimy także opisać przy jakich czynnikach niezależnych od nas może mieć to miejsce. Czynniki te możemy dla uproszczenia podzielić na kilka kategorii (podział ten jest jedynie propozycją i może nie spotkać się z aprobatą – szczególnie naukowców akademickich)

Z tego wynika, że biznesplan, który zakłada powodzenie po wprowadzeniu go w życie musi nie tylko opisywać, jakie warunki muszą, mogą lub nie mogą się spełnić, aby realizacja biznesplanu dała pozytywne efekty, ale również musi uzasadniać skąd bierze przesłankę, że zajdzie odpowiednia kombinacja czynników. Określamy to jednym słowem: prognozowanie.

Podsumowując:

Biznesplan musi określać, kiedy zamiary w nim przedstawione po wprowadzeniu ich w życie dadzą pozytywne skutki w postaci realizowania określonych w nim celów. Logicznie rzecz biorąc dobry biznesplan powinien zatem zawierać w sobie uczciwe wytłumaczenie kiedy nie należy wprowadzać zawartych w nim idei w życie. Jeśli biznesplan optuje za wprowadzaniem, oznacza to, że zakłada się zaistnienie w przyszłości korzystnej kombinacji warunków. Wynika z tego, że “klasyczny” biznesplan powinien zawierać w sobie rzetelną prognozę przyszłej sytuacji. Odwracając: jeśli wystąpienie w przyszłości jednego z zestawów warunków dających szansę na realizację celów opisanych w biznesplanie zostało określone jako mało prawdopodobne, to biznesplan odrzucamy ze względu na nierealność jego założeń tyczących się przyszłości.

Jeśli cele są osiągalne (jest prawdopodobnym zajście kombinacji warunków niezbędnych do ich realizacji), to należy w sposób klarowny oraz systematyczny przedstawić sposób ich realizacji. Nie chodzi tu już o sam pomysł, lecz o konkretne działania, dzięki którym pomysł może być wprowadzony w życie. Ponadto oczywistym jest, że musimy znać siły i środki wymagane do przeprowadzenia tych działań.

Czyli:

Biznesplan musi zawierać w sobie szczegółowo opisane działania niezbędne do realizacji celów w nim zawartych. Działania te wymagają trzech rzeczy: czasu, pracy oraz środków materialnych. Jako że wszystkie te rzeczy mają swoją wartość wyrażalną w pieniądzach, biznesplan musi odpowiadać na pytanie “Ile to będzie kosztować?”. Jeśli kwotę tą wartościujemy wyżej niż realizację przedstawionego celu, to biznesplan odrzucamy ze względu na jego nieopłacalność.

Powyższe cele biznesplanu zostały ujęte w formie niezwykle syntetycznej oraz skondensowanej. Wiele osób czytających niniejszy artykuł może niesłusznie stwierdzić, że wymienionych celów jest mało. Należy tu jednak zrozumieć ogromną obfitość treści kryjącej się za wymienionymi wyżej logicznymi częściami składowymi biznesplanu. Zwracam również uwagę, że może się wydawać, iż pewne elementy pominięto. Jednakże po dogłębnej analizie można stwierdzić, że “każdy” element zawarty w “każdym” biznesplanie można zaklasyfikować do któregoś z opisanych powyżej modułów logicznych biznesplanu.

Jaki ma być biznesplan?

Jeśli rozumiemy cele biznesplanu, dość łatwo będzie nam określić jego cechy. Cechami będę te właściwości dokumentu, które czynią go odpowiednim do realizacji jego celów (przekonania inwestora do naszego pomysłu i tym podobne).

Jakie cechy zatem powinien posiadać biznesplan, aby móc go wogóle nazywać w ten sposób w pełnym tego słowa znaczeniu? Wyliczmy je:

• Jasność – zarówno wizja przedstawiona w biznesplanie, przesłanki na których jest ona oparta jak i zgłaszane potrzeby (zazwyczaj czysto kapitałowe, czyli inwestycyjne lub pożyczkowe) muszą być wyrażone w sposób zrozumiały. Pomysł inwestycyjny musi być konkretny – oznacza to, że dyskwalifikowane są idee w rodzaju “Chciałbym się zająć handlem internetowym lub czymś podobnym.”. Mile widziane jest natomiast “Interesuje mnie otwarcie sklepu internetowego handlującego bielizną damską.”. Jeśli sami nie jesteśmy w stanie zdecydować się, jaki mamy pomysł lub co najmniej w miarę dobrze go opisać, powinniśmy spędzić wiele dni czy godzin nad przemyśleniem czy warto wogóle pisać wniosek o dotacje czy kredyt – brak konkretów w biznesplanie spowoduje, że zostaniemy uznani co najmniej za osobę niepoważną. Nie jest niczym złym sytuacja, w której bliżej nieokreślony pomysł na biznes “chodzi nam po głowie” (nawet wręcz przeciwnie, gdyż oznacza to że myślimy w sposób twórczy), po prostu poświęćmy wtedy więcej czasu na przemyślenie czy też ewentualne konsultacje (rodzina, znajomi, specjaliści z danej dziedziny, konsultanci gospodarczy, a nawet fora internetowe ‑ pamiętajmy jednak o tym, aby nie “odsłaniać” swojego pomysłu zbytnio, szczególnie przed osobami anonimowymi lub niegodnymi zaufania). Jeśli jednak nic, co uważamy za ciekawe nie przychodzi nam do głowy, być może nie jest to po prostu ten czas i póki co warto skoncentrować się na pracy zawodowej bądź odpoczynku – któregoś dnia na pewno zaświta nam jakaś cenna i jasna idea.
• Logiczność - cecha szczególnie ważna przy części analitycznej dokumentu. Dlaczego nie zgadzają się kwoty postulowanych wydatków na inwestycje (na przykład, z jakiego powodu przedsiębiorca chce 100 tysięcy złotych kredytu na samochód oraz komputery, które łącznie kosztują tylko 85 tysięcy)? Dlaczego planuje się zatrudnienie zbędnej osoby podczas gdy z przedstawionych dokumentów wynika, że dotychczas zatrudnieni pracownicy “obijają się”? Dlaczego planowane jest zbudowanie hali magazynowej w Bydgoszczy, podczas gdy załączona analiza infrastruktury transportowej koncentruje się na Płocku?… Przykłady tego typu “kwiatków” można mnożyć, jednak zazwyczaj nie wynikają one ze złej woli, błędów rachunkowych lub wprost z głupoty przedsiębiorcy – częstokroć po prostu brak jest pewnych istotnych informacji. W przedstawionych przykładach niesumowanie się ponoszonych nakładów do 100 tysięcy złotych może wynikać z faktu, że przedsiębiorcy potrzebna jest rezerwa na koncie firmy równa 15 tysięcy złotych, lecz zwyczajnie zapomniał on o niej wspomnieć lub nie wiedział jak opisać tą kwotę mimo że intuicyjnie ją pojmował. Dodatkowy pracownik z odpowiednio przydzielonymi zadaniami może być osobą dzięki której reszta zatrudnionych nagle zacznie być obarczona obowiązkami w miejsce bezczynności. Różnica w analizowanych miastach może wynikać z innej lokalizacji zakładu oraz innym miejscu rejestracji firmy i tak dalej. W związku z tym przed złożeniem naszego biznesplanu przeczytajmy go jeszcze kilka razy, “prześpijmy się” z nim także – może o czymś zapomnieliśmy? Może w przedstawione informacje wkradła się jakaś niespójność lub błąd? Ten jeden czy dwa dodatkowe dni poświęcone na ponowną analizę dokumentu mogą być ostatecznie bardzo dobrze zainwestowanym czasem ‑ pamiętajmy, że inaczej postrzegamy stworzony przez nas świeżo dokument, a inaczej odbierze go osoba trzecia lub my sami po pewnej zwłoce.
• Staranność – po części wynika ona z konieczności zachowania jasności oraz logiczności, jednak to nie wszystko. Chodzi także o formę – mimo istnienia narzędzi sprawdzających pisownię w edytorach tekstu nie zwolni to nas lub osoby przez nas wyznaczonej (na przykład znajomego polonisty czy po prostu osoby bardzo dbającej o czystość używanego języka) ze sprawdzenia czy w dokumencie nie ma zdań bezsensownych pod względem składni czy “brzydkich” stylistycznie. Adresat biznesplanu (szczególnie konserwatysta) czytając dokument dobry merytorycznie, lecz nieskładny językowo czy pełen literówek może się poczuć tak samo jak w sytuacji w której prezentujący biznesplan mówi co prawda mądrze, jednak bełkocząc czy sepleniąc. Nasze ewentualne tłumaczenia o posiadanej przez nas tak zwanej dysleksji czy dysortografii mogą jedynie pogorszyć sprawę. Ważnym będzie również układ tekstu, akapity, stosowne przypisy i tym podobne – wszystko to ma na celu stworzenie dokumentu nie tylko wartościowego merytorycznie, ale także takiego, który po prostu czyta się przyjemnie. W razie wątpliwości zawsze postawmy się na miejscu czytającego oraz załóżmy że jest on osobą bardzo wymagającą pod każdym względem – pamiętajmy że nie tworzymy dokumentu dla siebie, naszym celem jest rozwój naszej firmy. Biznesplan jest tu tylko narzędziem. A ono ma podobać się innej osobie (mogącej nam pomóc w realizacji naszych celów), zatem pisząc tego typu dokument służymy komuś w sposób bezpośredni a sobie jedynie w sposób pośredni. Sądzę, że pamięć o tych faktach pomoże nam zawsze odpowiedzieć sobie na pytanie “Czy to co stworzyłem jest dostatecznie staranne i czy zostanie odebrane w sposób właściwy przez adresata?”.

W pierwszej części niniejszego krótkiego instruktażu zostały przedstawione cele biznesplanu, jako dokumentu w formie skondensowanej – tu przedstawiono pozornie tylko trzy cechy dobrego biznesplanu, jednak praktyka uczy, że pod nie można “podciągnąć” praktycznie każdą właściwość dobrego dokumentu biznesowego. I tak na przykład prawdomówność zwiera się w staranności, rzetelność to mniej więcej to samo, co staranność, celowość i realność są częścią logiczności i tak dalej. Oczywiście jest to jedynie propozycja autora, w literaturze przedmiotu można spotkać się z wieloma innymi metodami klasyfikacji zarówno celów jak i cech biznesplanu – nie poruszamy się tu na gruncie nauki ścisłej (aczkolwiek wypada wspomnieć, że systematyczny umysł jest bardzo przydatny w biznesie), więc do pewnego stopnia każde ze źródeł może być użyteczne.

Jak się do tego zabrać?

Tak naprawdę najistotniejsza część biznesplanu powstaje w naszych umysłach. Dobra idea po odpowiedniej werbalizacji staje się idealnym biznesplanem. W związku z tym, jeśli chcemy osiągnąć cokolwiek w dziedzinie własnej przedsiębiorczości, musimy dysponować pomysłem – najlepiej własnym, jako że cudzej nawet dobrej idei możemy “nie czuć” i nie być do niej przekonanymi. Z tego wynika, że przed pisaniem biznesplanu “właściwego” będziemy zazwyczaj dojrzewać do tego intelektualnie nawet nie będąc świadomymi tego procesu (wynika to z niezwykłych właściwości ludzkiego umysłu oraz jego funkcjonowania nawet wtedy, gdy nie jesteśmy tego świadomi i na przykład śpimy lub pozornie nie myślimy o niczym). Nasze biurko czy komputer mogą zostać w związku z tym zasłane notatkami ‑ często będą to porozrzucane wszędzie karteluszki lub pliki tekstowe o treści dziwnej lub całkiem niezrozumiałej dla osoby trzeciej. Wbrew pozorom jest to wspaniały omen ‑ oznacza on że myślimy w sposób twórczy, a co za tym idzie w naszych głowach kiełkują idee. Około 99% z nich odrzucimy, lecz kilka zaczniemy rozważać w sposób nieco bardziej systematyczny. Zaczniemy je weryfikować, szperać po Internecie, sprawdzać czy owoc naszego pomysłu (produkt lub usługa) może być czymś, co będzie przez innych ludzi odebrane, jako wartościowe, a co za tym idzie może przynieść nam profity. Gdy nasz pomysł uznaliśmy za sensowny oraz zweryfikowaliśmy pozytywnie inne jego cechy (choćby jego oryginalność, innowacyjność czy też inne wartości istotne w biznesie), możemy zabrać się do tworzenia jego biznesplanu.

1. Ustalmy nasze cele (nie są one tożsame z celami biznesplanu per se – będącego jedynie przedmiotem mającym nam pomóc je urzeczywistnić). Chcemy być bogaci… to oczywiste. Aby dojść do tego celu chcemy utworzyć lub rozwinąć już istniejący biznes. W jaki sposób ma do tego dojść? Co sprawi, że nasz cel uznamy za spełniony (na przykład wprowadzenie przedsiębiorstwa na giełdę lub osiągnięcie przez nie określonej wartości rynkowej lub księgowej)? Czy i w jaki sposób pragniemy wyjść z inwestycji? Odpowiedzenie na te pytania to tak naprawdę połowa sukcesu. Tylko, gdy naprawdę wiemy czego chcemy, będziemy w stanie zbudować spójną strategię osiągnięcia naszych celów.

2. Sprecyzujmy, co jest nam potrzebne do realizacji naszych celów. Jeśli chcemy otworzyć firmę może nam brakować rzeczy takich jak kapitał, doświadczenie know‑how, i podobnych. W zasadzie każdy z brakujących elementów jest możliwy do pozyskania za odpowiednią sumę pieniędzy. Oznacza to, że brakujące nam przedmioty (na przykład samochód dostawczy, hala fabryczna i tym podobne) oraz właściwości (licencje, patenty, zezwolenia, zdolności merytoryczne w obszarach takich jak choćby zarządzanie i tym podobne) są zazwyczaj zdatne do wyrażenia ich wartości sposób pieniężny. Musimy być w stanie określić zarówno wartość poszczególnych z nich, jak i sumę tych wartości w określonym czasie. Za tym pójdzie decyzja kto i w jaki sposób może nam pomóc (Czy będzie to bank, czy fundusz? Czy chodzi o tylko pożyczkę, czy o wejście udziałowe?).

3. Gdy już wiemy, do kogo mamy się zwrócić zazwyczaj nie złożymy biznesplanu “z zaskoczenia”. Najczęściej instytucje takie jak banki, fundusze inwestycyjne czy też urzędy państwowe bądź samorządowe mają dawno już ustaloną oraz udoskonaloną procedurę, przez którą przechodzą ich klienci bądź petenci. Procedura ta zazwyczaj określa wymogi stawiane ubiegającym się o kredyt lub dotacje (zazwyczaj załącznikiem do wniosku o kredyt czy dotację będzie właśnie biznesplan). Nieco inaczej wygląda sytuacja, w której przedstawiamy nasz pomysł na biznes na przykład zamożnemu przyjacielowi czy krewnemu. Osoba ta po pierwsze może nie być obeznana z formalnymi stronami biznesplanowania lub też zwyczajnie daje nam wolną rękę – wtedy przygotowujemy biznesplan dość standardowy mając jednak na uwadze cechy indywidualne naszego potencjalnego inwestora (dla przykładu: jeśli jest to osoba konkretna i prostolinijna, to w biznesplanie staramy się unikać zbędnych ozdobników, jeśli inwestorem ma być osoba bardzo dociekliwa, powinniśmy dążyć do możliwie jak najpełniejszego opisu naszego przedsięwzięcia i tak dalej). W wypadku, gdy składamy biznesplan do instytucji, powinniśmy uzyskać informacje na temat wymogów jego dotyczących (o ile są – warto jednak wysondować, co będzie szczególnie ważne w biznesplanie dla oceniającej go instytucji, bądź jeszcze lepiej: osoby).

4. Gdy nasze cele oraz wymogi przyjmującego biznesplan są już określone, przydatna jest faza refleksji. O ile nie gonią nas terminy, dobrze jest poświęcić co najmniej kilka dni na spokojnie przemyślenie oraz ewentualne szkice naszego biznesplanu nie pracując póki co nad nim samym. Faza ta jest w zasadzie opcjonalna, jednakże może nam ona pomóc w wypracowaniu twórczego oraz interesującego pomysłu na nasz biznesplan. Etap ten przypomina nieco przedstawione we wstępie rozdziału “wpadanie na pomysł” biznesowy oraz konkretyzowanie go.

5.  Nadchodzi czas na skonstruowanie “szkieletu” biznesplanu. Nie utożsamiajmy go na siłę ze spisem treści. “Szkieletem” nazwiemy raczej niezbędne moduły biznesplanu ułożone w logicznej oraz celowej kolejności. Mówiąc prościej: pamiętając o oczekiwaniach adresata dokumentu (tu w sensie struktury) staramy się sensownie wpasować w nie konstrukcję myślową naszego pomysłu. “Szkielet” możemy zaprojektować nawet w formie grafu (rysunek może wyrazić idee oraz związki przyczynowo-skutkowe początkowo bardzo trudne do rozpisania tekstowego), lecz pamiętajmy, że ma on służyć jedynie nam i być punktem wyjścia do stworzenia spisu treści.

6. Równolegle z tworzeniem “szkieletu” zbieramy niezbędne dla biznesplanu dane. Mają one mieć charakter:

W zasadzie im więcej informacji, tym lepiej – preferujemy sytuację w której przy tworzeniu biznesplanu odrzucamy nawet ich dużą część zamiast sytuacji w której okazuje się, że podczas tworzenia jesteśmy niedoinformowaniu lub nie jesteśmy w stanie poprzeć wiarygodnymi faktami swojego biznesplanu w sposób co najmniej dostateczny.

7. Posiadając “szkielet” oraz zaplecze merytoryczne możemy rozpocząć budowanie spisu treści. Powinien on zawierać nie więcej niż dziesięć podpunktów w wypadku prostego biznesplanu oraz nie więcej niż trzydzieści podpunktów dla projektów bardziej rozbudowanych. Spis treści może być prosty (każdy podpunkt vel rozdział ma równą wagę) lub przybrać strukturę piętrową (schemat: rozdział oraz zawarte w nim podrozdziały oraz ewentualnie podrozdziały podrozdziałów).

8. O ile każdemu z podpunktów spisu treści nadaliśmy odpowiednio zwięzłą nazwę (na przykład “List do inwestora”, “Cele przedsięwzięcia”, “Prognozy dotyczące rynku”), powinniśmy uznać, że wypełnienie ich treścią jest bezproblemowe. Jeśli patrząc na spis uznajemy, że jest on niezrozumiały nawet dla nas samych, oznacza to, że przy jego tworzeniu popełniliśmy błąd, powinniśmy wrócić do “szkieletu” naszego pomysłu i tam szukać rozwiązania.

9. Gdy nasze rozdziały są już wypełnione treścią, warto jest przejść ostatni okres refleksji. Dokument odłóżmy na przynajmniej jeden dzień “na półkę” i przygotujmy się, że następny dzień poświęcimy na jego poprawianie: zarówno w skali makro (nierzadko bardzo pracochłonne niespójności w budowie ujawnione niestety dopiero na tym etapie, brak koherentności między rozdziałami, błędy analityczne i tym podobne) jak i w skali mikro (wspomniana stylistyka, drobne błędy merytoryczne, rozmieszczenie tekstu i tym podobne). Jeśli nie jesteśmy pewni czy to wystarczy, pokażmy dokument osobie zaufanej lub poczekajmy jeszcze jeden dzień i dokonajmy drugiej i ostatniej rundy poprawek.

10. Czas na wisienkę na torcie… dostarczenie gotowego dokumentu do adresata i na dalszy rozwój wydarzeń.

Zauważyliście Państwo zapewne, że nie opisuje się tu tworzenia konkretnych podpunktów biznesplanu (list intencyjny, analiza SWOT i tym podobne). Wynika to z uniwersalnego charakteru niniejszego instruktażu oraz chęci przedstawienia dość chłodnego oraz analitycznego spojrzenia na dokument biznesplanu bez względu na to, jaki ma on być pod względem szczegółów. Wierzę, że stosując się do rad tu przedstawionych w połączeniu z innymi artykułami biznesplanowanie stanie się prostsze.

Karol Szczepański

Zapoznaj się z naszą ofertą tworzenia biznesplanów.

Podobne artykuły:

• Prezentowanie biznesplanu
• Forma biznesplanu
• Nietypowe rozdziały (części składowe) biznesplanów.
• Co to jest i do czego służy biznesplan?
• Do startu! Gotowi? START! – Zaczynamy pisać biznesplan.
• Wstęp biznesplanu i list intencyjny
• Dobra wola i jej brak przy realizowaniu biznesplanu – przykłady

Zagadnienie jest z pozoru banalnie proste: chodzi o to w jaki sposób przekazać biznesplan od osoby A (przedsiębiorcy, niekoniecznie tworzącego dokument) do osoby B (wielokrotnie wymienianego inwestora, pożyczkodawcy lub osoby czy też instytucji nie mogącej zostać zaklasyfikowaną do żadnej z wymienionych kategorii). Jest to istotne nie tylko pod względem czysto logistycznym (dotarcie dokumentu we właściwe miejsce o właściwym czasie), ale również formalnym. Zaniedbanie czy to logistyczne czy to formalne może zniweczyć wysiłek biznesmena chcącego poinformować o swoich planach. Dla systematyki nasze rozważania podzielimy na trzy części: osobno przeanalizujemy nadawcę, adresata oraz samo dostarczanie.

Nadawca: Nadawcą jest tu przedsiębiorstwo, bądź osoba prowadząca działalność gospodarczą. Biznesplan musi zawierać (najlepiej na stronie okładkowej) wszelkie dane niezbędne do skontaktowania się z przedsiębiorstwem (zawsze w jego imieniu występować konkretny pracownik odpowiedzialny za cały proces, np. prezes, kierownik działu public relations lub nawet dyrektor finansowy – ten ostatni jest szczególnie wskazany w wypadku kontaktu z instytucjami stricte finansowymi typu banki). Niezbędnym jest podanie co najmniej trzech kanałów komunikacji z taką osobą – jest wbrew etykiecie biznesu doprowadzanie do sytuacji w której dana osoba musi “dobijać się” do danej firmy w celu ustosunkowania się do danego dokumentu. W celu unikania tego typu sytuacji podajemy co najmniej: adres korespondencyjny (do korespondencji listownej), adres poczty elektronicznej (często zdarzającym się uchybieniem ze strony polskich przedsiębiorstw i przedsiębiorców jest “szastanie” takim dresem na prawo i lewo po czym zupełne ignorowanie przychodzących maili) oraz numer telefonu (tu również niemiłym jest zachowanie w którym podajemy go, po czym osoba chcąca kontaktu słyszy co najwyżej pocztę głosową – numer powinien być aktywny, dobrze również podać preferowane godziny kontaktu). Danymi opcjonalnymi są: numer faksu, dane komunikatora elektronicznego (na przykład Gadu‑Gadu bądź Skype) oraz adres strony www (sama w sobie nie musi być ona narzędziem odbioru informacji, lecz podawanie jej jest dość częste). Wygodnym dla odbierającego jest również zamieszczenie wizytówki osoby odpowiedzialnej za biznesplan.

Adresat: Tu sytuacja jest dość prosta. Należy posiadać co najmniej dokładne dane instytucji która ma otrzymać nasz biznesplan, jednak wysoce wskazanym jest posiadanie danych osoby bezpośrednio odpowiedzialnej za załatwianie naszej sprawy (np. analityk kredytowy w banku bądź odpowiedni kierownik w funduszu inwestującym w nowe przedsięwzięcia). Zarówno adresowanie, jak i list intencyjny, względnie streszczenie projektu powinno zwracać się osobiście do tej właśnie osoby (pomyślmy o naszym prywatnym stosunku do wszelkich przesyłek zaadresowanych do “Szanownego Pana/Pani”).

Dostarczanie: Ta kwestia jest nieco bardziej złożona. Rozważmy kolejno następujące części składowe:

• Sposób dostarczenia. Należy uzgodnić lub poznać wcześniej preferowaną formę komunikacji danego przedsiębiorstwa oraz rozważyć jej wagę formalną i ”skutki uboczne”. Przykładowo: e-maile są szybkie i tanie, jednak są rzadziej czytane, trudniej nadać im “ciężką” wagę formalną (niezbędne może być zastosowanie na przykład kłopotliwego i drogiego podpisu elektronicznego). Listy z załączonymi papierowymi dokumentami mają wagę formalną, jednak istnieją problemy w ich terminowym dostarczaniu (współwinne jest tu między innymi państwowe przedsiębiorstwo o nazwie Poczta Polska) oraz nie są darmowe. Faksy łączą niektóre zalety e-maili i listów, lecz są kłopotliwe w wypadku dużej ilości dokumentów oraz nie są posiadane przez każde przedsiębiorstwo itp. Znaczenie ma tu również osobiste lub przedstawicielskie dostarczenie biznesplanu wraz z na przykład jego prezentacją. Jeśli przedsiębiorstwo takie jak bank czy urząd preferują określoną formę komunikacji, to musimy się temu podporządkować. Jeśli nie, to należy ją ustalić. Gdy jest to utrudnione, kierujemy się zdrowym rozsądkiem. Czasem informujemy również innym kanałem (np. telefonicznie) że nasz biznesplan został już wysłany pocztą oraz że spodziewamy się kontaktu gdy zostanie oceniony lub tylko po prostu dojdzie.

• Czas dostarczenia. Spóźnialstwo jest niemile widziane w stosunkach międzyludzkich – także biznesowych. W wypadku na przykład przetargów czy konkursów, niedotrzymanie dnia (oraz nierzadko godziny) dostarczenia dokumentu może skreślić projekt współpracy już na samym początku. Aby unikać tego typu problemów musimy podejmować działania zaradcze.

• Formalności. Z szacunku do kontrahenta i siebie samych chcemy wiedzieć czy nasz dokument został odebrany. Zwyczajowo w komunikacji pocztowej używamy do tego tak zwanego zwrotnego potwierdzenia odbioru. W przypadku poczty elektronicznej jest to dość irytujące dla adresata wysyłanie potwierdzenia przeczytania listu. Faksy same wysyłają nam raport z wysyłki dokumentu. Ma to pewne znaczenie formalne, lecz również praktyczne: po prosty chcemy wiedzieć czy nasza nierzadko wielotygodniowa praca nie poszła na marne. Oczywiście nie ma również nic złego w wykonaniu telefonu na przykład trzy dni po szacowanej dacie nadejścia przesyłki oraz zapytanie czy dokument doszedł oraz ewentualnie o jakąkolwiek choćby wstępną opinię jego dotyczącą. W tym wypadku powinniśmy mieć jednak dużo wyczucia oraz nie naciskać zbytnio – szczególnie gdy na dobrej opinii u danej osoby czy instytucji nam zależy.

W naszym dokumencie również możemy zaznaczyć preferowany przez nas sposób dostarczenia nam tzw. feedbacku, czyli informacji zwrotnej od adresata. W wypadku braku takiego zaznaczenia zgodnie z etykietą biznesu powinniśmy się spodziewać użycia tego samego kanału komunikacji bądź telefonu. W praktyce bywa różnie. Szczególnie przykrą jest  sytuacja w której adresat zamiast po prostu poinformować braku zainteresowania zwyczajnie milczy. Zazwyczaj próbujemy kontaktować się wtedy drogą telefoniczną i przynajmniej potwierdzić nasze złe oczekiwania.  Nie zniechęcajmy się – możliwe że nasza informacja po prostu nie dotarła lub się zawieruszyła. Zdarza się i tak. Dopiero po otrzymaniu potwierdzenia o braku zainteresowania naszym pomysłem musimy spróbować gdzie indziej.

Karol Szczepański

Zapoznaj się z naszą ofertą tworzenia biznesplanów.

Podobne artykuły:

• Uwagi ogólne, czyli o czym należy pamiętać tworząc biznesplan?
• Załączniki do biznesplanów.
• Prezentowanie biznesplanu
• Forma biznesplanu
• Nietypowe rozdziały (części składowe) biznesplanów.
• Wstęp biznesplanu i list intencyjny
• Dobra wola i jej brak przy realizowaniu biznesplanu – przykłady

Funkcje załączników do biznesplanów (oczywiście dany typ załącznika może pasować do kilku kategorii jednocześnie – przykłady są przedstawione jedynie dla wygody czytelnika):

• Uwiarygodniająca – Są to wszelkiego rodzaju dokumenty formalne i urzędowe poświadczające fakty przedstawione o firmie – przede wszystkim informacje o rejestracji i działalności firmy (np. wyciągi z urzędów gminy, Krajowego Rejestru sądowego, ksiąg rachunkowych, umowy z odbiorcami i dostawcami i tym podobne).
• Ostrożnościowa – Ze względu na niejednokrotnie kluczową rolę biznesplanu przy zawieraniu lub nie transakcji o dużej wartości (np. fuzje i przejęcia), załączniki pełnią w nim istotną rolę legitymizującą oraz zdejmującą odpowiedzialność (np. prognozy dotyczące przedsiębiorstwa budowane na założeniach zawartych w niezależnym raporcie zewnętrznym zyskują na wiarygodności).
• Komunikacyjna – Jest to na przykład list prezesa do akcjonariuszy czy też inne oświadczenia (czasami używane jest tu angielskie słowo statements) pochodzące głównie z najwyższego szczebla kierowniczego firmy. Są to także dane komunikacyjne: wizytówki, zapisana strona internetowa przedsiębiorstwa i tym podobne.
• Marketingowa i public relations – Funkcję te pełnią załączniki typowo reklamowe (np. płyta DVD z reklamami firmy, pliki komputerowe zawierające sposób przedstawienia reklamy firmy na portalach internetowych, próbki czy też wersje demonstracyjne produktu i tym podobne), pochodzące z mediów nie będące jednak reklamą (np. artykuł prasowy oceniający ostatnie działania przedsiębiorstwa na obszarze ochrony środowiska czy porównujący jakość produktów przedsiębiorstwa z jakością produktów konkurencji i tym podobne), a także materiały bardziej “techniczne” (np. umowa z agencją reklamową czy public relations).
• Posiłkowa – Będą to materiały (najlepiej wszystkie), które były punktem wyjścia dla tworzenia wszelkiego typu ocen czy prognoz dotyczących przedsiębiorstwa. Przede wszystkim artykuły z prasy specjalistycznej, raporty analityczne ogólnodostępne oraz tworzone na zamówienie (obie grupy raportów mogą tyczyć się zarówno rozpatrywanego przedsiębiorstwa, rynku na jakim ono działa lub też zupełnie innego zagadnienia, lecz zawierającego istotne dla biznesplanu dane – np. prognozy demograficzne).
• Inne – Ze względu na pewną sztuczność niniejszego podziału, niektórych z funkcji nie zaliczymy do żadnej z powyższych kategorii.

Zauważmy, że rozmyciu ulega tu podział na informację będącą częścią biznesplanu oraz na będącą jego załącznikiem. Dla uproszczenia proponuję tu wprowadzenie następującego modelu podziału: informacje stworzone w firmie na użytek biznesplanu są jego częścią (np. list intencyjny, plan działalności operacyjnej), natomiast wszystkie pozostałe stanowią jedynie załącznik (np. wyciąg z księgi rachunkowej pochodzi co prawda z firmy, jednak sama księga nie była tworzona na użytek biznesplanu a z powodów formalnych).

Dość interesującym zagadnieniem są formy załączników. Tutaj także warto wprowadzić pewną systematykę.

Formy załączników:

• Dokument w formie papierowej lub komputerowej – Jest to oczywiście najpopularniejsza z form. Zazwyczaj będzie to również forma dla samego biznesplanu. Jej przewaga nad innymi formami polega między innymi na jej trwałości (dokument w przeciwieństwie do na przykład próbek słodyczy jest trwały oraz może z niego korzystać dowolna liczba osób), wydajności (zazwyczaj czytamy szybciej niż słuchamy, a co za tym idzie przyswajamy więcej informacji z załącznika pisanego niż np. audio lub video) oraz wygodzie (do dokumentu zawsze można wrócić, aby rozwiać określone wątpliwości lub zaznaczyć istotne pytania co do danej jego części – coś takiego nie ma zastosowania w wypadku na przykład prezentacji). Dokument może zawierać oczywiście liczne ilustracje (kosztorysy, wykresy, zdjęcia i tym podobne).
• Prezentacja multimedialna – Taka forma prezentacji rozwija się bardzo dynamicznie oraz zyskuje na popularności: może być to zarówno plik dźwiękowy (np. zapis z walnego zgromadzenia akcjonariuszy), klip video (np. prezentacja procesu produkcyjnego w fabryce firmy), jak i choćby program komputerowy (zarówno będący produktem firmy, jak i tworzony specjalnie na okoliczność wspomagania jej działania – na przykład symulacji). Autor sugeruje, aby korzystać z tej formy w umiarkowanym stopniu – nie tylko ze względu na konserwatyzm dużej części świata biznesu, ale także biorąc pod uwagę mniejszą (zazwyczaj) wartość merytoryczną tego typu informacji (tworząc ładnie wyglądającą prezentację firmy często skupiamy się często na jej atrakcyjności wizualnej i zapominamy o jej merytoryce, z kolei wartościowy wykład dotyczący wyników finansowych firmy będzie ciężko przyswajalny itp.)
• Inne – Form jest naprawdę mnóstwo i wiele zależy tu od charakteru działalności firmy oraz nastawienia tworzącego biznesplan. Przykładem mogą być wspomniane próbki produktów spożywczych czy też wersje demonstracyjne programów komputerowych (te mogą być zaliczone także do kategorii “prezentacja multimedialna”).

Ostatnim rozpatrywanym aspektem uzupełniania biznesplanu załącznikami jest ich wartość prawna. Również tu wprowadzony zostanie pewien syntetyczny podział:

• Wartość prawna wysoka – Będą to wszelkie załączniki, które same w sobie stanowią wiarygodny dokument: listy intencyjne poświadczone podpisem odręcznym lub elektronicznym, notarialne kopie dokumentów firmy, oryginały wyciągów urzędowych i tym podobne. Dokumenty te są kluczowe, jako załączniki uwiarygodniające przedsiębiorstwo sporządzające biznesplan. O ile został on sporządzony rzetelnie oraz odpowiednio nimi opatrzony, tego typu biznesplan już sam w sobie może być wystarczający dla podjęcia istotnej decyzji gospodarczej (bez dalszych audytów oraz weryfikacji).
• Wartość prawna średnia – Zaliczymy tu materiały niecertyfikowane, jednak wiążące: raporty analityczne ogólnodostępne, reklama telewizyjna firmy, próbka produktu i tym podobne. Większość załączników możemy zaklasyfikować do tej kategorii pod względem wartości prawnej.
• Wartość prawna niska – Można tu zaklasyfikować wszelkie materiały o wątpliwej wartości, jako np. dowód w sądzie (przykładem może być tu sytuacja, gdy inwestor uważa się za zwiedzonego zawartością biznesplanu i wytacza pozew przedsiębiorstwu): wywiady nieautoryzowane, nieoficjalne strony internetowe o firmie, dokumenty z wyraźnym zrzeczeniem się odpowiedzialności i tym podobne. Informacje takie są dość przydatne, lecz biznesplan opatrzony wyłącznie takim typem załączników nie będzie wiarygodny.

Karol Szczepański

Zapoznaj się z naszą ofertą tworzenia biznesplanów.

Podobne artykuły:

• Uwagi ogólne, czyli o czym należy pamiętać tworząc biznesplan?
• Adresowanie oraz dostarczanie biznesplanów.
• Prezentowanie biznesplanu
• Forma biznesplanu
• Nietypowe rozdziały (części składowe) biznesplanów.
• Wstęp biznesplanu i list intencyjny
• Dobra wola i jej brak przy realizowaniu biznesplanu – przykłady

Tworzenie jednego biznesplanu “na każdą okazję” dla przedsięwzięcia nie ma większego sensu. Wynika to z kilku przesłanek:

• Brak celowości – Niestety pokutuje dziwaczny mit, że samo poosiadanie biznesplanu w firmie coś daje. Otóż daje to tyle co posiadanie kombinerek u mechanika samochodowego: nic o ile kombinerki nie są potrzebne. Poza tym mechanik potrzebuje zestawu narzędzi: kluczy nasadowych, śrubokrętów, młotków itp. Samo posiadanie kombinerek nic mu nie daje. Ponadto trzeba umieć z nich korzystać. Dla przedsiębiorcy biznesplan jest również tylko narzędziem (bynajmniej nie najważniejszym – najważniejszy jest rozum oraz umiejętności biznesmena), ponadto nie zawsze potrzebnym (istnieje ogromna ilość przedsiębiorców mogąca bardzo dobrze prosperować bez biznesplanu). A nawet, gdy biznesplan będzie potrzebny, to trzeba jeszcze wiedzieć jak go użyć. To ostatnie jest tu najważniejsze. Biznesplan powinien być tworzony pod określony cel
• Czas tworzenia – Biznesplan mający być na przykład załącznikiem do wniosku o kredyt lub o ścisłą współpracę z inną firmą będzie przygotowywany o wiele krócej niż biznesplan “szeroki”. W biznesie czas jest pieniądzem, z czego wniosek jest jasny: jako przedsiębiorca będę zainteresowany jak najszybszym (co nie wyklucza zachowania należytej staranności) jego stworzeniem. Tyczy się to szczególnie sytuacji w której firma musi złożyć ten dokument w określonym terminie (np. ultimatum potencjalnego inwestora lub termin urzędowy).
• Aktualność informacji – Ze względu na dość długi czas tworzenia biznesplanu “kompletnego”, może się okazać, że pod koniec jego tworzenia (w zależności od rozmiaru przedsięwzięcia może być to od kilku tygodni do kilku lat) część informacji w nim zawartych jest już nieaktualna bądź wymaga uzupełnienia.
• Koszty – Oczywistym jest, że zbieranie oraz zestawianie informacji w biznesplanie wiąże się z pewnymi kosztami. Są to przede wszystkim czas poświęcony przez sporządzającego przedsiębiorcę (lub osoby przez niego wynajęte), ale również transport, energia elektryczna, ewentualne opłaty urzędowe, oprogramowanie komputerowe itp. Sporządzając biznesplan zatem, chcemy zaangażować do niego minimum sił i środków. Jest to kolejny argument za tworzeniem biznesplanu “pod cel” a nie “na każdą okazę”.
• Reakcja adresata (objętość) – Wykonując czynności związane z biznesplanowaniem musimy zawsze myśleć o jego odbiorcy. Biznesplan rzadko tworzymy dla siebie samych (co wbrew pozorom nie jest złym pomysłem) – najczęściej będzie go czytał (lub odbierał w innej formie) ktoś inny (potencjalny wspólnik, kierownik naszej firmy czy też urzędnik bankowy). Oznacza to, że na każdym etapie sporządzania tego dokumentu musimy umieć postawić się w roli jego czytelnika. A wyobraźmy sobie naszą własną reakcję gdyby ktoś przyniósł nam kilkuset stronicowy dokument opowiadający w przeważającej części o rzeczach które nas nie interesują. Myślę, że poczulibyśmy się zlekceważeni, a na tego typu potencjalnego wspólnika patrzylibyśmy chłodnym okiem.

Tutaj także istnieją pewne wyjątki. Taką szczególną formą biznesplanu (zawierającą wszystkie lub prawie wszystkie informacje o przedsiębiorstwie) jest na przykład prospekt emisyjny. Jest to ogromny zestaw informacji (nie tylko merytorycznie, ale również objętościowo – prospekty dużych polskich przedsiębiorstw takich jak KGHM czy TPSA dochodzą do kilku tysięcy stron) o przedsiębiorstwie emitującym swoje udziały (akcje) w tzw. ofercie publicznej. Zawiera on zarówno bieżącą charakterystykę przedsięwzięcia (poza oczywistymi danymi liczbowymi takimi jak księgi rachunkowe ukazuje on m.in. dane o strukturze przedsiębiorstwa, wszystkich obszarach jego działalności itp.), jego historię (zazwyczaj od chwili założenia – nawet jeśli było to więcej niż stulecie temu) oraz (co najważniejsze) intencje oraz plany przedsiębiorstwa ‑ przede wszystkim chodzi tu o wykorzystanie funduszy zgromadzonych w drodze emisji. Należy zwrócić uwagę, że pomimo iż tego typu “biznesplan” (prospekt emisyjny nie jest biznesplanem per se, jednak posiada on wszelkie cechy biznesplanu) można uznać za zawierający wszystkie informacje o firmie (zarówno historyczne, bieżące, jak i planowane), to jest on tworzony prawie zawsze tylko na jedną okazję: tu jest to pozyskanie kapitału. W działaniach działu public relations czy też instruowaniu kierownictwa lub szeregowych pracowników prospekt będzie dobrą bazą, jednak użytecznych będzie jedynie kilka procent informacji w nim zawartych.

SUROWE DANE

Zalecanym jest, aby przedsiębiorstwo miało zawsze “pod ręką” uporządkowany zestaw informacji o sobie (warto jest wykonać również jego kopie oraz trzymać je w osobnych teczkach – niejednokrotnie może wyjść na jaw duża przydatność tych danych nie tylko dla biznesplanowania). Informacje te tak często jak możliwe powinny przyjmować formę podwójną: dokumentu formalnego plus opracowania. Dokumentem formalnym będą chociażby zaaudytowane sprawozdania finansowe, a opracowaniem będzie komentarz do nich oraz na przykład wykresy. Warto zwrócić uwagę, że z jednej strony opracowanie musi mieć przyjazną formę dla czytającego, a z drugiej strony każda np. dana rachunkowa w nim przedstawiona musi mieć swoje odbicie w dokumentach formalnych.   Zestaw ten będzie punktem wyjścia do tworzenia określonego typu biznesplanu.

Proponowanymi modułami informacyjnymi są:

• Ogólna prezentacja przedsiębiorstwa – od strony formalnej będą to między innymi statut przedsiębiorstwa (o ile istnieje), EKD przedsiębiorstwa (Europejska Klasyfikacja Działalności – obszary w jakich działa firma), stosowne zezwolenie i licencje itp. Silnie rozwinięta powinna tu być strona opisowa tego modułu. Chodzi nie tylko o zgrabne podsumowanie informacji zawartych w dokumentach formalnych, ale również o taką prezentację swojej firmy, jaka będzie zachęcająca dla osoby która do tej pory nie miała z nią do czynienia.
• Cele przedsiębiorstwa oraz opcjonalnie jego misja i wizja – Dla każdej firmy oraz de facto dla każdego człowieka są to wartości, jakie nim kierują. Jako że skupiamy się tu na przedsiębiorstwach, to przykładami takich celów mogą być: osiągnięcie określonej rentowności czy też po prostu wytworzenia zakładanego poziomu bogactwa, wejście lub zdominowanie określonych rynków itp. Misja i wizja to bardziej deklaracje mówiące o planach co do otoczenia przedsiębiorstwa. Misją może być odmienienie rynku lub dostarczanie klientowi zupełnie nieznanych do tej pory dóbr czy usług. Ze względu na to, że wymienione czynniki przyświecają kierownictwu (nie zawsze utożsamianemu z właścicielami), bardzo pożądanym jest sformalizowanie celów (dobrze jest podzielić je ze względu na horyzont czasowy lub istotność) oraz złożenie potwierdzonych podpisami deklaracji o dążeniu do ich ziszczenia. Część opisowa może obejmować wartości, jakie przyświecały określaniu takiego a nie innego celu. Może ona także zawierać pewne uproszczone informacje o szansie na jego realizację.
• Formalny status przedsiębiorstwa – od strony formalnej są to m.in. informacje z np. urzędu gminy lub Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) dotyczące założenia firmy, jej formy właścicielskiej itp. Komentarz jest tu po prostu przyjaznym dla czytelnika streszczeniem tych informacji.
• Finanse przedsiębiorstwa – w zależności od statusu firmy są to sprawozdania finansowe (nie tylko bieżące, ale również historyczne) lub złożone zeznania podatkowe (chodzi tu oczywiście o ich odpisy lub wiarygodne kopie). Niezwykle przydatnymi będą również zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami, składkami na Zakład Ubezpieczeń Społecznych, czy ratami kredytu. Opracowanie tych danych jest w dużej mierze ich powtórzeniem, ale powinno ono mieć przejrzystą oraz wygodną dla czytającego formę. Dla danych ściśle finansowych (np. przychody czy zyski) mogą one przyjąć szybko- i łatwoprzyswajalną formę wykresów.
• Majątek przedsiębiorstwa – w zasadzie jest to część podpunktu “finanse przedsiębiorstwa”, jednakże tu bardziej interesuje nas stan bieżący niż historyczny (stąd też niezbędne jest częste uaktualnianie tego modułu). Podobnie jak w poprzednim podpunkcie informacje te muszą mieć odzwierciedlenie w dokumentach formalnych, natomiast ich część opisowa powinna zostać stworzona z finezją (niezbędne jest połączenie łatwego przyswojenia tych danych dla czytającego razem z trzymaniem się faktów oraz niepopadaniem w marketingowy bełkot).
• Klienci i rynek przedsiębiorstwa – moduł ten jest bardzo rozbudowany oraz trudny do utworzenia, wymaga on również częstych uaktualnień. Pod względem formalnym zawiera on nie tylko historyczne oraz bieżące umowy sprzedaży produktów i usług, ale charakteryzuje również otoczenie (mikro i makro) w jakim przyszło działać firmie. W zależności od złożoności materii można stosować również metody podziału rynku (m.in. kryterium geograficzne). Od strony suchych faktów należy dołączyć również wszelkie (zależne i niezależne – należy jednak wyraźnie zaznaczyć pochodzenie) dostępne badania rynku oraz opcjonalnie wyniki badań zlecanych. Istotne są tu również informacje o konkurencji. Część opisowa powinna charakteryzować zarówno historię rynku, jego stan bieżący, jak i obecne oraz przewidywane tendencje tego rynku. Nie do pominięcia będzie również wskazanie miejsca przedsiębiorstwa na tym rynku.
• Plan marketingowy – strona formalna będzie tu ograniczona, będą się na nią składały wszelkiego rodzaju formalne decyzje oraz okólniki managamentu tyczące się np. reklam oraz polityki cenowej. Powinny również znaleźć się tam wszelkiego rodzaju umowy tyczące się na przykład kampanii reklamowych lub szerzej ‑ marketingowych wykonywanych przez inne podmioty (zarówno zewnętrzne jak i stowarzyszone). Pod względem opisowym jest tu duże pole do wykazania się – należy tu dokładnie oraz szeroko opisać politykę marketingową firmy oraz wskazać na jej przesłanki.
• Dossier właścicieli, kierownictwa oraz opcjonalnie pracowników – najprościej mówiąc są to CV (z łacińskiego curriculum vitae – luźno tłumaczone jako życiorys) tych osób formułowane pod kątem ich osiągnięć oraz przydatności zawodowej i szerzej ‑ profesjonalnej. Jest to w zasadzie wyłącznie opis, jednak każda informacja powinna być weryfikowalna (np. makler papierów wartościowych powinien mieć podany swój numer licencji, osoba przedstawiana jako informatyk z zawodu powinna mieć podaną nazwę szkół oraz kursów jakie ukończyła itp.). Co do pracowników, to należy co najmniej podać liczbę zatrudnionych z podziałem dziedzinę za jaką są odpowiedzialni (np. produkcja, sprzedaż, kierownictwo).

TWORZENIE STRUKTURY BIZNES PLANU

Poniżej zostanie omówione budowanie struktury biznesplanu. Podzielono je na trzy części: określenie potrzeb, tworzenie struktury będącej wspólną dla biznesplanów różnego typu oraz tworzenie struktury będącej wyróżniającą dla biznesplanu danego typu.

Dla określania potrzeb omówione zostaną trzy warianty o dość dużej ogólności: pozyskanie kredytu, pozyskanie inwestora oraz udoskonalenie zarządzania. Na tej bazie można zrozumieć tok rozumowania przy dobieraniu składników oraz tworzeniu struktury biznesplanu.

OKREŚLENIE POTRZEB

Jeśli zachodzi konieczność sporządzenia biznesplanu przedsiębiorstwa, należy dokładnie określić okoliczność, na jaką ma to zostać przeprowadzone. Od tej okoliczności będzie zależna forma, jaką biznesplan przybierze. Ponadto rozumiejąc potrzebę dla której tworzy się ten dokument, jesteśmy również w stanie wczuć się w jego adresata oraz co za tym idzie lepiej spełnić jego oczekiwania.

Wariant 1.: Pozyskanie kredytu

Firma ubiegająca się o dłużne finansowanie zewnętrzne (fraza zawiera w sobie także emisję papierów dłużnych czy też nawet znaczny kredyt kupiecki) składa swój wniosek (tu zakładamy, że biznesplan jest do niego wymaganym załącznikiem) do instytucji finansowej. Bezpośrednim adresatem będzie jednak urzędnik bankowy. Jego zadaniem jest udzielanie kredytów oraz pożyczek w sposób zapewniający zarówno maksymalizujący zysk instytucji (czyli odsetki płacone przez kredytobiorców), jak i utrzymujący ryzyko przez nią ponoszone na odpowiednio niskim poziomie (oznacza to udzielanie kredytów jedynie takim klientom którzy rokują duże szanse na wywiązywanie się ze swoich zobowiązań – prościej tym co do których można być “pewnym” że będą spłacać zaciągnięte kredyty). Aby nie spotkać się z odmową, należy pamiętać właśnie o tej drugiej części: w biznesplanie musimy wykazać, że nasza firma jest wiarygodna zarówno dziś, ale również że w okresie kredytowania nie powinny mieć miejsca żadne wydarzenia, które mogą zagrozić jej płynności finansowej. Wykazujemy to w sposób dość “nudny”: stosownymi informacjami formalnoprawnymi oraz liczbami.

Oznacza to, że nasz biznesplan musi się skupiać na:

• Ukazaniu wiarygodności naszego przedsiębiorstwa na bazie zarówno bieżącej jak i przeszłej – chodzi tu o dowiedzenie, że nasza firma nie miała problemów z regulowaniem swoich zobowiązań, a nawet jeśli miała, to potrafiła ona wybrnąć z trudnych sytuacji w sposób zadowalający dla wierzyciela.
• Przedstawieniu silnych podstaw ekonomicznych na jakich zbudowana jest nasza firma ‑ oznacza to wykazanie naszej dobrej kondycji finansowej na bazie naszego bieżącego majątku oraz zobowiązań.
• Udowodnieniu, że przez okres kredytowania firma będzie w stanie utrzymać swoją wiarygodność oraz dobrą kondycję finansową, a co za tym idzie, że nie powinny wystąpić zagrożenia dla wypłacalności przedsiębiorstwa – wymaga to umiejętności rzetelnego prognozowania oraz dowiedzenia że firma jest przygotowana na wypadek ewentualnych trudności (nie zakładamy a’priori, że nic złego się nie stanie, raczej udowadniamy, że jesteśmy przygotowani na odparcie ewentualnych zagrożeń).

Wariant 2.: Pozyskanie inwestora

Wniesienie kapitału z zewnątrz do przedsiębiorstwa może się odbyć na wiele sposobów. Zależnie od formy prawnej tego przedsiębiorstwa może to być na przykład kierowana bądź niekierowana emisja akcji bądź udziałów lub też na przykład zawarcie stosownych umów cywilnoprawnych i zmiany w statucie spółki informujące o nowym wspólniku. Miejmy też na uwadze, że podobnie jak w wypadku finansowania dłużnego kapitał może pochodzić zarówno od osoby fizycznej (zazwyczaj zamożna osoba pragnąca zainwestować część swoich środków, jak i na przykład członek rodziny wprowadzany w interesy swojego ojca czy też brata), jak i prawnej (chodzi tu głównie o fundusze private equity oraz venture capital). Różnica między inwestorem a pożyczkodawcą zawiera się w trzech podstawowych obszarach: po pierwsze inwestor podejmuje ryzyko utraty nawet całości zainwestowanych środków (oznacza to, że zazwyczaj nikt nie zagwarantuje mu ani powodzenia inwestycji, ani też zysków – pożyczkodawca natomiast ma prawo żądać zwrotu ustalonej kwoty pożyczki wraz z należnymi odsetkami), po drugie inwestor ma prawo współuczestniczyć w zysku przedsięwzięcia (zazwyczaj zysk jest wypłacany w postaci dywidendy, dla przedsiębiorstw rozwijających się istnieje również zazwyczaj możliwość wyjścia inwestycji z zyskiem ‑ natomiast udzielający pożyczki zazwyczaj nie ma prawa do partycypowaniu w wynikach przedsięwzięcia chyba że zostało to określone na drodze specjalnych umów) i wreszcie po trzecie inwestor zazwyczaj ma prawo głosu w spółce (oznacza to że zazwyczaj może w sposób aktywny wpływać na politykę przedsiębiorstwa – w wypadku banku kredytującego istnieje możliwość interwencji w sposób wykorzystania kredytu). Inwestorowi trzeba zatem wykazać nie tylko to że jesteśmy uczciwi oraz przygotowani na ewentualne trudności, ale również że perspektywy rozwoju naszego przedsiębiorstwa są co najmniej dobre. W osobistym odczuciu autora biznesplan przygotowywany dla inwestora jest najbardziej złożonym oraz co za tym idzie najtrudniejszym typem biznesplanu do przygotowania.

Poza naciskiem na informacje podane w biznesplanie przygotowywanym dla banku, biznesplan przygotowywany “pod inwestora” musi zawierać w sobie:

• Rozbudowany list do inwestora – poza formułami typowo grzecznościowymi musi on zawierać konkrety: ukazanie korzyści jakie odnosi inwestor oraz rolę jaka przewidziana jest dla niego w przedsiębiorstwie (nie chodzi tu o opisanie typowej roli właścicielskiej, ale rzeczywistą wizję uczestnictwa inwestora w życiu przedsiębiorstwa dającą mu zapewnienie, że po wniesieniu środków nie będzie on odstawiony na boczny tor).
• Rozwiniętą część analityczną oraz prognostyczną projektu – jak już zostało wspomniane, nie wystarczy, aby przedsiębiorstwo było wiarygodne oraz stabilne. Żeby zainteresować inwestora należy wykazać, że ma ono poważne szanse rozwojowe (dobrze jest gdy takie szanse istnieją również w wypadku gdy inwestor nie wyrazi zainteresowania zaangażowaniem w nie kapitału).

Wariant 3.: Udoskonalenie zarządzania

Managament przedsiębiorstwa może wdrażać jedną z opracowanych już akademicko oraz sprawdzonych praktycznie technik zarządzania (np. TQM ‑ total quality managament, z angielskiego totalne zarządzanie jakością; jest to technika scalona z wprowadzaniem standardu ISO) lub też (co trudniejsze, ale i ambitniejsze) – udoskonalać swoją własną wypróbowaną filozofię kierowniczą. Można powiedzieć, że jakiekolwiek by te rozwiązania nie były, będą one wymagały podejścia systemowego (oczywiście jeśli zakładamy, że firma nie zdaje się na ślepy los). Biznesplan mający być narzędziem zarządczym może być adresowany wyłącznie do szczebla właścicielskiego oraz top managamentu, jednak istnieje również możliwość, że będzie to dokument adresowany do wszystkich pracowników firmy. W skrajnym przypadku adresatem takiego dokumentu mogą być także inni interesariusze ‑ między innymi kontrahenci przedsiębiorstwa. Stąd też przy sporządzaniu takiego dokumentu należy pamiętać o naszym stosunku do tajemnic firmy – czy oraz ile chcemy ujawnić, a także o tym jaki mogą one mieć wpływ na życie przedsiębiorstwa po ich ujawnieniu. Tyczy się to oczywiście także każdego innego dokumentu przedsiębiorstwa.

Biznesplan tworzony na potrzeby zarządcze powinien brać pod uwagę przede wszystkim:

• Cele przedsiębiorstwa – będzie to fundament, na którym taki biznesplan jest sporządzany, część ta ma być jednocześnie rozbudowana oraz precyzyjna. W miarę możliwości powinna streszczać środki za pomocą których cele te mają być osiągnięte oraz wskazywać osoby odpowiedzialne z realizację tych celów wraz z podaniem stopnia ich odpowiedzialności. Bardzo często będzie zachodziła potrzeba wyznaczenia harmonogramu realizacji celów w czasie.
• Strukturę przedsiębiorstwa – zarówno obecną, planowaną, jak i struktury specjalne (tzn. wdrażane w przedsiębiorstwie w specjalnie określonych warunkach). Ze względu na to, że dokument tworzony jest na potrzeby menedżerskie, bardzo ważnym jest to wskazanie podległości oraz kompetencji poszczególnych osób oraz komórek organizacyjnych firmy.

TWORZENIE STRUKTURY WSPÓLNEJ DLA RÓŻNYCH BIZNES PLANÓW

Można spokojnie stwierdzić, że 80-90% profesjonalnych biznesplanów (tak w Polsce jak i na świecie) jest podobnych do pewnego szablonu, to znaczy: posiadają one dość podobną konstrukcję oraz podobne moduły. Odróżnia je od siebie oczywiście zawartość oraz nieco inne położenie akcentów. Nie jest to błędem. Zdecydowana większość tych biznesplanów spełnia swoją funkcję, toteż poniżej zostanie zaprezentowana “typowa” struktura “typowego” biznesplanu.

Wszystkie biznesplany (podobnie jak inne dokumenty oficjalne) muszą być opatrzone danymi ich nadawców oraz odbiorców. W dobrym tonie (oraz dobrym z punktu widzenia praktycznego) jest również napisanie krótkiego listu do adresata. Zawieramy w nim streszczenie przyczyny z której biznesplan jest sporządzany oraz przypominamy historię naszych wcześniejszych kontaktów (o ile miały one miejsce, jeśli nie, to opisujemy z jakiego powodu tworzymy biznesplan – są to zazwyczaj wymogi przedstawione np. w stosownych broszurach i formularzach dla ubiegających się o kredyt).

Obszarami, jakie są omówione w przeważającej większości biznesplanów są:

• Informacje o przedsiębiorstwie – ukazują one takie kluczowe informacje dla przedsiębiorstwa jak jego branża, siedziby biur oraz zakładów, liczba pracowników, rynek na jakim operuje itp. W zasadzie jest to wszystko, co wiemy o naszym przedsiębiorstwie dziś.
• Plan marketingowy – opisuje on nasz produkt (lub też produkty, względnie usługę albo usługi), politykę cenową, politykę odpowiadania na potrzebę klienta, politykę dystrybucyjną oraz promocyjną. Zauważmy, że tyczy się on dużej liczby zagadnień oraz jak bardzo błędne jest w tym wypadku utożsamienie marketingu z wyłącznie reklamą.
• Plan operacyjny – podczas gdy plan marketingowy możemy utożsamić z planem działał jakimi mamy wpływać na rynek oraz klienta, planem operacyjnym nazwiemy zakładane czynności wewnątrz przedsiębiorstwa koncentrujące się na zapewnieniu mu maksymalnie efektywnego działania, głównie w sferze produkcji. Plan ten zahacza również o takie zagadnienia jak BiR, czyli badania i rozwój (kalka angielskiego R&D, czyli research & development) czy też strukturę organizacyjną (zatem wkraczamy tu na teren filozofii zarządzania).
• Plan finansowy – jest on naturalnym dopełnieniem planu operacyjnego. Wyraża on podejście przedsiębiorstwa do tak istotnych zagadnień jak zadłużanie się, dokonywanie inwestycji, polityka gospodarowania zyskiem, zarządzanie aktywami i tym podobne.
• Omówienie kryteriów podejmowania decyzji – jest to pozostała część filozofii zarządczej. Mówiąc najprościej przedstawiamy tu w jaki sposób oraz opierając się na jakich przesłankach będą podejmowane decyzje w firmie. Oczywistym jest spojenie tego podpunktu z celami przedsiębiorstwa.

Naturalnie większość biznesplanów będzie wyposażona w załączniki – będą to głównie dokumenty formalne opisane w rozdziale “surowe dane”.

TWORZENIE STRUKTURY INDYWIDUALNEJ DLA KAŻDEGO Z BIZNES PLANÓW

Przedstawiona powyżej ogólna struktura będzie miała swoje modyfikacje oraz rozwinięcia w zależności od okoliczności, na którą tworzony jest biznesplan (ukazane w rozdziale “Określenie potrzeb”), wielkości przedsiębiorstwa (zazwyczaj biznesplany małych firm będą mniejsze objętościowo, a dużych objętościowo większe), branży w jakiej działa przedsiębiorstwo (generalnie biznesplany dobrze znanych rodzajów działalności gospodarczej takich jak rolnictwo czy budownictwo będą bardziej konserwatywne pod względem budowy niż na przykład analogiczne dokumenty tyczące się mediów czy branży high-tech) czy też nawet stosunków jakie łączą tworzącego oraz adresata biznesplanu (zupełnie inaczej będzie wyglądał biznesplan tworzony w celu uzyskania wspólnika w postaci funduszu venture capital, a jeszcze inaczej analogiczny dokument tworzony w celu sformalizowania stosunku gospodarczego wiążącego podmioty od wielu lat – przykładem jest biznesplan będący załącznikiem do listu intencyjnego wspólnego projektu firm, które wcześniej współpracowały ze sobą już wiele razy. Właśnie dlatego pisanie biznesplanu jest połączeniem rzemiosła (korzystaniem z rozwiązań oraz swego rodzaju szablonów wypróbowanych już od dziesięcioleci) oraz sztuki (takiego doboru oraz posługiwania się narzędziami i elementami biznesplanowania, które zapewni efekt w postaci osiągnięcia celu dla którego biznesplan jest pisany).

Wiele zagadnień zarówno typowo “rzemieślniczych”, jak i “artystycznych” tyczących się biznesplanowania zostanie przedstawionych w kolejnych artykułach traktujących o tej ciekawej dyscyplinie.

Karol Szczepański

Zapoznaj się z naszą ofertą tworzenia biznesplanów.

Podobne artykuły:

• Co to jest i do czego służy biznesplan?
• Prezentowanie biznesplanu
• Forma biznesplanu
• Nietypowe rozdziały (części składowe) biznesplanów.
• Realizacja celów zawartych w biznesplanie a „nietypowe” sytuacje
• Przedsięwzięcia typu non-profit, ich cele biznesowe i realizacja tych celów
• Aspekty realizacji biznesplanów – kilka definicji i rozróżnień

Cele przedsięwzięcia – celowo nie używa się tu sformułowania “cele biznesowe”, gdyż biznesplany mogą mieć zastosowanie również dla organizacji non-profit takich jak kościoły (oczywiście w sensie religijnym a nie architektonicznym) czy organizacje charytatywne.

Przyczyny, z których uznaje się przedstawione cele za osiągalne – mówiąc prościej: Powody, które pozwalają nam wierzyć, że coś się powiedzie.

Sposoby realizacji przedstawionych celów – Podpunkt jest dość zrozumiały.

Istotnym jest, że biznesplan w zasadzie nie musi zawierać wszystkich wymienionych elementów a także to, że może kłaść akcent tylko na jeden lub dwa z nich pozostałe traktując po macoszemu. Wynika to z zapotrzebowania, na jakie ma odpowiadać biznesplan.

Powody, dla których sporządzany jest biznesplan można dla porządku podzielić na kilka grup:

• Poszukiwanie wspólnika (inwestora) dla przedsięwzięcia – tyczy się to zarówno małych niedoinwestowanych przedsięwzięć, jak i wielkich korporacji. Biznesplan może przyjąć zarówno formę kilkustronicowych wyliczeń rentowności sporządzanych “na kolanie” dla osiedlowego sklepiku czy siłowni potrzebujących wspólnika, jak i opasłego prospektu emisyjnego spółki planującej pierwszą (IPO – initial public offering; z angielskiego: oferta pierwotna) lub kolejną emisję akcji bądź udziałów na rynek publiczny (nie do końca precyzyjnie utożsamiany z giełdą). Szczególnym rodzajem wspólników są tzw. fundusze venture capital oraz private equity, a także inne rodzaje tzw. inkubatorów oraz aniołów biznesu. Biznesplan odgrywa tu kluczową rolę ze względu na to, że potencjalny inwestor angażując swoje środki ponosi tu ryzyko ich utraty. Biznesplan ma za zadanie ukazać celowość oraz sensowność wchodzenia lub niewchodzenia w dane przedsięwzięcie.

• Pozyskanie kredytu bądź pożyczki - niektórzy kwestionują konieczność przygotowywania biznesplanu przy ubieganiu się o finansowanie w postaci na przykład kredytowej bądź pochodzącej z emisji papierów dłużnych (np. obligacji korporacyjnych). Sytuacja jest tu jednak o tyle bardziej problematyczna, ponieważ pożyczkobiorca lub kredytodawca (zwracam uwagę na rozróżnienie pomiędzy tymi terminami) pomimo nie posiadają udziału w zyskach przedsięwzięcia (istnieją tu pewne wyjątki, takie jak na przykład tzw. obligacje zamienne), ponoszą jednak poważne ryzyko niewypłacalności zaciągającego zobowiązanie dłużne (tzw. default risk). Oznacza to, że są oni żywo zainteresowani co najmniej przetrwaniem wierzyciela (tu definiowanego jako nieogłoszenie przez niego upadłości). Oznacza to, że istotnym dla nich będzie nie tylko bieżący majątek pożyczającego, ale również spożytkowanie oraz prognozowany stan tego majątku w trakcie wymagalności zobowiązań (np. zapadalności obligacji – z angielskiego bond maturity lub terminów spłat kolejnych rat kredytu). W związku z tym powszechnie wymaganym przez banki przy składaniu wniosku będzie załączenie biznesplanu.

• Pozyskanie dotacji – w subiektywnej ocenie autora jest to najbardziej kontrowersyjny cel, dla którego realizacji biznesplan jest narzędziem. Dotacje są narzędziem ręcznej ingerencji państwa (bezpośrednio lub pośrednio) w gospodarkę. Mówiąc najprościej, państwo (także za pośrednictwem np. tak zwanej Unii Europejskiej) nakłada obciążenia fiskalne na jedne podmioty w celu przeznaczenia części z nich dla innych podmiotów. Podmioty “ubiegające się o dotacje” de facto walczą o cudze pieniądze odebrane pod przymusem, zatem uczestniczą w wysoce niemoralnym procederze. Biznesplany (w tym przypadku obarczone nierzadko ogromnymi wymaganiami formalnymi takimi jak na przykład dopuszczalny kolor atramentu) mają tu pełnić rolę pomocnicza dla urzędnika: teoretycznie mają mu wskazywać, jakość (lub jej brak) danego projektu oraz przyczynić się do przyznania bądź odrzucenia wniosku o tzw. dotację. Praktyka uczy jednak, że niezwykle często ich treść oraz forma pełni rolę negatywną (jest pretekstem do odrzucania projektów), podczas gdy rolę rzeczywistego bodźca dla urzędnika spełniają dobre, osobiste kontakty z tą osobą.

• Efektywne zarządzanie – oczywistym jest, że co najmniej szczebel zarządczy przedsiębiorstwa musi wiedzieć, w jakim kierunku ma ono zmierzać. Niektóre filozofie oraz techniki zarządcze (m.in. TQM – total quality managament; z angielskiego: totalne zarządzanie jakością) wymagają również, aby z celami oraz sposobami ich osiągania przez przedsiębiorstwo byli zapoznani pracownicy wszystkich szczebli w celu maksymalizacji efektywności ich działań. Wydaje się to być w stu procentach zrozumiałe, szczególnie w przedsiębiorstwach w których błąd lub wyjątkowo pozytywne osiągnięcia pojedynczego pracownika może mieć duży wpływ na firmę jako całość (przykładem mogą być duże złożone przedsiębiorstwa operujące w “delikatnych” obszarach takich jak wysokie technologie bądź bezpieczeństwo fizyczne takie jak NASA lub agencje wywiadowcze).

• Inne – w zasadzie są to formy pośrednie oraz pochodne: czyli np. konkursy dla przedsiębiorstw oraz przedsiębiorców (nagrodami mogą być tu na przykład kredyty na preferencyjnych zasadach). Edukacyjne walory oraz interdyscyplinarność tego typu dokumentów (przydatna jest wiedza m.in. z zakresu badań operacyjnych, marketingu, rachunkowości, prognozowania zjawisk gospodarczych oraz wielu innych) sprawiają, że biznesplany są również idealnym materiałem do ćwiczeń dla uczniów czy studentów. Biznesplan może jednak spełniać również istotna rolę w kształtowaniu relacji z otoczeniem spółki (w wąskim tego słowa znaczeniu określamy to jako public relations, w szerszym mamy na myśli relacje spółki z otoczeniem biznesowym określanym jako interesariusze – są to zarówno udziałowcy, klienci, kontrahenci itp.). Warto tu jednak zauważyć, że uczciwie sporządzony, ujawniony oraz realizowany biznesplan może w tym wypadku zaszkodzić spółce, jako że jej zamiary są w takiej sytuacji doskonale czytelne dla chociażby konkurencji. Stąd też niewiele spółek (w szczególności w krajach o młodych gospodarkach takich jak Polska) stosuje tego typu narzędzie poprawiania relacji ze swoim otoczeniem.

Powyższe informacje wskazują jednoznacznie na fakt uniwersalności oraz wielofunkcyjności biznesplanów. Jasnym wnioskiem z tego wynikającym będzie to, że przytoczona definicja biznesplanu jest dość luźna oraz że najlepszym sposobem zapoznawania się z tajnikami biznesplanowania będzie ukazywanie ich na dobrze dobranych przykładach.

W opinii autora biznesplanowanie jest syntezą nauki oraz sztuki. Jednakże wejście w posiadanie wiedzy oraz wypracowanie pewnej finezji przy przygotowywaniu biznesplanów jest w zasięgu osoby głodnej wiedzy nawet, gdy osoba ta nie posiada specjalistycznego wykształcenia.

Karol Szczepański

Zapoznaj się z naszą ofertą tworzenia biznesplanów.

Podobne artykuły:

• Prezentowanie biznesplanu
• Forma biznesplanu
• Nietypowe rozdziały (części składowe) biznesplanów.
• Realizacja celów zawartych w biznesplanie a „nietypowe” sytuacje
• Przedsięwzięcia typu non-profit, ich cele biznesowe i realizacja tych celów
• Aspekty realizacji biznesplanów – kilka definicji i rozróżnień
• Uwagi ogólne, czyli o czym należy pamiętać tworząc biznesplan?

Ostatnio, tych dwóch mężczyzn, wróciło do swojego uniwersytetu na 25 zlot absolwentów.

Nadal byli bardzo podobni do siebie. Obaj byli szczęśliwie żonaci. Obaj mieli troje dzieci. I obaj, jak się okazało, rozpoczęli pracę nad własnymi firmami po skończeniu studiów, i nadal je prowadzą.

Jednak była różnica. Jeden z mężczyzn był małym przedsiębiorcą ledwo wiążącym koniec z końcem. Drugi prowadził międzynarodową firmę będącą monopolistą na rynku.

Co Uczyniło Różnicę?

Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, jak ja, co czyni tego rodzaju różnicę w ludzkich życiach? To nie zawsze wrodzona inteligencja, czy talent lub poświęcenie. To nie jest tak, że jedna osoba chce odnieść sukces, a druga nie chce.

Różnica jest w tym, co każda z osób wie, oraz jak on lub ona używa tej wiedzy. Dlatego postanowiłem tym tekstem postanowiłem rozpocząć cykl artykułów w których będę starał opisać się błędy przedsiębiorców, oraz co ważniejsze dla Ciebie, będę opisywał jak takich błędów uniknąć oraz jeśli już wystąpią, jak minimalizować ich skutki.

Chociaż raczej wychodzę z założenia, że lepiej zapobiegać niż leczyć i ku temu będę skłaniał się w moich artykułach.

Jest bardzo ciężko uniknąć pewnych błędów, szczególnie wtedy, gdy musisz zmierzyć się trudną sytuacją po raz pierwszy. Faktem również jest, że wiele z wymienionych błędów bardzo trudno uniknąć nawet, jeśli jesteś doświadczonym przedsiębiorcą.

Dzięki zapoznaniu się z taktykami wymienionymi w tym cyklu będziesz w stanie ich uniknąć. W przeciwieństwie do konkurentów, którzy będą tracić środki nie zdając sobie sprawy, że właśnie popełniają kolejny błąd.

Mam nadzieję, że ostatecznie przewaga, którą zyskasz dzięki tej publikacji pozwoli Ci zająć korzystną pozycję na rynku, przetrwać kryzys finansowy i znacznie rozwinąć firmę, którą posiadasz.

Niestety nie osiągniesz tego tylko czytając, to, co napisałem. Będziesz musiał codziennie zwracać uwagę na krytyczne obszary w Twojej firmie i dokonywać zmian, które sprawią, że nie będziesz już więcej popełniał opisanych błędów.

Będziesz musiał również działać pamiętając o tym, że tak naprawdę większość błędów, jakie się pojawiają, wynika z usterki w biznesplanie, który sprawia, że Twoja firma działa i robi to, co potrafi robić najlepiej.

Bardzo rzadko natomiast, błąd jest wynikiem działania pracującego w nim człowieka.

Przykład:

Jeśli osoba, którą zatrudniłeś ostatnio bardzo źle wykonuje swoją pracę, możesz oczywiście zwolnić ją i zatrudnić nową. Jednak, zanim to zrobisz zastanów się: Dlaczego zatrudniłeś właśnie tego pracownika? Jakie czynniki wziąłeś pod uwagę? Jak przebiegał proces rekrutacyjny?

Bo jeśli nie zastanowisz się nad tym, przyjmując kolejną osobę i posługując się identycznym systemem istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że ponownie zatrudnisz człowieka, którego będziesz musiał zwolnić, ponieważ nie będzie nadawać się do pracy w Twojej firmie.

Dlatego właśnie spójrz na błędy przedsiębiorców, jakie będą opisywał oraz taktyki jak ich uniknąć, jako początek do zmian w Twoim biznesowym planie systemie, a nie, jako wskazówki doraźnych działań, które tak naprawdę tylko na chwilę polepszą sytuację.

Artykuły będę regularnie publikowane w kategorii: “Błędy przedsiębiorców“.

Łukasz Schab

Podobne artykuły:

• Podejście systemowe w zarządzaniu – czyli nowoczesne i nietypowe spojrzenie na organizację
• Popełnianie błędów w biznesie kosztuje.
• Błędy początkujących przedsiębiorców i biznesplan jako sposób ich uniknięcia.
• Konsulting wczoraj i dziś – czyli od szerokiego spektrum usług ku specjalizacji
• Plan rozwoju firmy w 7 krokach
• Stres a biznes
• Wybór lokalizacji dla siedziby firmy